Eventowe puzzle, czyli jak zaplanować wydarzenie krok po kroku

Proces planowania i organizacji eventu jest jak układanie puzzli – wymaga staranności, zaangażowania i strategicznego podejścia. Niezależnie od tego, czy przygotowujesz piknik dla pracowników, konferencję naukową, czy roadshow dla klientów, zawsze musisz znaleźć odpowiednie miejsce na każdy z elementów układanki, aby stworzyć spójny i atrakcyjny obraz. Dowiedz się, jak to zrobić.

Z tego artykułu dowiesz się:

jak stworzyć kosztorys wydarzenia,
na co zwrócić uwagę przy wyborze miejsca na event,
jak przygotować harmonogram prac,
jak zarządzać zespołem eventowym,
jak mierzyć wyniki wydarzenia.

Ważne będą zarówno harmonia kolorów (tematyka wydarzenia), odpowiednie dopasowanie kształtów (logistyka), jak i precyzyjne umiejscowienie każdej części eventu (rozkład czasowy). Dopiero gdy wszystkie elementy zostaną właściwie ułożone, będzie można cieszyć się kompletnym i zorganizowanym obrazem, który spełni oczekiwania uczestników.

1. Jak określić grupę odbiorców i cele eventu

Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji zastanów się, co, dla kogo i dlaczego chcesz zorganizować. Czy chodzi o zwiększenie świadomości marki, zintegrowanie zespołu, a może zaprezentowanie innowacyjnych wyników badań? Wyraźnie określone cele stanowią podstawę skutecznego planowania eventu.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Trzy główne cele organizacji wydarzeń to: edukacja, motywacja i networking (integracja). Event nie musi opierać się tylko na jednym z nich. W ramach jednego wydarzenia mogą przenikać się i nakładać cele poznawcze, wizerunkowe i motywacyjne – należy jednak dobrać ich właściwie proporcje, aby nie zgubić głównego założenia (np. podczas konferencji warstwa merytoryczna powinna dominować nad integracją uczestników).

Nowoczesne eventy budowane są w ramach idei H2H (human to human), a więc powinny koncentrować się na człowieku i jego potrzebach. Cel wydarzenia musi korespondować z grupą docelową. Aby ją lepiej poznać, prowadź ankiety, rozmawiaj z potencjalnymi uczestnikami, obserwuj ich zachowania na co dzień czy w trakcie innych wydarzeń.

2. Jak stworzyć kosztorys eventu

Pieniądze to nie wszystko, jednak warto już na początku założyć, jaką kwotę chcesz przeznaczyć na organizację spotkania. Pozwoli Ci to określić, na co możesz sobie pozwolić w kontekście lokalizacji, liczby uczestników, układania scenariusza czy planowania promocji. Również w przypadku współpracy z agencją sprecyzowanie ram finansowych daje wykonawcy możliwość zaproponowania najskuteczniejszych, unikatowych rozwiązań.

Niewielki budżet eventu będzie wymagał sporo kreatywności, pracy oraz kompromisów, co jednak nie wyklucza atrakcyjności wydarzenia.
Duży budżet otwiera większe możliwości, jednak wymaga dyscypliny w zakresie weryfikacji ponoszonych kosztów, aby nie były generowane nierozważnie.

Wobec wielości dostępnych wydarzeń goście oczekują emocji i zaskoczenia. Efekt „wow” nie musi być drogi – ważne, aby był adekwatny do profilu zaproszonej grupy docelowej (np. muszki kelnerów w kolorze firmy, desery w kształcie oka na konferencji dla okulistów, przystawka na porcelanie w kształcie łódki podczas imprezy dla wioślarzy).

3. Jak wybrać lokalizację wydarzenia

Nowoczesny hotel, pałac, centrum eventowe, pole golfowe, a może wnętrza starego lotniska? Dobrze dobrane miejsce to połowa sukcesu. Starannie przemyślana przestrzeń wpływa na ogólną atmosferę i doświadczenie uczestników.

Niekiedy wybór lokalizacji zależy od grupy docelowej i formuły wydarzenia (klasyczna konferencja, gala z wręczeniem nagród czy kolacja z dyplomatą), a innym razem to preferencje co do lokalizacji determinują formułę eventu (region kraju, ulubiony obiekt prezesa czy możliwość wstawienia auta do wnętrza).

Pamiętaj, aby wybrana lokalizacja korespondowała z celem, okazją i zaproszonymi gośćmi oraz była spójna z wizerunkiem i komunikowanymi wartościami marki. Na przykład jeśli Twoja firma określa się jako nowoczesna i zatrudnia młody zespół, wybierz raczej oryginalny hotel niż pałac pod miastem. Jeśli chcesz zaskoczyć gości, możesz poszukać przestrzeni mniej oczywistej, np. muzeum, starej fabryki czy dawnych koszar.

Przy wyborze miejsca wydarzenia warto zwrócić uwagę na kilka elementów, które mają wpływ na koszty, komfort współpracy i jakość realizacji.

4. Jak przygotować harmonogram wydarzenia

Abraham Lincoln powiedział: „Gdybym miał osiem godzin na ścięcie drzewa, spędziłbym sześć na ostrzeniu siekiery”. Ta sentencja doskonale odnosi się do organizacji eventów. Dokładne rozpisanie na początku procesu wszystkich elementów niezbędnych do przygotowania wydarzenia stanowi bazę efektywnej i efektownej realizacji.

Elementy harmonogramu przygotowania eventu:

wskazanie potencjalnych lokalizacji,
rezerwacja terminu,
znalezienie partnerów, sponsorów,
zakontraktowanie prelegentów, artystów, firmy cateringowej,
ustalenie zakresu techniki,
zaliczki dla podwykonawców,
zaproszenia,
materiały i upominki,
publikacje w social mediach,
podziękowania dla gości,
rozliczenie z podwykonawcami

Pamiętaj, że zadania często mają charakter wieloetapowy i każdy z etapów wymaga czasu na wykonanie.

Na przygotowanie zaproszenia dla uczestników składają się:

projekt (tekst, grafika, forma, materiał),
drukarnia (stworzenie zlecenia, konsultacje i akceptacja ostatecznego projektu),
odbiór zaproszeń,
wysyłka, dystrybucja,
zbieranie potwierdzeń.

Dokładnie zaplanuj też czas na poszczególne elementy scenariusza wydarzenia (rejestrację, prezentacje i wystąpienia, atrakcje, przerwy na posiłki). Elastyczność jest ważna, ale solidny plan pomoże zapanować nad płynnością. Pamiętaj, że zbytnie upakowanie różnych części scenariusza prawdopodobnie zmęczy gości – zaplanuj czas na oddech i integrację.

Przy pracy z terminami sprawdzą się internetowe aplikacje do tworzenia list, np. Trello, Creately czy GanttProject, które pokażą, kiedy coś się powinno zacząć, kiedy skończyć oraz które zadania zachodzą na siebie i czy mogą być realizowane w tym samym czasie.

Dodatkowo stwórz i obserwuj krytyczną ścieżkę realizacji projektu, która wskaże, co należy wykonać, aby otworzyć drogę kolejnym czynnościom.

Przy tworzeniu krytycznej ścieżki realizacji projektu pamiętaj, aby zidentyfikować punkty, w których coś może się nie udać – niesprzyjająca pogoda, ryzyko wynikające z techniki (np. prezentacja w nietypowym formacie, brak baterii w mikrofonie, awaria prądu) lub zależne od ludzi (spóźnienie artysty w związku z korkiem na autostradzie czy choroba głównego prelegenta). Ustal wpływ i prawdopodobieństwo wystąpienia danego ryzyka i stwórz plan B (przeczekanie, zastępstwo, zmiany last minute w scenariuszu).

5. Jak zarządzać zespołem eventowym

Organizacja eventu jest tematem złożonym, dlatego łatwiej będzie się zająć w pełni każdym z elementów, gdy pracuje się w zespole. Ważny jest precyzyjny podział ról i przydział zadań.

Zapoznaj każdego członka zespołu wykonawczego z głównymi założeniami eventu – celem, grupą docelową, budżetem na konkretne działania. Każda z osób tworzących zespół projektowy musi znać zakres swoich zadań, mieć je spisane i osadzone na osi czasu. Rozpisanie zadań pozwala monitorować postępy i łatwo zastąpić współpracownika w razie potrzeby.

Event – jak każdy projekt – potrzebuje lidera, który koordynuje działania zespołu. Skuteczne zarządzanie zespołem to klucz do sukcesu. Przydają się narzędzia do współpracy, takie jak Asana czy Slack, które ułatwiają przypisywanie zadań, komunikację i śledzenie postępów.
Najlepsze efekty osiąga się wtedy, gdy zespół tworzą ludzie o różnych kompetencjach, cechach osobowości i umiejętnościach – właśnie jak najbardziej urozmaicony skład gwarantuje większą wydajność i szansę na osiągnięcie sukcesu.
Jeśli nie masz doświadczenia w organizacji eventów lub gdy poziom skomplikowania wydarzenia wykracza poza możliwości Twojego zespołu, warto zatrudnić do współpracy agencję, która profesjonalnie zajmuje się organizacją imprez. Wpłynie to z pewnością na koszty, jednak zagwarantuje Ci spokój pod względem przygotowania i efektywności realizacji

6. Jak monitorować wyniki wydarzenia

Mierzenie wyników wydarzenia bywa trudne, niekiedy kosztowne i czasochłonne. Prawidłowe będzie tylko wtedy, jeśli podczas ustalania celów określisz, na jakim efekcie Ci zależy i co będzie sukcesem (czy chodzi o wzrost sprzedaży, zwiększenie efektywności pracy, nowe leady, a może liczbę przedruków Twoich wyników badań w prasie branżowej?).

Bezpośrednio po evencie wyślij do gości wraz z podziękowaniami ankietę, której wyniki pozwolą określić satysfakcję z wydarzenia – zadowolenie z doboru miejsca, warstwy merytorycznej, podstawowych elementów imprezy (atrakcji, cateringu itp.). Do ankiety dodaj też pytanie o skłonność do polecenia Twojej marki (wskaźnik NPS), co pozwoli określić liczbę jej ambasadorów wśród uczestników eventu.

Jeśli wydarzenie miało cel edukacyjny albo poznawczy, sposobem na weryfikację jego skuteczności będzie sprawdzenie poziomu wiedzy lub umiejętności uczestników przed i porównanie go z poziomem tydzień czy miesiąc po evencie.
Pełne badanie efektywności wydarzenia przeprowadza się w ramach metodologii ROI (zwrot z inwestycji), która pozwala mierzyć m.in. możliwość wykorzystania przez uczestników pozyskanej wiedzy w praktyce oraz rezultaty zastosowania przez nich nowych umiejętności.

Nie zapomnij omówić wraz z zespołem wyników ankiet i pogłębionego badania efektów, a także podsumować każdego z aspektów. Co się sprawdziło? Jakie działania na przyszłość poprawić? Czego nie powtarzać? Wszystkie wnioski zapisz w CRM, aby wykorzystać je przy kolejnych wydarzeniach.