Eventy offline, online i hybrydowe. Wszystkie są różnymi narzędziami komunikacji i muszą być świadomie wykorzystywane. Jakie korzyści płyną z organizacji wydarzeń w każdej z tych form? Jakie są plusy i minusy poszczególnych rozwiązań?
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie są największe zalety oraz wady eventów stacjonarnych,
- jakie są plusy i minusy wydarzeń online,
- czy eventy online mogą w pełni zastąpić wydarzenia offline,
- jakie korzyści i wyzwania wiążą się z organizacją imprez hybrydowych.
Zalety i wady eventów stacjonarnych
Żywa relacja między uczestnikami, prelegentami a organizatorami oraz networking – to największe plusy eventów stacjonarnych. Nawiązywanie kontaktu twarzą w twarz niezwykle trudno jest czymkolwiek zastąpić w projektach digitalowych. Organizatorzy podczas wydarzeń stacjonarnych mogą wejść w lepszą interakcję z klientami, poznać ich na żywo, a dzięki temu lepiej dopasować się do ich potrzeb w przyszłości. – Możemy również zapewnić uczestnikom dodatkowe atrakcje, które spowodują, że event zapadnie im w pamięć i staną się bardziej emocjonalnie przywiązani do marki – mówi Karolina Antoniak, product i event manager w firmie Sprawny Marketing.
Zapamiętaj
Eventy stacjonarne to dla odbiorców możliwość bezpośredniego obcowania z produktem lub marką, a dla marek – większa szansa oddziaływania na wszystkie zmysły uczestników i wywoływania w nich pozytywnych emocji. Nie ma drugiego tak rozbudowanego narzędzia marketingowego, które byłoby w stanie wykorzystać wszystkie ludzkie zmysły: wzrok, słuch, węch, smak i dotyk.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Największą wadą eventów stacjonarnych jest trudność obliczania zwrotu z inwestycji, ponieważ zawsze są one częścią większej strategii działań skierowanych do wewnątrz lub na zewnątrz firmy. – Nie jesteśmy w stanie jednoznacznie oszacować, jak bardzo eventowy launch nowego modelu samochodu wpłynął na jego sprzedaż albo jak pop-upowa strefa marki odzieżowej przekłada się na transakcje w sklepie – wyjaśnia Michał Kaleta, managing director w agencji endorfina events.
Jednak dobrze zaprojektowane wydarzenie może nieść wiele korzyści: wizerunkowych, PR-owych (gdy ma odpowiednio dobrane otoczenie komunikacyjne), motywacyjnych (gdy mówimy o budowaniu więzi pracownika z firmą) lub relacyjnych (gdy celem spotkania jest stworzenie właściwych warunków do rozmów biznesowych). Żeby je osiągnąć, przed każdym eventem powinieneś ustalać jasne, wymierne cele i potem je konsekwentnie realizować.
Zalety i wady eventów online
Do wzrostu popularności wydarzeń online niewątpliwe przyczyniła się pandemia. – Eventy online nie tylko „uratowały” relacje między firmą a jej klientami i pracownikami. Otworzyły również oczy organizacjom na niewykorzystywane do tej pory możliwości nowych technologii. Pokazały też, jaki potencjał marketingowy mogą mieć wydarzenia organizowane w takiej formule – stwierdza Marta Zdziech, założycielka MManagement Agency oraz dyrektor zarządzająca agencji Prime Event.
W trakcie eventów online firmy w łatwy sposób mogą przemycać ważne z ich punktu widzenia informacje, prezentować produkty, a przy tym adresować te komunikaty do bardzo dużej liczby odbiorców. – Z formuły online warto korzystać zwłaszcza przy okazji wydarzeń merytorycznych, kiedy zależy nam przekazaniu konkretnych wiadomości. Spotkanie organizowane w taki sposób jest również zgodne z założeniami marketingu 5.0, ponieważ podkreśla otwartość marki na innowacje oraz jej zdolność adaptowania się do dynamicznej sytuacji – zauważa Michał Kaleta.
Wskazówka
W ocenie efektów eventu online sprawdzą się internetowe narzędzia analityczne wykorzystywane na co dzień. Należą do nich: Google Analytics (dane dotyczące wejść na stronę WWW przed wydarzeniem, w jego trakcie oraz po zakończeniu), Google Alerts (ustawienie powiadomień o nowych wzmiankach na temat organizowanego spotkania), narzędzia analityczne dostępne na Facebooku, Instagramie, Twitterze i LinkedInie oraz platforma eventowa (w rozbudowanej formie pozwala na stworzenie nie tylko strony wydarzenia, lecz także ankiet oraz na raportowanie). Rozwiązania te pozwalają również poznać lepiej odbiorców, ich preferencje i zachowania, a tym samym umożliwiają zbudowanie znacznie pełniejszego ich obrazu, który można wykorzystać w działaniach prowadzonych w innych kanałach komunikacji.
Wydarzenia online niwelują większość problemów, z którymi zmagają się organizatorzy eventów stacjonarnych. – Od strony organizacyjnej niewątpliwą ich zaletą jest redukcja procesów logistycznych. Minimalizujemy ryzyko, koszty oraz liczbę rzeczy, które mogą się nie udać – wyjaśnia Karolina Antoniak.
Największe wady spotkania w formule online? Wszyscy są co do tego zgodni: to przede wszystkim brak bezpośredniego kontaktu oraz mniejsze zaangażowanie uczestników. – Mamy do dyspozycji coraz więcej narzędzi, z których osoby biorące udział chętnie korzystają, jednak pobudzenie do aktywnego uczestnictwa widza przed ekranem komputera to duża sztuka – ocenia Michał Kaleta.
Czy wydarzenia online mogą w pełni zastąpić te organizowane w formule tradycyjnej? Mogą, ale nie zastąpią. Rozwiązania te mogą się jednak wzajemnie uzupełniać. Przyszłość wydarzeń online upatruje się również w metawersum. – Obszar meta rozwija się coraz mocniej. I to również jest rzeczywistość, z tym że wirtualna, której się przyglądamy. Być może technologia pójdzie do przodu tak bardzo, że spotkania w metaświecie będą na tyle satysfakcjonujące, że uzupełnią doświadczenia w świecie rzeczywistym? – zastanawia się Michał Kaleta.
Zalety i wady eventów hybrydowych
Wydarzenia hybrydowe to moc możliwości zarówno dla firm, które jeszcze nie do końca chciałyby próbować swoich sił w digitalu, jak i dla tych słynących z wykorzystywania rozwiązań cyfrowych, tych, które chciałyby przenieść cząstkę swojej działalności do świata realnego. – Event hybrydowy jest moją ulubioną formułą. Łączy bowiem zalety wydarzenia offline, tzn. możliwość wywoływania emocji i budowania relacji, z tym, co najlepsze w digitalu, czyli z zasięgami – stwierdza Michał Kaleta. Plusy tego typu rozwiązania to całe spektrum najsilniejszych stron cyfryzacji oraz świata rzeczywistego, które się tu przenikają. Wyzwaniem jest jednak znalezienie balansu w tym, co zapewniamy uczestnikom offline i online. Mimo wielu podobieństw są to inne światy pod kątem potrzeb scenariuszowych. Trudne może być również dostosowanie wydarzenia do osób, które mogą mieć ograniczony dostęp do internetu lub problemy z jego użytkowaniem.
Eventy w takiej formule – przynajmniej w teorii – zaspokajają potrzeby zarówno zwolenników bezpośredniego udziału w spotkaniach, jak i tych, dla których bardziej komfortowe jest uczestnictwo z perspektywy domowego zacisza. – Pogodzenie tych dwóch światów wymaga zaprojektowania eventu ze zrozumieniem potrzeb każdego z nich, przy jednoczesnym zachowaniu spójności przekazu – mówi Marta Zdziech.
W przypadku wydarzeń hybrydowych ważne jest, że uczestnik może sam wybrać dogodną dla siebie formułę. – Inną kwestią jest to, że nadal wiele firm „blokuje” swoim pracownikom uczestnictwo w wydarzeniach stacjonarnych ze względu na pandemię. Dzięki rozwiązaniu hybrydowemu nie muszą oni rezygnować z konferencji – zauważa Karolina Antoniak.
Zwykło się uważać, że podczas takiego eventu organizatorzy mają większe trudności z utrzymaniem zainteresowania odbiorców niż w przypadku spotkań stacjonarnych. Tymczasem hybryda rozpościera przed branżą MICE i jej klientami nowe możliwości angażowania uczestników.
Wskazówka
W hybrydę można włączyć elementy, które będą wspierać ciągłą interakcję. Mogą to być sesje Q&A na żywo, ankiety, a nawet specjalne pokoje, w których prelegenci rozmawiają z uczestnikami online. Takie rozwiązania podnoszą efektywność wydarzenia i utrzymują skupienie oraz zaangażowanie wirtualnej publiczności. Pamiętaj jednak, żeby nie przesadzić z liczbą komunikacyjnych niespodzianek czy zadań.
Największym wyzwaniem dla organizatorów eventów w formule hybrydowej jest konieczność dostosowania się do dwóch grup odbiorców. Ma to zarówno zalety (możliwość osiągnięcia dużego zasięgu), jak i wady (przymus prowadzenia różnych rodzajów komunikacji).
Czy wydarzenia hybrydowe już na stałe wpiszą się naszą w rzeczywistość? – Zdecydowanie tak! To zintegrowanie tradycyjnego eventu z nowoczesnymi technologiami, które znacznie poszerza zasięg wydarzenia i grupę wiekową jego odbiorców – ocenia Marta Zdziech.
Podsumowanie
Każdy z rodzajów wydarzeń – offline, online i hybryda – jest innym narzędziem komunikacji i musi być świadomie wykorzystywany. – W przypadku spotkań mających na celu budowanie relacji i wywoływanie emocji najlepiej sprawdzą się eventy stacjonarne, w przypadku wydarzeń merytorycznych najkorzystniejszym rozwiązaniem będzie formuła online, z kolei gdy chcesz dotrzeć do wielu osób, a budżet lub miejsce pozwalają na zaproszenie tylko części z nich: wtedy właściwym kierunkiem będzie opcja hybrydowa – podsumowuje Michał Kaleta.
