Diabeł tkwi w szczegółach, czyli konferencja szyta na miarę

Polski przemysł spotkań zyskuje na znaczeniu i staje przed nowymi wyzwaniami. Szacuje się, że w Polsce istnieje około 2 000 obiektów konferencyjno-eventowych zrzeszających od 4,5 do 5,5 mln uczestników rocznie. W ślad za rosnącą liczbą eventów powstają nowe inwestycje będące odpowiedzią na pojawiające się potrzeby turystyki biznesowej.

Diabeł tkwi w szczegółach, czyli konferencja szyta na miarę

Pojęcie branży eventowej odnosi się do szeroko rozumianych kongresów, konferencji, wydarzeń biznesowych, targów, wystaw i imprez motywacyjnych. Każde z wymienionych spotkań wymaga ogromnego zaangażowania ze strony pomysłodawców. Organizacja perfekcyjnej konferencji uwarunkowana jest wieloma czynnikami, a przygotowania do niej rozpoczynają się nawet na rok przed zaplanowaną datą wydarzenia. W ostatnich latach można dostrzec dynamiczny rozwój przemysłu spotkań. Zmieniają się zarówno potrzeby uczestników, jak i standardy oferowane przez organizatorów. Zwiększająca się liczba obiektów konferencyjno-eventowych to nie tylko wzrost konkurencji, ale również początek nowej jakości oferowanych usług.

Cel uświęca środki

Obecność uczestników na konferencji wiąże się z wypełnieniem formularza zgłoszeniowego i przybyciem w wyznaczone miejsce. Z drugiej strony, dla organizatorów rozpoczęcie przygotowań to machina, której uruchomienie oznacza rozbudowany proces realizacji ściśle sprecyzowanego celu. I to właśnie określenie celu konferencji jest kluczowym punktem początkującym wszelkie przygotowania. Zdefiniowanie i scharakteryzowanie grupy odbiorców jest podstawą do dalszych działań. Spotkania organizowane są dla określonej grupy gości i w wyznaczonym wcześniej celu, dlatego sprecyzowanie wymienionych czynników umożliwia realizację kolejnych etapów przygotowań, do których należą:

Słuchaj „Marketer+” Podcast

• ustalenie terminu,
• przygotowanie listy uczestników,
• dobór lokalizacji (region),
• wyznaczenie miejsca docelowego (hotelu).

Projekt realizacji konferencji każdorazowo powinno dzielić się na poszczególne etapy, przedstawione na ilustracji poniżej.

[opis]Etapy realizacji konferencji[/opis]

[zrodlo]Opracowanie własne[/zrodlo]

Koordynacji wymienionych etapów powinny towarzyszyć następujące działania:

1. Opracowanie listy kontrolnej (ang. checklist).
2. Przygotowanie poszczególnych etapów działania.
3. Stworzenie grupy projektowej i wyznaczenie kierownika projektu.
4. Działania przygotowawcze, koordynacja działań wraz z podwykonawcami (hotel, firma eventowa, catering).
5. Realizacja konferencji – wdrożenie przygotowanych rozwiązań.
6. Podsumowanie wraz z wnioskami (budżet).

Checklista

Pierwszym i najbardziej istotnym elementem, od którego należy rozpocząć przygotowania jest opracowanie listy kontrolnej zwanej checklistą. Tworzy się ją w postaci tabeli z zestawieniem podstawowych wytycznych, pod kątem których będzie organizowana konferencja.

Oto wzór przykładowej checklisty w postaci prostej tabeli:

Lokalizacja

Konferencje organizowane są dla grona co najmniej kilkudziesięciu osób, dlatego też miejsce spotkania powinno być dogodne dla osób przybywających z różnych lokalizacji, przemieszczających się zarówno samochodami, komunikacją miejską, jak i samolotem. W przypadku spotkań kilkudniowych udogodnieniem, nie tylko dla organizatorów, ale przede wszystkim dla gości, jest zaplanowanie konferencji w obiekcie konferencyjnym z bazą hotelową adekwatną do przewidywanej liczby uczestników. Coraz większe znaczenie ma zarówno położenie ośrodka konferencyjnego, jak również jego atrakcyjność. Standard i warunki zewnętrzne są wytycznymi, które mają istotny wpływ na atrakcyjność organizowanego wydarzenia i świadczą o jego prestiżu.

Wybierając miejsce docelowe warto zwrócić uwagę na jego powierzchnię, dostępność pokoi, liczbę sal konferencyjnych, jak również układ pomieszczeń i dostępne wyposażenie. W ostatnich latach dostrzec można trend powstawania funkcjonalnych kompleksów zlokalizowanych w bardzo urokliwych miejscach przeznaczonych na taką działalność Dla uczestników wyznacznikiem nie jest już tylko dystans do pokonania, ale również usytuowanie ośrodka konferencyjnego, jego wewnętrzne atuty oraz okolica. Hotele ze spa są już standardem. Obecnie powstaje coraz większa liczba obiektów konferencyjnych spełniających potrzeby nawet najbardziej wymagających gości. Współczesne konferencje nabierają coraz to nowego wymiaru. Na przestrzeni lat zmieniają się oczekiwania uczestników, spojrzenie organizatorów oraz różnorodność przygotowywanych atrakcji. Modyfikacji ulega również forma konferencji i sposób komunikacji z potencjalnym odbiorcą.

Nigdy nie ma się drugiej okazji, żeby zrobić drugie wrażenie

Dobór lokalizacji, w jakiej powinna zostać zorganizowana konferencja nie jest łatwy. Jednocześnie, na przestrzeni lat niezmiennymi kryteriami wyboru pozostają jakość usług, atrakcyjność wnętrz obiektu konferencyjnego i jego otoczenia, a także dogodna lokalizacja i elastyczne podejście do potrzeb klienta. Miarą sukcesu dobrze zorganizowanego eventu są pozytywne opinie uczestników. Jednym z narzędzi wykorzystywanym w celu zmierzenia poziomu satysfakcji są ankiety przeprowadzane po spotkaniach. Niemniej to ponowny wybór tej samej lokalizacji lub organizatora w największym stopniu świadczą o powodzeniu zorganizowanej konferencji. Ogromnym wyzwaniem dla realizatorów szeroko rozumianych eventów jest sprostanie wobec oczekiwań klienta, zwłaszcza w wysoko konkurencyjnym rynku. Dynamiczny rynek eventowy wymaga podążania za nieustannymi zmianami. Pojawianie się kolejnych obiektów konferencyjnych zwiększa konkurencję na rynku, jednocześnie powoduje powstawanie coraz to nowych, ciekawszych, a przede wszystkim – nieszablonowych koncepcji spotkań.

[kreska]Warto doczytać:
1. Praca zbiorowa pod red. S. Wróblewskiego, „Perspektywy rozwoju branży kongresów, konferencji i wydarzeń biznesowych w Polsce, materiały pokonferencyjne Meetings Week Poland” 17-21 marca 2014, Warszawa 2014.
2. J. G. Fisher, „Jak zorganizować perfekcyjną konferencję”, Gliwice 2005.