Celem dobrze zaprojektowanego systemu zarządzania wydarzeniami jest maksymalne uproszczenie pracy organizatora i wprowadzenie automatyzacji procesów rejestracji, płatności i fakturowania. Gdy uwolnisz się od ręcznych działań, zyskasz czas na inne zadania i w łatwy sposób wyeliminujesz ryzyko błędów w obsłudze uczestników.
5 cech idealnego systemu rejestracji uczestników
Celem dobrze zaprojektowanego systemu zarządzania wydarzeniami jest maksymalne uproszczenie pracy organizatora i wprowadzenie automatyzacji procesów rejestracji, płatności i fakturowania. Uwalniając się od potrzeby ręcznych działań zyskasz czas na inne zadania i w łatwy sposób wyeliminujesz ryzyko błędów w obsłudze uczestników.
Oferta narzędzi służących do zarządzania wydarzeniami jest duża – od prostych aplikacji do wielozadaniowych platform typu „all-in-one”. Jak w tym bogactwie ofert znaleźć system „najlepszy dla mojej organizacji?”.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
1. Bezpieczeństwo danych
Podstawową sprawą jest bezpieczeństwo danych, zwłaszcza w kontekście obowiązującego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Organizator wydarzenia jest administratorem danych osobowych uczestników i to na nim spoczywa obowiązek stosowania właściwych rozwiązań w procesie rejestracji. Idealny system powinien więc zarówno oferować techniczne i organizacyjne środki zabezpieczające przed utratą danych, jak i rozwiązania zapewniające zgodność z obowiązującymi przepisami. W tym kontekście Konfeo oferuje zaawansowane technologie szyfrowania danych oraz systemy zabezpieczające przed nieautoryzowanym dostępem, zapewniając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami: przeczytaj, w jaki sposób Konfeo zapewnia bezpieczeństwo danych.
2. Dostępność i szybkość działania
Niezwykle ważne są szybkość działania i dostępność online systemu (uptime). Szybkość świadczy wprost o stosowaniu nowoczesnych technologii, a uptime o jakości rozwiązań programistycznych. Dostawca aplikacji powinien więc ją ciągle aktualizować i rozwijać, aby nadążała za wymaganiami otoczenia.
Samochód sportowy ma być szybki i bezpieczny, ale również bezawaryjny – tylko stosowanie nowoczesnych i sprawdzonych technologii może zapewnić mu takie działanie. Podobnie jest z aplikacjami internetowymi – zobacz porównanie szybkości systemów rejestracji i sprawdź dostępność Konfeo.
3. Łatwość użytkowania
Dobrze zaprojektowany system musi być intuicyjny, zarówno dla organizatora, jak i uczestników wydarzenia. Konieczność żmudnego zapoznawania się ze sposobem działania aplikacji to zwykła strata pieniędzy. Warto więc szukać systemów oferujących łatwy dostęp do demo – w ten sposób szybko zweryfikujesz, czy konkretne narzędzie jest przyjazne w obsłudze. Uruchom demo systemu Konfeo i oceń, czy spełnia Twoje oczekiwania.
4. Cena
Idealny system powinien umożliwiać dokładne określenie jego kosztów użytkowania. Najlepiej, aby dostawca aplikacji oferował elastyczny cennik: jednorazowe opłaty za organizowane wydarzenie lub określoną prowizję za sprzedane bilety (model pay-as-you-go). W zależności od typu wydarzenia i liczby uczestników będziesz mógł wybrać najkorzystniejszą dla siebie opcję. Zobacz cennik systemu Konfeo.
5. Wsparcie techniczne
Dopasowany do Twoich potrzeb system będzie nieocenionym wsparciem w Twoim biznesie. Niezwykle istotna jest możliwość szybkiego kontaktu z dostawcą aplikacji i uzyskania konkretnych odpowiedzi na pytania. Zwróć więc uwagę na czas reakcji personelu obsługi i skuteczność załatwienia sprawy, niezależnie od tego, jakiego medium do kontaktu używasz (telefon, czat, e-mail). Idealne narzędzie to te sprawdzone w boju – zobacz listę wybranych firm i organizacji, które uznały Konfeo za solidnego partnera.
Podsumowanie
Bez wątpienia warto korzystać z narzędzi ułatwiających organizację wydarzeń. Dzięki nim zwiększysz efektywność działania swojej firmy i oszczędzisz masę czasu. Pamiętaj przy tym, ze twórcy aplikacji nie żyją w próżni. Otrzymujemy dużo uwag i sugestii oraz nieustannie stykamy się z różnymi punktami widzenia użytkowników naszego systemu. Rozwój oprogramowania jest więc naszą odpowiedzią na potrzeby osób i firm, które prowadzą biznes podobny do Twojego.
Dzięki temu otrzymujesz narzędzie zawierające w sobie know-how wielu naprawdę mądrych osób z branży eventowej. To jest niezwykle istotna wartość dodana, o której warto pamiętać.
