Eventy outdoorowe – trendy, możliwości i najczęściej popełniane błędy

Eventy outdoorowe są bardzo często organizowane przez firmy w celu integracji pracowników, przez co mają już stałe miejsce w kalendarzach przedsiębiorstw. Wyróżnia się ich trzy główne typy: pikniki rodzinne, imprezy wyjazdowe z całodniowym planem integracji w terenie oraz typowe imprezy plenerowe tylko dla pracowników. W ostatnim czasie coraz więcej uwagi poświęca się formie i programowi takich eventów, aby były one jak najlepiej dopasowane do grupy odbiorców.

Dobry plan to podstawa

Już na etapie planowania i przygotowań do wydarzenia warto zadbać o jego odpowiednią atmosferę. Bardzo popularne stają się działania poprzedzające event, przeprowadzane w firmie. Wysłanie samych zaproszeń nie wystarcza. W zależności od koncepcji wydarzenia w biurach pojawiają się np. zegary odliczające czas do imprezy, czy nagrody, które będzie można na niej wygrać.

Agendę wydarzenia trzeba dobrze dostosować do koncepcji i miejsca imprezy. Wszelkiego rodzaju zawody i zmagania powinny się odbywać w ciągu dnia. Jeszcze kilka lat temu najpopularniejsze były wyjazdy w plener i atrakcje w postaci przejazdów autami terenowymi czy quadami. Dziś jest to już coraz rzadsze i decydują się na to nieliczni klienci.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Coraz większą popularnością cieszy się natomiast organizacja aktywnej części imprezy w postaci różnego rodzaju zmagań na torze przeszkód. Bardzo dobrze sprawdza się to w budowaniu zespołu i motywowaniu uczestników. Wspólny wysiłek i współpraca przy pokonywaniu wyznaczonych tras i zadań mają pozytywny wpływ na integrację i poprawę komunikacji w pracy.

Ważne, aby niezależnie od tego, na jaką formę imprezy outdoorowej się zdecydujesz, przygotowane atrakcje zapewniały intensywność przeżyć, a program nie zawierał dłuższych przerw, podczas których uczestnicy będą się nudzić.

Jeżeli jednak znajdą się w nim takie luki, warto je zagospodarować. Najlepiej przez udostępnienie uczestnikom stref relaksu, w których można poczekać na swoją kolej, a jednocześnie spędzić miło czas.

Po każdej części integracyjnej należy dać uczestnikowi czas na odświeżenie się i przygotowanie do części wieczornej.
Plenerowa impreza wieczorna powinna zawierać jeden główny element skupiający uwag uczestników, np. koncert czy występ artystyczny.

Dodatkowo warto przygotować tzw. atrakcje stacjonarne. Nieodzowna jest oczywiście zabawa taneczna i tu większość firm decyduje się na DJ-a. Eventy tego typu nie mają swojego konkretnego planu czy przebiegu, stawia się na luźną atmosferę. Najważniejsze są chillout i relaks. Jeżeli klient decyduje się na jakieś dodatkowe atrakcje, to warto, aby wszystkie skończyły się do 22:00. Po tej godzinie uczestnicy powinni mieć już swobodę i spędzać czas wedle uznania.

Plener z rodzinami czy tylko dla pracowników?

Firmy bardzo często nie wiedzą, czy zorganizować imprezę plenerową tylko dla pracowników, czy zaprosić również ich rodziny. Decyzja zależy przede wszystkim od wielkości przedsiębiorstwa i od celu, jaki pracodawca chce osiągnąć.

Duże firmy produkcyjne decydują się głównie na imprezy rodzinne. To doskonała okazja do przedstawienia współpracownikom swoich bliskich. Niemal obowiązkową pozycją takiego wydarzenia jest zwiedzanie firmy. Podczas pikników rodzinnych również bardzo często rozgrywa się turnieje, w których biorą udział pracownicy, np. piłki nożnej. Warto pamiętać, żeby poza atrakcjami stacjonarnymi (takimi jak zamki dmuchane) przygotować propozycje angażujące całe rodziny, np. warsztaty manualne.

Jeżeli jednak zależy Ci na mocnej integracji samych uczestników, zaleca się przygotowanie imprezy tylko dla nich. Obecność najbliższych rozprasza uwagę, przez co event może nie dać oczekiwanych efektów.

1. Nieodpowiednia liczba stanowisk gastronomicznych, skutkująca zbyt długimi kolejkami, a w efekcie zniechęceniem uczestników.
2. Brak miejsc parkingowych na terenie imprezy lub w jej pobliżu.
3. Brak propozycji dla wszystkich uczestników imprezy – często przygotowywane są place zabaw dla najmłodszych i rozrywki przeznaczone tylko dla dorosłych, przez co brakuje propozycji np. dla młodzieży.
4. Jednolite menu dla wszystkich, tymczasem dla dzieci powinno się przygotować inne menu niż dla dorosłych.
5. Brak pokoju lub namiotu dla rodzica z dzieckiem – to pozycja obowiązkowa na imprezach, na których pojawiają się rodziny.
6. Absencja odpowiednio przeszkolonej ochrony oraz zaplecza medycznego.
7. Brak odpowiednio funkcjonującego systemu rejestracji gości i płynności wpuszczania ich na teren eventu.
8. Brak odpowiedniej logistyki oraz czasu potrzebnego na montaż np. sceny czy atrakcji przed wydarzeniem i ich demontaż po jego zakończeniu.
9. Angażowanie do projektów nowych podwykonawców, którzy pracują ze sprzętem bez atestów i bez odpowiednich ubezpieczeń.
10. Za małe skupienie na kwestiach technicznych, np. okablowaniu czy używaniu odpowiedniego sprzętu.

Kup wydanie „Marketera+” 3(35) 2019
z dodatkiem specjalnym „Przewodnik po nowoczesnych eventach”

Outdoor nie zawsze musi być aktywny i intensywny

Imprezy outdoorowe czasem przyjmują formę gry miejskiej, podczas której pracownicy mogą na kilka godzin wyjść z biura i spędzić wspólnie czas na wykonywaniu różnych zadań. Wiele firm wyspecjalizowało się w przeprowadzaniu eventów tego typu. Niemal każda oferuje kilkanaście scenariuszy, które może dostosować do liczby uczestników.

Bardzo często takie wydarzenie outdoorowe kończy się np. wspólnym przygotowaniem posiłku w plenerze, przez co unika się standardowego wyjścia do restauracji. Większość prac wykonują wtedy uczestnicy pod okiem kucharzy, a więc to także bardzo dobry sposób na integrację.

Przed rozpoczęciem poszukiwań formy rozrywki warto się zastanowić nad wyborem miejsca imprezy outdoorowej – to może zdeterminować jego program. Jeżeli np. na terenie wydarzenia znajduje się zbiornik wodny, warto to wykorzystać i przygotować atrakcje, z których będzie można skorzystać właśnie w jeziorze. Innym czynnikiem może być historia miejsca, do którego zapraszamy uczestników. Fortyfikacje czy obiekty zabytkowe mogą Ci podpowiedzieć, w jakiej formie przeprowadzić event.

Czy do organizacji imprez outdoorowych jest potrzebna agencja eventowa?

Takie imprezy wydają się proste w organizacji, przez co ich przygotowanie zleca się osobom bez doświadczenia w tej kwestii albo pracownikom mających bardzo dużo innych obowiązków. W ciągu lat zdarzyło nam się kilkanaście przypadków, w których klient dzwonił z prośbą o wsparcie. Wykonał już konkretne działania – zarezerwował miejsce, wynajął catering i kilka atrakcji – ale po zagłębieniu się w temat dostrzegł wiele problemów i detali, z którymi nie umiał sobie poradzić. Impreza składa się z wielu drobnych elementów, które mogą przynieść jej sukces albo spowodować kompletne fiasko.

Zlecenie organizacji wydarzenia agencji daje gwarancję doboru odpowiednich narzędzi i przygotowania przemyślanego planu. Każda agencja potrafi zaproponować na bazie swojego doświadczenia najlepsze rozwiązania dla konkretnej grupy odbiorców. Event menedżerowie śledzą trendy, co pozwala na zaskoczenie uczestników ciekawymi rozwiązaniami.

Jeżeli imprezy odbywają się cyklicznie, warto pamiętać o feedbacku. Przeprowadzenie wśród uczestników wydarzenia ankiety pozwala na uzyskanie wielu wartościowych informacji, które mogą zmienić sposób organizacji kolejnych imprez i pomóc w poprawie ewentualnych niedociągnięć. Pracodawca może w ten sposób utwierdzić pracownika, że jego opinia ma bardzo duże znaczenie. Dzięki czemu zdecydowanie zwiększa się szansa na imprezę outdoorową zakończoną sukcesem.

Kup wydanie „Marketera+” 3(35) 2019
z dodatkiem specjalnym „Przewodnik po nowoczesnych eventach”