Jak z głową krok po kroku zorganizować pierwszą konferencję online

COVID-19 sprawił, że tysiące firm musiały znaleźć alternatywny sposób na utrzymanie sprzedaży i przychodów. Jednym z rozwiązań stały się konferencje online. Pozwalają one budować ekspercki wizerunek marki i czerpać z tego realne profity praktycznie w każdej branży. Zamiast sponsorować wydarzenia czy brać udział w targach, możesz spróbować zorganizować własny event.

Konferencja online wiąże się z wieloma korzyściami dla jej organizatora. Dzięki niej zbudujesz wizerunek eksperta, zdobędziesz leady, poszerzysz bazę kontaktów i – jeśli wydarzenie będzie płatne – wygenerujesz zysk finansowy.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

B2C i B2B. Najważniejszy jest pomysł

Konferencję online można zaprojektować w każdej firmie – niezależnie od jej wielkości, branży czy sektora (B2C lub B2B). Wydarzenie powinno dotyczyć tematu, którym się zajmujesz i który żywo interesuje Twoich odbiorców.

• Jeśli oferujesz doradztwo finansowe, stwórz konferencję np. o typach kredytów.
• Jeśli prowadzisz salon kosmetyczny, zrób wydarzenie o makijażu codziennym i wieczorowym.
• Księgarnia może zorganizować event online dla czytelników np. o typach bohaterów w powieściach albo o rosnącej popularności danego gatunku.
• Sprzedawca nasion może przeprowadzić szkolenie online o sposobach nawożenia wybranych roślin w konkretnym sezonie.

Chodzi o coś, co dotyczy grupy Twoich odbiorców, coś, na czym się znasz, i coś, co może im pomóc albo po prostu ich zainteresować. Stwórz strategię, znajdź prelegentów, którzy wystąpią podczas wydarzenia, i do dzieła!

Organizacja krok po kroku

Dobre przygotowanie konferencji zajmuje minimum sześć–osiem tygodni. Pierwszy krok to opracowanie strategii wydarzenia. Odpowiedz sobie na następujące pytania:

• Co chcę osiągnąć? (Zwiększyć bazę e-mailingową do prowadzenia newslettera, zdobyć namiary na ludzi z branży, sprzedać produkt podczas wykładu, zyskać rozgłos w mediach branżowych, zacząć serię konferencji, zwiększyć świadomość określonego problemu itd.).
• Do kogo chcę trafić? (Do osób początkujących, specjalistów chcących zdobyć aktualną wiedzę lub poszerzyć dotychczasową, osób szukających rozrywki, grupy docelowej nowego produktu z oferty, członków grup na Facebooku albo bazy kontaktów na LinkedInie).
• Jakiego głównego tematu ma dotyczyć konferencja?
• Jakie osoby będą odpowiednimi prelegentami?

WSKAZÓWKA
W odpowiedzi na pytanie o tematykę pomóc Ci mogą Twoi odbiorcy. Zapytaj w mediach społecznościowych o kwestie, które ich nurtują, i o to, jaką wiedzę chcieliby zdobyć. Możesz zaproponować kilka tematów i poprosić o ocenę, który będzie najlepszy. Użyj newslettera, a może nawet stwórz poradnik i udostępnij go w zamian za wypełnienie krótkiej ankiety dotyczącej interesującego tematu wydarzenia. Możesz też przejrzeć grupy tematyczne na Facebooku czy fora internetowe.

Czas na prelegentów

Gdy masz już temat, czas na prelegentów. Pierwszym krokiem w procesie ich poszukiwania jest przejrzenie zasobów własnej firmy. Może ktoś wewnątrz organizacji czuje się na siłach i ma odpowiednie kwalifikacje, żeby poprowadzić wykład? Drugi trop to znane Ci osoby z branży. A jeśli nie przychodzi Ci do głowy nikt odpowiedni, popytaj, przejrzyj LinkedIna, sprawdź profile, które obserwuje dużo osób. Tacy prelegenci przyniosą Ci duże zasięgi.

WSKAZÓWKA
Sprawdź, czy potencjalny prelegent ma doświadczenie w prowadzeniu szkoleń lub prezentacji. Poszukaj jego wystąpień na YouTubie, Vimeo czy w kanałach własnych. Dzięki temu zyskasz pewność, że na konferencji nie zje go trema, a wykład będzie ciekawy i przeprowadzony w klimacie, który sobie zaplanowałeś.

Do zapoznania prelegenta ze wszystkim, co powinien wiedzieć, przyda się przygotowany wcześniej plik PDF wysyłany razem z e-mailem informującym o wydarzeniu i zapraszającym do wzięcia udziału.

WSKAZÓWKA
W wiadomości do prelegenta powinny się znaleźć:

• informacje o korzyściach z wystąpienia (bazaleadów, kontakty, możliwość sprzedaży na żywo swoich produktów podczas wykładu itd.),
• plan wydarzenia (termin i tematyka).

Możesz się pochwalić własnymi statystykami i zasięgami oraz poinformować, czego dokładnie będziesz potrzebował (długość wykładu, proponowany temat, przygotowanie prezentacji itd.). Już na tym etapie warto się porozumieć w kwestii umowy i rozliczenia udziału w konferencji, a także ustalić kwestię późniejszej sprzedaży czy udostępniania nagrań.

Kiedy prelegent wyrazi zgodę, wyślij do niego brief z pytaniami o tematykę wystąpienia i jego konspekt. Poproś także o krótki biogram i zdjęcie. W celu ułatwienia sobie zapanowania nad wszystkim stwórz dokument w Excelu i zapisuj w nim wszystkie informacje.

Zadbaj o promocję wydarzenia przez prelegentów. Przygotuj dla nich jednakowe i obrandowane grafiki do publikacji w mediach społecznościowych. Grafiki powinny zawierać logo konferencji, temat poruszany przez prelegenta, jego zdjęcie, datę wydarzenia i adres strony WWW, na której można się zapisać.

Przygotuj dla prelegentów także instrukcję, co mają zrobić – opublikować post lub story w swoich kanałach społecznościowych, przypomnieć o swoim wystąpieniu kilka dni przed konferencją itd. Poproś ich także o nagranie wspólnych zapowiedzi z Tobą – krótkich filmików, zajawek na temat danej prezentacji.

WSKAZÓWKA
Podczas organizowania konferencji warto stworzyć nakładki na zdjęcia profilowe. Dzięki nim każdy z mówców może pokazać, że będzie na wydarzeniu, tak samo jak uczestnicy. Pozwoli to dotrzeć do osób obserwujących prelegentów oraz do znajomych tych, którzy się zapisali.

Cena biletów

Wszystko zależy od Twojej strategii i tego, jaki cel ma konferencja – jeśli chcesz zebrać dużą liczbę adresów e-mailowych do późniejszego oferowania produktów, cena udziału w konferencji nie musi być wysoka. Jeśli natomiast zamierzasz przekazać solidną, praktyczną wiedzę, a Twoi prelegenci dadzą rozwiązania dla zaawansowanych osób w branży, bilety powinny być już droższe. Bo i grupa docelowa się wtedy zmniejszy – z „przypadkowej zbieraniny” zmieni się w wyselekcjonowane, wręcz elitarne towarzystwo.

WSKAZÓWKA
Jeżeli prelegenci mocno opierają się na przykładach i prezentują praktyczne podejście do tematu, ich wykłady będą niejako konsultacjami. Gdy znasz średnią cenę konsultacji prelegentów, możesz pomnożyć ją przez ich liczbę i odjąć stosowną kwotę za „pakiet” takich spotkań.

Komunikacja z uczestnikami

Zanim zaczniesz sprzedaż, zaprojektuj zestaw e-maili wysyłanych do osób, które się zapiszą:

• podziękowanie za rejestrację,
• przypomnienie o konferencji dzień przed (wraz z linkiem dostępu),
• przypomnienie o konferencji pół godziny przed jej rozpoczęciem,
• teasery – dawka wiedzy od prelegentów przed konferencją,
• podsumowanie konferencji – materiały od prelegentów, podziękowanie za udział, prośba o zostawienie opinii i wypełnienie ankiety,
• propozycja kupna nagrań z konferencji.

WSKAZÓWKA
Nieużywane przez długi czas narzędzie e-mailingowe przy nagłej wysyłce może spowodować, że wiadomości trafią do spamu. Dlatego korzystaj z niego już wcześniej, np. przy wysyłce newslettera.

Przygotuj się także na najczęściej zadawane pytania (co robić, kiedy coś nie działa, z kim się skontaktować, gdzie można obejrzeć konferencję, kiedy dostępne będą nagrania dla osób, które kupiły do nich dostęp itd.) i napisz na nie odpowiedzi. Umieść je w sekcji FAQ na stronie internetowej i wyślij w e-mailach z potwierdzeniem zapisu czy linkiem do konferencji.

Promocja wydarzenia

To jeden z najważniejszych elementów strategii. Kilka działań reklamowych wymieniłem już wcześniej. Zaliczają się do nich promocja konferencji przez wszystkich prelegentów (grafiki) czy nakładki na zdjęcia profilowe dla mówców oraz uczestników. Więcej przykładowych działań, które pozwolą Ci zwiększyć zasięg Twojej konferencji, znajdziesz w ramce poniżej.

Kreatywne zaangażowanie uczestników

Podczas konferencji albo po jej zakończeniu daj publiczności możliwość głosowania, który wykład podobał jej się najbardziej. Prelegent – zwycięzca może bezpłatnie poprowadzić warsztat następnego dnia albo dać zniżkę na swoje materiały. Pozwoli to zwiększyć zaangażowanie uczestników, a tym samym zachęcić ich do udziału w kolejnej edycji wydarzenia.

Co może pójść nie tak?

Pamiętaj, że podczas wydarzenia, jak to zwykle bywa, mimo najlepszego przygotowania zawsze coś może pójść nie tak, np. mogą wystąpić problemy techniczne. Na koniec garść wskazówek, które pomogą Ci uniknąć wpadki. Więcej porad znajdziesz na stronie: www.balango.pl/konferencja-online.