Event marketing jest narzędziem, które służy do osiągania celów firmy za pomocą wydarzeń. To pojęcie wprost kojarzy się z organizacją różnego rodzaju imprez. Jednak możliwości, które daje, są znacznie szersze. Event marketing wpływa na promocję firmy, produktów, usług i idei. Jest także sposobem na budowanie trwałych relacji z konsumentami i wzbudzanie w nich pozytywnych emocji względem marki. Wszystko to pod warunkiem, że organizacja eventu przebiega we właściwy sposób.
Z tego artykułu dowiesz się:
- w jaki sposób przeprowadzić event atrakcyjny dla odbiorców,
- co jest niezbędne do przygotowania niezapomnianego wydarzenia,
- w jaki sposób wypromować swój event.
Event wymaga od menedżera umiejętności zgrania wielu elementów, często w bardzo krótkim czasie. W trakcie organizowania wydarzenia trzeba zaplanować, skoordynować i przeprowadzić wiele różnych działań, zapanować nad licznymi podwykonawcami, zadbać o aspekty techniczne, komunikacyjne, logistyczne… I o niczym nie można zapomnieć! Jak zatem zorganizować atrakcyjny i skuteczny event?
Krok 1. Zdefiniuj cel eventu
Cel eventu decyduje o jego formacie i scenariuszu. Zupełnie inne wydarzenia będą służyć do osiągnięcia takich celów, jak integracja zespołu, wzmocnienie motywacji pracowników czy lepsza komunikacja, a inne będą sposobem na promowanie marki, nawiązanie relacji z klientami czy też edukację w zakresie produktów i usług. Od celu eventu zależy to, czy będzie on miał formę konferencji dla dużego grona odbiorców, czy też będzie małym spotkaniem dla wyselekcjonowanej grupy.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Krok 2. Określ grupę odbiorców
Aby osiągnąć cel, trzeba precyzyjnie określić grupę odbiorców wydarzenia. Trzeba zrozumieć, jakie są potrzeby odbiorców, ich oczekiwania co do wydarzenia czy też jakie atrakcje będą w stanie odpowiednio ich zmotywować podczas eventu. Od grupy odbiorców zależą więc scenariusz imprezy, wybór gości specjalnych, wydarzenia towarzyszące czy nawet rodzaj cateringu.
Krok 3. Określ budżet eventu
To trzeci z najważniejszych aspektów, które silnie wpływają na organizację eventu. Od jego wysokości zależy rozmach eventu – np. menu, materiały dla uczestników, wydarzenia dodatkowe, chociażby koncert. Jednak pamiętaj, że nawet z niewielkim budżetem jesteś w stanie przeprowadzić atrakcyjne wydarzenie, jeśli zrozumiesz, jakim celom – firmy i uczestników – ma ono służyć.
Krok 4. Wybierz termin
W podejmowaniu decyzji o dacie eventu należy wziąć pod uwagę tematykę i grupę odbiorców. Ważne jest, aby się zorientować, czy w tym samym czasie nie ma wydarzeń, które mogą odciągnąć uwagę od organizowanego przez Ciebie spotkania. Termin może również wpływać na koszty. Data poza sezonem branżowych spotkań, przypadających na miesiące między marcem a czerwcem oraz wrześniem a listopadem, może się wiązać z obniżeniem kosztów organizacji eventu.
Krok 5. Wybierz miejsce
Miejsce eventu powinno odpowiadać jego charakterowi, pasować do grupy docelowej i umożliwiać realizację zaplanowanego scenariusza. Dobrze, aby było niebanalne i dawało swobodę aranżacji spotkania.
Krok 6. Zbuduj atrakcyjny program i zaproś ciekawą osobę
Tematyka eventu i program są niezwykle ważne. To one decydują, czy odbiorcy wydarzenia będą chcieli je wpisać w swój kalendarz. Istotne jest, aby program wyróżniał się spośród innych spotkań o podobnej tematyce. Można to osiągnąć np. dzięki obecności znanej i cenionej osoby – autorytetu odbiorców eventu.
Pobierz bezpłatnie dodatek „Przewodnik po nowoczesnych eventach 2018” [16 MB, PDF]
Krok 7. Stwórz landing page eventu
Podczas organizacji otwartych, masowych eventów koniecznie trzeba zadbać o landing page lub wydarzenie w social media (coraz częściej stosowane). Powinny się tam znaleźć najważniejsze informacje: program eventu, informacje o prelegentach, formularz rejestracyjny, informacje o opłatach itp. Zadbaj o to, aby landing page był atrakcyjny wizualnie, a przede wszystkim intuicyjny. Tak, aby żaden zainteresowany wydarzeniem nie opuścił go bez informacji, po które na niego zajrzał.
Krok 8. Poinformuj uczestników e-mailem lub pocztą o wydarzeniu
Zaproszenie w formie elektronicznej czy klasyczne zaproszenie drukowane? To również zależy od charakteru eventu i grupy odbiorców. Ważne jest, aby zaproszenia zostały wysłane w odpowiednim czasie. O momencie wysyłki decyduje przede wszystkim to, czy udział w evencie jest płatny, czy też jest to zaproszenie bezpłatne. Podjęcie decyzji o wzięciu udziału w płatnym wydarzeniu wymaga znacznie więcej czasu.
Krok 9. Zbuduj prestiż wydarzenia i zadbaj o jego promocję
Ważne jest, aby jak największa liczba odbiorców wydarzenia mogła się o nim dowiedzieć. Rodzaj działań promocyjnych zależy od tego, do kogo chcesz dotrzeć. Media tradycyjne, internet, serwisy informujące o różnych eventach to główne kanały dotarcia do świadomości odbiorców. W wypadku niektórych wydarzeń warto pozyskać patronów medialnych. W promocji dobrze jest wykorzystywać także różne narzędzia: materiały contentowe (np. artykuły prelegentów), filmiki (np. wywiady
z prelegentami), konkursy dla uczestników itp.
Krok 10. Przygotuj materiały dla uczestników i dziennikarzy
Program wydarzenia, atrakcje, sylwetki prelegentów – to podstawowe informacje, które powinien otrzymać każdy uczestnik. W zależności od celu eventu warto również przygotować materiały dodatkowe, np. raport branżowy, specjalny przewodnik itp. Przedstawiciele mediów powinni otrzymać gotowe treści do publikacji.
Krok 11. Zadbaj o każdy szczegół przebiegu wydarzenia
Aranżacja scenograficzna, ustawienie sali, nagłośnienie, catering, obsługa techniczna, rejestracja gości – wszystko musi być zaplanowane i dopięte na ostatni guzik. Powinieneś być jednak elastyczny i gotowy w każdej chwili do reakcji na sytuacje kryzysowe.
Krok 12. Zeskaluj wydarzenie
Warto wykorzystać event do stworzenia contentu. Ciekawy content zwielokrotnia dotarcie w digitalu. Event, aby mógł zostać zauważony, musi istnieć w mediach społecznościowych. Dobrze, aby był bezpośrednio transmitowany w sieci. Przed eventem można budować zaangażowanie m.in. przez: webcasty, podcasty, webinary. Podczas eventu można zwiększyć zasięg za pomocą live streamingu, po evencie zaś warto utrzymać kontakt z uczestnikami dzięki relacji wideo.
Pamiętaj, że aby przygotować i zorganizować udany event, potrzebujesz przede wszystkim wyobraźni, umiejętności szczegółowego planowania, przewidywania nieprzewidzianych sytuacji, systematycznego działania i dużo cierpliwości!
Powodzenia!
