Z Martyną Grzegorczyk, senior event manager w infoShare rozmawiamy o tym jak należy przygotować i przeprowadzić atrakcyjne wydarzenie branżowe, które uczestnicy zapamiętają na długo.
W branży organizuje się coraz większą liczbą eventów. Jakie cechy muszą mieć wydarzenia, aby przyciągały rzesze odbiorców? Jak wygląda organizacja eventu?
Najważniejsza jest jakość całego wydarzenia i wysoka merytoryka wystąpień. Dobre konferencje tematyczne muszą dziś cechować się wysokim poziomem eksperckości, jednak powinny być odpowiednio zbalansowane. Co oznacza, że należy zaoferować zarówno dostęp do świetnych prelekcji, jak i wydarzeń pobocznych, stwarzających uczestnikom okazję do rozrywki i networkingu.
Druga kwestia, również bardzo istotna, to projektowanie konferencji od A do Z, z myślą o grupach docelowych. To znajomość profilu uczestników powinna decydować o tym, jakie tematy na konferencji poruszyć, których prelegentów zaprosić czy jakie wydarzenia towarzyszące będą najatrakcyjniejsze.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Na podstawie tych informacji ustala się również, bardzo istotną, strategię komunikowania eventu, a zatem to, w jaki sposób budujemy relacje z uczestnikami konferencji. Powinniśmy wiedzieć, jakie mają wartości, co przekonuje ich do udziału w evencie i czy to, co im zaoferujemy, sprawi, że zdecydują się do nas wrócić, najlepiej zabierając ze sobą znajomych.
Z tym bezpośrednio wiąże się customer service i customer experience, których wysoka jakość to w infoShare naczelna zasada. Nasi uczestnicy otrzymują wsparcie na każdym etapie zainteresowania konferencją – od pojedynczych zapytań, kiedy dopiero rodzi się idea przyjazdu do Gdańska, po zakończenie eventu, kiedy pytamy, jak się bawili i co powinniśmy poprawić. Wsłuchujemy się więc w potrzeby naszych gości.
Dla przykładu: poprawiliśmy rejestrację tak, aby – mimo dużej skali wydarzenia – nikt nie musiał długo czekać na wejście na teren konferencji. Zapewniamy też transport dedykowanymi autobusami. Jest wiele takich ulepszeń, które mają na celu poprawienie komfortu uczestników i ograniczenie do minimum ryzyka wystąpienia jakichkolwiek problemów.
Te działania bezpośrednio wpływają na powstawanie przyjaznej atmosfery, która jest kolejnym bardzo ważnym wyznacznikiem dobrego eventu. Uczestnicy infoShare po prostu lubią do nas przyjeżdżać. I to jest największa wartość dodana, jaką może wyobrazić sobie organizator eventu.
Ostatnia istotna cecha, która nie zawsze jest zależna od organizatorów, to pełne wykorzystanie możliwości, które daje lokalizacja eventu. U nas to piękno Zatoki Gdańskiej, a zatem poranny bieg po plaży, zachody słońca czy rejsy organizowanie w ramach infoShare.
Co zmienia się w zakresie spotkań branżowych pod kątem trendów? W jakim kierunku wydarzenia ewoluowały przez lata?
Pierwsze, co naturalnie przychodzi do głowy, to nowe technologie, których nie sposób przecenić. Ich rozwój oraz implementacja różnorodnych rozwiązań warunkuje i znacznie ułatwia praktycznie wszystko – od sposobu komunikowania eventu, przez jego atrakcyjność techniczno-wizualną, po sposób rejestracji uczestników.
Ale więcej możliwości to również większa kreatywność i większa walka o atencję potencjalnych odbiorców. Dziś organizatorzy eventów starają się maksymalnie przyciągnąć uwagę użytkownika, zakomunikować mu wartości płynące z udziału w evencie i – co najważniejsze – zachęcić uczestnika, aby chciał co roku wracać i polecać imprezę znajomym.
Osiągnięcie tych celów jest uwarunkowane dogłębnym poznaniem grup docelowych i zaoferowaniem im produktu ściśle odpowiadającego ich potrzebom. Tego wymagają od nas nowe zachowania i oczekiwania konsumenckie, które przeszły prawdziwą metamorfozę w ostatnich latach.
Jakie najczęstsze błędy popełniają organizatorzy dużych wydarzeń?
Przede wszystkim przy organizacji dużych wydarzeń nie da się przewidzieć wszystkich nagłych sytuacji. To nieuniknione – presja czasu, skala wydarzenia, dynamicznie zmieniające się warunki stwarzają okazję do potknięć. Najczęściej zawodzi technika, a więc psują się komputery, nie działają kable lub prezentacja się nie wyświetla.
Na przykład podczas edycji w 2015 roku zdarzyło nam się, że nie zadziałała poprawnie rejestracja dźwięku i obrazu. Zorientowaliśmy się dopiero po konferencji, że nie mamy z niej ani jednego nagrania. Czasu niestety nie dało się cofnąć, ale od tamtej pory wiemy, że jest to jedna z rzeczy, którą trzeba bardzo dokładnie sprawdzić. Bywają też losowe sytuacje last minute, np. prelegent spóźnia się na samolot albo pociąg jest znacznie opóźniony. Nie mamy na to wpływu, ale trzeba umieć zapanować nad taką sytuacją.
Jak uniknąć tego rodzaju wpadek? O czym pamiętać?
Podczas eventu tyle się dzieje, że czasem zdarza się chwilowa utrata kontroli i to niezależnie od wielkości teamu organizującego konferencję. W infoShare bardzo dokładnie planujemy każdy najmniejszy szczegół, korzystamy z narzędzi do zarządzania projektami po to, by mieć przestrzeń i moce przerobowe na obsługę nagłych wypadków.
Każdą najmniejszą rzecz sprawdzamy kilka razy i w kilka osób, by dostrzec ewentualne punkty zapalne. Za każdym razem kreślimy również kilka planów i scenariuszy na wypadek, gdyby okazało się, że coś zawiedzie. Taka koncepcja pozwala opanować emocje oraz znaleźć najbliższe i najwłaściwsze rozwiązanie.
Po każdej edycji infoShare przeprowadzamy również głęboką analizę – wypisujemy listę błędów, które popełniliśmy i zastanawiamy się co zrobić, by za rok do tego nie dopuścić. Dzięki temu z roku na rok organizacja jest coraz lepsza, a konferencja rozrasta się. Istotna jest również gra zespołowa. Mam tu na myśli współpracę w ramach naszego zespołu, ale też z firmami zewnętrznymi.
Komunikacja musi być transparentna i na wysokim poziomie. Powinniśmy mieć również zaufanie do naszych podwykonawców, choć nie powinno być ono bezgraniczne. Istotne jest, by trzymać rękę na pulsie.
Jak wobec tego, trzymając rękę na pulsie, można wpadkę zamienić w sukces?
Najważniejsze są szybkość reakcji, refleksja nad konsekwencjami i znalezienie optymalnego rozwiązania. Do tego porządna dawka dystansu do siebie, uśmiechu i spokoju. To wszystko pozwala przekuć wpadkę w sukces.
W jednej z ubiegłych edycji, kiedy byliśmy na ostatniej prostej przygotowań do infoShare, zorientowaliśmy się, że na identyfikatorach dla wolontariuszy jest błąd w pisowni. Zamiast słowa „staff” umieściliśmy „stuff”. Tę pomyłkę wykorzystaliśmy w mediach społecznościowych i… w integracji zespołowej, ponieważ całą noc przed imprezą spędziliśmy na umieszczaniu naklejek z właściwą nazwą na identyfikatory.
