Marketer+ przewodnik po marketingu - To magazyn, w którym ekspercką wiedzą dzielą się praktycy, na co dzień zajmujący się różnymi obszarami działalności marketingowej, sprzedażowej i biznesowej.
NAJNOWSZY NUMER

Jak usprawnić e-commerce w B2B i B2C w 2018 roku?

Zamów numer

Wirtualna Asystentka – czyli umiejętność zarządzania czasem

Od momentu rozpoczęcia poszukiwań narzędzi wspierających rozwój marki, każdy właściciel musi zmierzyć się z niezliczoną liczbą programów i reklam. Jednak w natłoku możliwości oraz poleceń, zapominamy o niekwestionowanym, każdemu dobrze znanym i niezmiennym od setek lat „narzędziu” rozwoju firmy jakim jest - PRACOWNIK.

Wirtualna Asystentka – czyli umiejętność zarządzania czasem

W przeprowadzonej przez nas ankiecie, w której uczestniczyło ponad 150 przedsiębiorców, znaczna część przyznała, że to, co powstrzymuje przed zatrudnieniem, to w dużej mierze obowiązki związane z podatkami oraz koszty stanowiska.

Na drugim miejscu ex aequo wskazywano nieznajomość kodeksu pracy i zbyt wygórowane wymagania potencjalnych pracowników. Co ciekawe, 100% ankietowanych zaznaczyło, że o wiele szybciej zdecydowałoby się na nową osobę w firmie gdyby zniesiono ZUS oraz całość wynagrodzenia pracownika można by było wrzucić w koszty, a ponad 80% z nich zgodziło się na takie warunki współpracy, gdyby wsparcie było osiągalne tylko zdalne.

Wirtualna Asystentka, to odpowiedź na potrzeby przedsiębiorczych amerykańskich menedżerów i startupowców. W Polsce nadal nie do końca rozumiana filozofia sharing economy, body leasing i oddelegowywania zadań. Walka z ideologią posiadania wszystkiego na własność oraz robienia wszystkiego samodzielnie trwa, jak długo?

Wirtualny Asystent to osoba, której podstawą pracy jest organizacja czasu i biura. Dodatkowo powinna posiadać wieloletnie doświadczenie z wybranej specjalizacji: marketing, PR, rekrutacja, organizacja eventu, księgowość, social media. Uproszczając definicję, możemy taką osobę nazwać wielozadaniowym freelancerem. Dzięki zdalnej pracy, może wykonywać zadania dla wielu firm oraz osób równocześnie, a dzięki dzieleniu się pracownikiem z innymi, przedsiębiorcy korzystają z braku konsekwencji podatkowych i braku kosztów stanowiska czy szkoleń, otrzymując doświadczonego specjalistę na lata. W przypadku BrandAssist dodatkowo każdego klienta obsługuje kilku Asystentów. Kogo stać, aby od razu rekrutować i zatrudnić 7 osób równocześnie?

Rekrutacja zdalnego pracownika

Znalezienie Wirtualnych Asystentów w Polsce jest coraz prostsze. Na co zwrócić uwagę podczas rekrutacji zdalnego pracownika? Na początku musisz zastanowić się czy jesteśmy rzeczywiście gotowy oddelegowywać zadania. Wiele osób z chęcią odda część swoich obowiązków, ale nie wieco dokładnie Asystent miałby za niego robić. Swoim niezdecydowanym klientom polecamy przed podjęciem współpracy przez kilka dni, a nawet tygodni robić listę zadań oraz codziennie wieczorem zaznaczać, które z nich zajęły maksymalnie 5 minut, które 30 minut i które powyżej 60 minut. Następnie wskazać czynności tylko dla siebie, czynności które może zrobić ktoś inny po wcześniejszym wdrożeniu oraz które bez problemu może zrobić inna osoba. Ewentualnie można też wypunktować te ze zadań, które lubimy wykonywać najbardziej. Już po około dwóch-trzech dniach weryfikuje się zakres podziału obowiązków.

W zależności czy decydujemy się na stałą współpracę, czy zlecanie zadań ad hoc, możemy spodziewać różnicy we wdrożeniu Asystenta. Podczas gdy nawiązujemy współpracę ze zdalnym pracownikiem, jego wdrożenie w firmie niewiele różni się od przyjęcia nowej osoby w biurze. Należy poświęcić jej czas na wyjaśnienie najważniejszych spraw. Doświadczona Wirtualna powinna zadać kilkanaście pytań, które pomogą w organizacji i usprawnieniu. Jeżeli nie jesteśmy przekonani, co do liczby zadań i obowiązków, warto uzgodnić okres próbny. W przypadku  współpracy ze zdalną Asystentką BrandAssist unikamy wielu niewygodnych kwestii formalnych, które zazwyczaj spotykają przedsiębiorcę po  podpisaniu umowy o pracę, nawet na okres próbny. Ten czas daje rzeczywisty obraz tego, czy dana osoba jest trafionym kandydatem.

Idealny kandydat na Wirtualną Asystentkę

Ponieważ kwestie specjalizacji są mocno indywidualne, warto zastanowić się nad charakterem takiej osoby, jakie cechy są dla nas istotne?

Niezbędna jest prośba o rekomendacje. Jeżeli jesteś pierwszym klientem, musisz być gotowy na więcej pomyłek, ale niekoniecznie na mniejsze umiejętności. Należy też pamiętać, że zdalny nie oznacza najtańszy. Warto przypomnieć sens współpracy z Wirtualnym Asystentem. Jeżeli stawka godzinowa lub projektowa jest bardzo niska musimy pamiętać, że zmusi to zdalnego pracownika do podjęcia pracy dla kolejnych firm. Z doświadczenia BrandAssist jeden Asystent może obsługiwać nawet 20 klientów równocześnie. Odeszliśmy od tego. Dlaczego? Niestety im więcej jedna osoba ma klientów, tym bardziej spada jakość jej pracy. Dlatego kolejnym pytaniem do kandydata powinno być pytanie o liczbę obsługiwanych firm. Jeżeli osoba proponuje bardzo niską cenę i brak rekomendacji, możemy spodziewać się braku terminowości, niedokładności i problemów z komunikacją.

Przygotuj się na zmiany

Podczas współpracy z Wirtualną Asystentką trzeba być przygotowanym na zmiany. Do pracy wkracza nowa osoba, nowe pomysły i nowe zwyczaje. Takie osoby często przez lata wypracowały wiele dobrych praktyk. Równocześnie pracując nad wieloma projektami trzeba mieć dużo samodyscypliny i znać nowoczesne narzędzia pracy. Znacząco widać różnicę w kreatywności oraz zaangażowaniu pracownika zdalnego a stacjonarnego – tak piszą nasi klienci. Dlaczego? Powodem może być zła rekrutacja pracowników do biura (zauważyliśmy, że klienci poważniej podchodzą do przygotowania się na współpracę z Wirtualną Asystentką niż do osób stacjonarnych), brak możliwości rozwoju, zła atmosfera w biurze. Z pewnością dla osób pracujących zdalnie dużym środkiem motywującym jest własna działalność gospodarcza, a kreatywność wynika z możliwości częstej zmiany środowiska pracy.

Na udaną współpracę ze zdalnym pracownikiem składają się:

  • doświadczenie Wirtualnej Asystentki,
  • dobrze przeprowadzona rekrutacja,
  • jasno uzgodnione warunki godzin pracy,
  • uzgodnienie zadań,
  • stała  komunikacja i otwartość na zmiany ze strony przedsiębiorcy.

Warto wiedzieć, że do 2035 r. ponad miliard osób na świecie ma pracować tylko zdalnie, a analitycy biznesowi zgodnie przyznają, że umiejętność oddelegowywania obowiązków będzie kluczową umiejętnością, mającą bezpośredni wpływ na rozwój przedsiębiorstw.


Artykuł powstał we współpracy z BrandAssist.

Spragniony marketingowej wiedzy?

Zapisz się na bezpłatny Newsletter by FreshMail

Pełen dostęp do naszych tekstów możliwy jest dzięki prenumeracie

Wybierz prenumeratę plus lub elektroniczną by zyskać dostęp do pełnego archiwum od 2011 roku. Wszystkie numery dostępne są w plikach pdf.

Zamów prenumeratę

Ważne: nasze strony wykorzystują pliki cookies. Używamy informacji zapisanych za pomocą cookies i podobnych technologii m.in. w celach reklamowych i statystycznych oraz w celu dostosowania naszych serwisów do indywidualnych potrzeb użytkowników. mogą też stosować je współpracujący z nami reklamodawcy, firmy badawcze oraz dostawcy aplikacji multimedialnych. W programie służącym do obsługi internetu można zmienić ustawienia dotyczące cookies. Korzystanie z naszych serwisów internetowych bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zapisane w pamięci urządzenia.