Jak budować zaangażowanie pracowników za pomocą nietypowych narzędzi komunikacji wewnętrznej?

Motywowanie, przekazywanie informacji, wzmacnianie lojalności względem firmy – to powody, dla których komunikacja wewnętrza powinna być kluczowym narzędziem wykorzystywanym w biznesie. W końcu podstawą każdej organizacji są ludzie i ich potrzeba przynależności do miejsca, w którym budują swoje kariery zawodowe. Nie da się ukryć, że w obliczu pracy zdalnej i hybrydowej spełnienie tej potrzeby stało się dla wielu firm niezwykle trudne. Jak sprostać temu wyzwaniu, wykorzystując nietypowe narzędzia komunikacji wewnętrznej? I które z nich wybrać, aby w ciekawy i efektywny sposób docierać do pracowników? Oto kilka praktycznych wskazówek.

Z tego artykułu dowiesz się:

jakie są cele komunikacji wewnętrznej,
jak praca zdalna zmieniła rolę komunikacji wewnątrz firmy,
dlaczego poszukiwanie nowych formatów komunikacji jest bardzo ważne,
na jakie narzędzia warto postawić, by zaangażować pracowników – niezależnie od miejsca, z którego pracują.

Cele komunikacji wewnętrznej

Podstawowe funkcje komunikacji wewnętrznej są dość intuicyjne. Należy do nich m.in.: informowanie pracowników o najważniejszych decyzjach i wydarzeniach wewnątrz organizacji, integrowanie zatrudnionych oraz budowanie poczucia przynależności i lojalności względem pracodawcy.

Jakie są podstawowe funkcje komunikacji wewnętrznej?

Informacyjna – informowanie pracowników o najważniejszych wydarzeniach i decyzjach w firmie.
Integracyjna – zapewnienie wymiany wiedzy o pracownikach między zespołami.
Motywacyjna – podtrzymywanie dobrego samopoczucia pracowników oraz ich motywacji do pracy, a także lojalności względem firmy.

Zwykle wyróżniamy dwa wymiary komunikacji wewnętrznej – formalny i nieformalny. Do pierwszego z nich zaliczamy dystrybucję wszelkich wiadomości korporacyjnych i branżowych, podsumowania biznesowe oraz oficjalne spotkania zespołowe lub ogólnofirmowe. Drugi wymiar tworzą np. nieformalne rozmowy między pracownikami, a także wymiana informacji za pośrednictwem komunikatorów o mało oficjalnym charakterze (np. z wykorzystaniem aplikacji Slack lub w prywatnych wątkach wiadomości Microsoft Teams). Choć pozornie mamy do czynienia z dwoma zupełnie różnymi rodzajami komunikacji, są one ze sobą bezpośrednio połączone.

Nowa funkcja komunikacji wewnętrznej

Praca zdalna oraz praca w modelu hybrydowym na stałe zmieniły firmową rzeczywistość w wielu organizacjach. Szacuje się, że aż 20% pracowników boryka się z problemem poczucia izolacji i samotności. Dlatego też komunikacja wewnętrzna zyskała dodatkową, zupełnie nową funkcję. Zaczęła służyć realnemu budowaniu oraz podtrzymywaniu więzi między pracownikami, eliminowaniu poczucia alienacji oraz utrzymywaniu poziomu motywacji i zaangażowania zatrudnionych na możliwie najwyższym poziomie – bez względu na miejsce wykonywania obowiązków pracowniczych.

Nietypowe narzędzia komunikacji

Nowa rzeczywistość wymaga nowego podejścia, a zmiana trybu pracy wymusza na specjalistach od komunikacji wewnętrznej wdrażanie zupełnie nowych technologii, formatów i narzędzi. Plakaty, ulotki, naklejki, wiadomości na ekranach w biurach – to podstawowe i dobrze działające przekaźniki informacji, które jednak w aktualnych realiach sprawdzają się coraz rzadziej.

Istotny jest też czynnik przeciążenia informacyjnego. W czasie funkcjonowania przede wszystkim w rzeczywistości online wzrosła liczba wideokonferencji i wysyłanych maili. Zwiększenie natężenia komunikacji wirtualnej z pewnością wpływa na dyskomfort, znużenie i brak koncentracji pracowników.

Dlatego tak ważne jest, aby odświeżyć pomysły na strategię komunikacji wewnętrznej. Pomocne w tym okażą się narzędzia, które świetnie sprawdzą się w obliczu wszystkich wyzwań pracy zdalnej, a które niekoniecznie kojarzone są z korporacyjną komunikacją do pracowników.

Yammer – „Facebook” dla korporacji

Intranet to narzędzie doskonale znane wielu pracownikom. Zwykle przywodzi na myśl mało przyjazny interfejs i dość „skostniały” sposób przekazywania informacji. Dostępną technologią, które umożliwia znacznie bardziej nowoczesne podejście do wymiany informacji pomiędzy firmą a pracownikami, jest Yammer. To aplikacja, z której można korzystać w ramach subskrypcji pakietu Microsoft Office.

Nowość!

Prenumerata z pakietem e-szkoleń

Dopasuj „Marketera+” do swoich potrzeb i poszerzaj wiedzę w najdogodniejszy dla siebie sposób. Wybierz prenumeratę z pakietem e-szkoleń wideo. W ramach subskrypcji otrzymasz: 6 wydań w wersji drukowanej, dostęp do kilkudziesięciu e-szkoleń wideo, możliwość udziału w szkoleniach „na żywo”, dostęp do pełnego archiwum (w sumie 62 numery w PDF) i wiele więcej. Sprawdź szczegóły już teraz.

Dowiedz się więcej

Narzędzie to bywa określane mianem „Facebooka dla korporacji”, co można rozumieć jako innowacyjne podejście do komunikacji, oparte na technologii przyjaznej i bardzo dobrze znanej współczesnym użytkownikom. Yammer do złudzenia przypomina medium społecznościowe, w którym możliwe jest tworzenie grup, a także postów w kilku różnych formatach.

Dyskusja – podstawowy i uniwersalny rodzaj publikacji. Przypomina standardowy post na Facebooku, do którego można dodać dowolny plik graficzny.
Pytanie – przykuwa wzrok specjalną formatką graficzną, która zwraca uwagę użytkowników na fakt, że autor zadaje pozostałym pytanie. Dzięki temu użytkownicy szybciej są w stanie zorientować się, że ich kolega potrzebuje pomocy w zdobyciu ważnej dla niego informacji.
Docenienie – kolejny post oparty na specjalnej formatce. To rodzaj publikacji służący widocznemu docenieniu pracownika lub współpracownika, np. za konkretne osiągnięcie.
Ankieta – ten rodzaj publikacji również wykorzystuje przykuwającą wzrok formatkę. Świetnie sprawdzi się w przypadku badania opinii pracowników – np. na temat wyboru destynacji kolejnego wyjazdu integracyjnego.

Yammer przypadnie do gustu wszystkim pracownikom, którzy prywatnie korzystają z mediów społecznościowych. To narzędzie, które opiera się na krótkich komunikatach, podanych członkom organizacji w przystępny i atrakcyjny wizualnie sposób. Z całą pewnością sprawdzi się idealnie w przypadku mniej formalnej komunikacji firmowej, nastawionej na budowanie poczucia więzi i społeczności pracowniczej.

Firmowy „serial”

Kolejnym narzędziem wewnętrznym, które warto wykorzystywać do budowania zaangażowania pracowników, jest format wideo, a dokładniej – cykl filmów o konkretnym wydarzeniu firmowym lub o życiu organizacji w szerszym kontekście. Istotne jest jednak właściwe podejście do implementacji tego rozwiązania. Warto, by nie myśleć o nim jako o sporadycznie wykorzystywanym formacie, a raczej jako o narzędziu działającym systematycznie – z jasno określoną częstotliwością.

Olbrzymią zaletą pracowniczego „serialu” jest możliwość zaangażowania pracowników na każdym etapie realizacji projektu. Wybór tytułu cyklu filmów, redakcji czuwającej nad tematyką poszczególnych odcinków, prowadzącego – to tylko kilka elementów, których ustalenia można dokonać na drodze konkursów dla pracowników.

Buduj zaangażowanie na każdym etapie projektu – wybór tytułu, tematyki, redakcji i prowadzącego to świetna okazja do zaktywizowania pracowników jeszcze przed startem projektu. Wykorzystaj ją.
Ustal częstotliwość publikacji – „serial” pracowniczy z założenia ma interesować odbiorców, którzy z czasem się do niego przyzwyczają i będą wyczekiwać kolejnych odcinków. Dlatego warto z góry ustalić i zakomunikować, z jaką częstotliwością planujemy publikować kolejne części cyklu.
Postaw na naturalność – „serial” pracowniczy to świetne narzędzie do informowania członków organizacji o ważnych wydarzeniach z życia firmy – pod warunkiem, że jest tworzony przez pracowników dla pracowników. Ważne, żeby to właśnie oni odpowiadali za charakter całego projektu. W ten sposób będzie to źródło informacji o firmie, z którym się identyfikują.
Mniej znaczy więcej – realizując projekt wideo, warto postawić na krótkie, np. 3-minutowe odcinki. Z jednej strony będzie to format, który pracownicy szybko przyswoją, a z drugiej – usprawni on kwestie produkcyjne.

Reportaż, telewizja śniadaniowa, serial fabularny – cykl filmów jest narzędziem, które pozostawia dużą dowolność względem wyboru formatu najlepszego dla konkretnej organizacji. Każda decyzja dotycząca projektu wideo powinna zostać podjęta w zgodzie z unikalnym DNA firmy – będzie ono najważniejszą wytyczną w ustaleniu zarówno poziomu formalności, jak i zawartości merytoryki „serialu”.

Podcast – „radiowęzeł” po nowemu

To narzędzie analogiczne do „serialu” firmowego, bazujące jednak wyłącznie na formacie audio. Podobnie jak w przypadku poprzedniego rozwiązania – bardzo dobre będzie podejście wykorzystujące systematyczne publikacje oraz zaangażowanie pracowników już w fazie planowania koncepcji.

Kolejną dużą zaletą podcastu jest fakt, że do przyswajania treści nie wymaga on od odbiorców pełnej uwagi – pracownicy będą mogli go słuchać wykonując inne czynności, niewymagające od nich pełnej koncentracji.

Ze względu na wewnętrzny charakter pracowniczego podcastu jego produkcja może być stosunkowo łatwa i tania. Wystarczy zaopatrzyć pracowników w niezbędne mikrofony i zapewnić im odpowiednie miejsce do przeprowadzenia i nagrania rozmowy. Publikacja podcastów z założenia będzie odbywać się w kanałach wewnętrznych firmy – np. na Yammerze lub dedykowanej podstronie na firmowym SharePointcie.

Open space w formule online

Jednym z elementów biurowej rzeczywistości, którego obecnie brakuje wielu pracownikom, jest możliwość nieformalnej i spontanicznej wymiany wiedzy – np. zwykłych rozmów w firmowej kuchni czy też wspólnych wyjść na obiad w trakcie przerw. Wielu pracowników na co dzień loguje się do pracy z zacisza własnych mieszkań, nie oznacza to jednak, że firma nie może zapewnić im pewnej namiastki „przestrzeni biurowej”.

Pomocne okaże się jedno z popularnych narzędzi do wideokonferencji – np. Microsoft Teams lub Zoom. Wystarczy wybrać dzień, który z reguły jest dla większości pracowników spokojniejszy od innych (np. piątek), a następnie ustawić kilkugodzinne spotkanie w wybranym programie i zaprosić do niego wszystkich pracowników (w przypadku dużej organizacji można zastosować dokładnie ten sam model, ale tylko w obrębie poszczególnych zespołów).

Korzystanie z narzędzia online jest zupełnie dowolne – każdy z pracowników może dołączyć do spotkania w dogodnej dla siebie chwili (kiedy uzna, że żadne z jego zadań nie wymaga od niego pełnej koncentracji). Z całą pewnością wirtualny open space jest niskobudżetowym narzędziem komunikacji wewnętrznej, które w skuteczny i prosty sposób może pomóc organizacjom w walce z poczuciem alienacji pracowników.

Warto doczytać: