Kluczem do realizacji udanego eventu jest sprawna komunikacja między Tobą jako organizatorem a przedstawicielem obiektu, w którym planujesz imprezę. Nie będzie ona jednak możliwa bez poznania specyfiki pracy drugiej strony. Dowiedz się, jakie są zasady dobrej współpracy, których zastosowanie pomoże Ci efektywnie przejść wszystkie etapy organizacji wydarzenia.
Z tego artykułu dowiesz się:
- z czego wynika problem w komunikacji między brand managerem a przedstawicielem obiektu eventowego,
- jakie informacje powinno zawierać zapytanie do obiektu, żeby współpraca przebiegła sprawnie,
- jak powinna wyglądać współpraca na linii brand manager – obiekt eventowy w trakcie planowania oraz organizacji eventu.
Dlaczego tak często dochodzi do nieporozumień między brand managerem organizującym imprezę a przedstawicielem obiektu eventowego? Brak dobrej współpracy wynika z niedostatecznego zrozumienia oraz niewystarczającej wiedzy o tym, jak wygląda proces przygotowania eventu, po każdej ze stron. Prześledź więc poszczególne etapy organizacji wydarzenia i poznaj zasady, dzięki którym jego realizacja będą przebiegać sprawnie.
1. Pomysł
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Czy masz już konkretny plan eventu i szukasz miejsca do jego przeprowadzenia czy też jesteś dopiero na etapie „chciałbym zorganizować event, nie mam jeszcze konkretnego pomysłu, ale już poszukam obiektu”? Odpowiedź na to pytanie – a przede wszystkim jasne poinformowanie o niej drugiej strony – pomoże przedstawicielowi obiektu przygotować ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb i w takim terminie, w jakim jej potrzebujesz.
Wskazówka
Jeśli jesteś brand managerem odpowiedzialnym za organizację, pamiętaj, żeby powiadomić drugą stronę o tym, na jakim etapie planowania jesteś. Gdy dopiero zbierasz pomysły i zależy Ci na ogólnych danych, poinformuj o tym. Kluczowe informacje przedstawiciel obiektu przekaże Ci wówczas w rozmowie telefonicznej lub w krótkim e-mailu, a nie dopiero po tygodniu.
2. Plan
Jeśli z etapu pomysłu przeszedłeś już do kolejnego kroku, czyli tworzenia zarysu eventu, opracuj szczegółowe i bardziej złożone pytania – np. o to, czy Twój pomysł na wydarzenie jest możliwy do zrealizowania w danym obiekcie, jakie są dokładne koszty organizacji imprezy – i nie oczekuj przygotowania oferty na jutro. Co powinno zawierać zapytanie do obiektu, żeby współpraca przebiegła sprawnie, dowiesz się poniżej.
3. Pozyskanie szczegółowych informacji
Jeśli chcesz zorganizować wydarzenie w konkretnym miejscu w zaplanowanej przez siebie formule, np. hybrydowej, powinieneś zwrócić się do obiektu eventowego z prośbą o możliwość dokładnego jego poznania, żeby sprawdzić możliwości aranżacji. Już teraz musisz wiedzieć, czy uda Ci się w jednej przestrzeni połączyć elementy spotkania stacjonarnego z zapleczem technicznym koniecznym w formule online.
4. Proces podejmowania decyzji
Po otrzymaniu oferty informuj w miarę na bieżąco przedstawiciela obiektu o tym, na jakim jesteś etapie w kontekście podejmowania decyzji o wyborze miejsca. Niezwykle istotne dla dobrej komunikacji jest również powiadomienie drugiej strony o tym, do ilu ośrodków wysłałeś zapytanie. Jeśli z jakichś powodów decyzja przesuwa się w czasie, również o tym powiedz. Bieżący kontakt to podstawa udanej współpracy.
Wskazówka
Gdy już zdecydujesz się na konkretny obiekt, poinformuj o tym przedstawicieli tych miejsc, których nie wybrałeś. Jeśli to możliwe, wskaż czynniki, które miały wpływ na Twój wybór. Dzięki jasnemu komunikatowi może następnym razem otrzymasz od tych obiektów ofertę, na jakiej Ci zależało.
5. Umowa
Idealna współpraca to również niekwestionowanie przez obie strony warunków ujętych w umowie. Niedopuszczalna jest – i to nie tylko między brand managerem a przedstawicielem obiektu eventowego – jakakolwiek niekonsultowana zmiana. Powoduje to utratę zaufania jednej ze stron, a tym samym nie buduje dobrych relacji. Jeśli więc jako brand manager będziesz po akceptacji planu działań ingerował w ich zakres, musisz się liczyć z tym, że obiekt może zerwać z Tobą współpracę. Każdą zmianę konsultuj i wprowadzaj razem z jego przedstawicielem.
6. Scenariusz imprezy i dokładny harmonogram
Zadbanie o wszystkie formalności jest ważne, ponieważ zabezpiecza obie strony na wypadek pojawienia się różnych, mniej lub bardziej nieprzewidywalnych, sytuacji. Dograj więc każdy najmniejszy szczegół, żeby uniknąć nerwów i niespodzianek podczas samego wydarzenia. Jeśli instrukcja dotycząca eventu – zwłaszcza w formule hybrydowej, w której wiele elementów wymaga dopilnowania w czasie realizacji – będzie dobrze przygotowana i ustalenia zostaną przekazane wszystkim zainteresowanym działom w obiekcie, nie powinno być potem problemów.
Wskazówka
Doświadczony organizator eventów po stronie obiektu uwzględni ważne dla Ciebie elementy, lecz również w razie potrzeby będzie asertywny i powie Ci, że czegoś się zrobić nie da. Zaufaj mu, czasami rzeczywiście tak jest. Nie zawsze w szybkim czasie da się np. przemeblować pokój hotelowy i nie zawsze jest to zgodne z zasadami bezpieczeństwa. Nie zawsze w ostatniej chwili można przearanżować salę, w której odbędzie się zarówno event stacjonarny, jak i jego transmisja online.
7. Event
Traktuj menedżera obiektu jak partnera, a nie jedynie podwykonawcę, który zrealizuje wydarzenie według Twoich wytycznych. Na czym powinna polegać partnerska współpraca już podczas samego eventu? Przede wszystkim musi się opierać na zaufaniu.
Wskazówka
Jeśli już zdecydowałeś się powierzyć komuś zrealizowanie Twojego planu, daj mu szansę to zrobić. Nic tak źle nie wpływa na współpracę – i na samą atmosferę podczas eventu – jak klient chodzący krok w krok za menedżerem obiektu i sprawdzający każdy szczegół. Oczywiście nie oznacza to, że jeśli coś wymaga natychmiastowej poprawy, nie powinieneś zwrócić na to uwagi. Jeśli jednak może to poczekać, czyli nie ma aż tak dużego wpływu na przebieg wydarzenia, najlepszym rozwiązaniem będzie przygotowanie merytorycznej listy niedociągnięć i przekazanie ich menedżerowi po evencie.
8. Po evencie
Wydawać by się mogło, że to punkt niewymagający uwzględnienia. A jednak. Idealna relacja brand manager – przedstawiciel obiektu eventowego powinna zakończyć się wzajemnym podziękowaniem za wspólne działanie. Kiedy będziesz traktował drugą stronę jak partnera, a nie jedynie podwykonawcę, masz szansę na naprawdę dobrą i efektywną dalszą współpracę.
