Jeżeli uważasz, że content marketing to dobry pomysł dla Twojej firmy, potrzebujesz narzędzia, które ułatwi zapanowanie nad całym procesem. Takim narzędziem jest kalendarz treści. Z artykułu dowiesz się, dlaczego warto go stosować, jak go stworzyć oraz jak z niego korzystać, aby zapewnić odpowiednią jakość i ilość treści w odpowiednich kanałach.
K
Kalendarz treści
Dlaczego potrzebujesz kalendarza treści?
Content Marketing, kiedy o nim czytamy wygląda jak rozwiązanie wszystkich problemów współczesnego marketera B2B. W zasadzie nikt nie dyskutuje ze skutecznością tej metody. Problemy zaczynają się, kiedy próbujesz ją wdrożyć.
Szybko zorientujesz się, że tworzenie treści o odpowiedniej jakości, w odpowiedniej ilości oraz odpowiednich kanałach to spore wyzwanie.
Zespoły, które zajmują się content marketingiem szybko orientują się, że powoli przeobrażają się w zespoły wydawnicze. W wielu organizacjach do działów marketingu zatrudnia się osoby z doświadczeniem wydawniczym, bo ich warsztat bardzo się przydaje jeżeli stosujesz w praktyce content marketing.
Jednym z elementów tego warsztatu jest umiejętność planowania całego procesu tworzenia treści. Niezbędnym elementem tego procesu jest kalendarz treści, czyli dokument, aplikacja lub nawet kartka papieru, na której naniesione są najważniejsze informacje o stanie przygotowania zaplanowanych treści – data ich publikacji, osoby odpowiedzialne itp.
Co daje kalendarz treści?
Odpowiednio zaprojektowany i stosowany kalendarz treści ułatwia pracę marketerów, ale też dyscyplinuje ich oraz umożliwia bieżącą ocenę ich pracy, ponieważ:
- organizuje proces pracy nad treściami i umożliwia ocenę postępów,
- daje jasny ogląd czy terminy oddania nie są zagrożone,
- umożliwia dyskusję i współpracę zespołu na bazie jednego wspólnego zestawu informacji,
- pomaga określić tematy z dużym wyprzedzeniem,
- pomaga sprawdzić, czy nasze treści pokrywają się ze strategią firmy, grupami docelowymi oraz czy są dopasowane do stosowanych kanałów komunikacji,
- umożliwiają zaplanowanie nie tylko treści podstawowych (artykuł, prezentacja itp.), ale też pomocniczych i promocyjnych (tweety, posty w mediach społecznościowych).
Z czego składa się kalendarz treści?
Dobry kalendarz treści powinien umożliwiać pracę nad materiałami od pierwszego pomysłu aż do etapu oceny. Dzięki temu można śledzić na bieżąco poszczególne etapy tworzenia treści, a potem efekty jej publikacji.
W internecie znajdziesz wiele przydatnych szablonów, które umożliwią Ci zrobienie pierwszych kroków, ja proponuję aby w kalendarzu znalazły się takie informacje:
Jak poprawić efektywność biznesu bez dużych inwestycji
Czy automatyzacja jest dla każdego w e-commerce? A może to domena tylko dużych firm z odpowiednimi zasobami finansowymi? Przez długi czas, zwłaszcza w małych sklepach internetowych, powszechna była opinia, że są to narzędzia drogie i z tego powodu – również trudno dostępne. To jednak mit. Weź udział w szkoleniu i dowiedz się, w jakich procesach możesz skorzystać z dobrodziejstw automatyzacji oraz sztucznej inteligencji w swoim e-commerce.
- Temat
- Persona
- Format
- Autor
- Data ukończenia
- Data akceptacji
- Data publikacji
- Treści promocyjne
- Ocena: Zasięg
- Ocena: Konwersja
- Ocena: Linkowanie
Mimo, że może się to wydawać zbytnim formalizmem, wypełnienie tych pól w kalendarzu sprawia, że idea zmienia się w projekt, tzn. ma właściciela – autora, datę ukończenia i kryteria oceny. Wiadomo też, że treść będzie skierowana do konkretnej grupy lub tzw. „Buyer persona”.
Kalendarz według tego wzoru uwzględnia też zaplanowanie treści promujących materiał z odpowiednim wyprzedzeniem. Każdy kto tworzył treści marketingowe wie, że ich promocję w sieciach społecznościowych zostawia się często na ostatnią chwilę, przez co efekty nie są zadowalające.
Zaplanowanie mechanizmów promocji zanim zakończy się tworzyć treść umożliwia takie przygotowanie materiału, aby wyciągnięcie np. odpowiednich cytatów na Twittera było prostsze i szybsze, bo sam autor może je odpowiednio oznaczyć. Zrobi to, jeżeli już na etapie tworzenia będzie myślał o odpowiedniej promocji treści.
Jeżeli chcesz poznać najbardziej popularne szablony kalendarzy treści, polecam blog firmy Curata tworzącej narzędzia zarządzania treściami. Znajdziesz tam wyczerpujące zestawienie tego typu materiałów.
Z jakich narzędzi warto korzystać?
Na rynku jest wiele narzędzi, które ułatwiają stworzenie własnego kalendarza treści.
Sam testowałem kilkanaście i ciągle jeszcze nie potrafię wybrać tego idealnego. Dlatego postanowiłem podzielić je według kryterium wielkości organizacji.
1. Indywidualna działalność – np. bloger
- Kalendarz internetowy
W tego typu przypadkach liczy się prostota i cena, dlatego dość dobrze w tej roli sprawdzają się zwykłe kalendarze internetowe. Ich zaletą jest to, że są darmowe, dostępne z każdego miejsca i chyba każdy umie się nimi posługiwać.
Wadą jest to, że narzucają perspektywę daty – zazwyczaj daty publikacji i ciężko je zmusić aby pokazywały cały proces – kilka etapów tworzenia. Rozsądnym rozwiązaniem jest więc tworzenie wydarzeń w kalendarzu dla każdego etapu pracy. Np. szkic artykułu – 20.05, Brudnopis – 22.05, korekta 23.05, publikacja 25.05, post na FB 25.05 itp.
2. Mały zespół
- Udostępniony kalendarz internetowy z przydziałem zadań – np. Kalendarz w Office 365 lub Google Apps umożliwia przypisanie zadania do członka zespołu. W ten sposób wiadomo przynajmniej kto za co odpowiada. Ciągle jeszcze nie ma tu kontekstu tzn. widoku wszystkich etapów pracy nad projektem.
- Tablice zadań i projektów – Trello, MeisterTask. Tego typu narzędzia pozwalają zarządzać niewielkimi projektami w bardzo prosty i wizualnie atrakcyjny sposób. Nawiązując do metody KANBAN umożliwiają zapisanie etapów pracy na osobnych kartach, z których każda przyporządkowana jest do kolumny właściwej dla etapu pracy. Poniższy przykład pokazuje zastosowanie Trello jako kalendarza treści, w którym zdefiniowane zostały kolejne etapy: Ideas, Research, Writing, Editing etc. Kolejną zaletą tego typu narzędzi jest to, że posiadają też klasyczny widok kalendarza, który dodatkowo można zintegrować z własnym elektronicznym kalendarzem. Dzięki temu każde przypisane Ci zadanie pojawi się od razu w Twoim kalendarzu.
Ja osobiście używam narzędzia MeisterTask, ponieważ jest świetnie zintegrowane z moim ulubionym narzędziem do tworzenia map myśli – MindMeister. Ponieważ większość artykułów opracowuję w formie MindMapy, MeisterTask, który interfejsowo bardzo przypomina Trello ułatwia mi przeniesienie pomysłów z MindMapy na zestaw zadań, czyli mały projekt wydawniczy.
3. Duży zespół
W tym przypadku procesy tworzenia, a szczególnie akceptacji treści mogą być bardzo skomplikowane. Często treści tworzone są w jednym języku a następnie tłumaczone na wiele innych. Narzędzia do zarządzania treścią są zintegrowane np. z narzędziami SEO, Marketing Automation itp. Dość dobrą opinią cieszy się Compendium firmy Oracle. Posiada wiele funkcji przydatnych w dużych organizacjach oraz dobrze integruje się z kalendarzami firmowymi i marketing automation. Compendium nie zarządza działaniami social media, dlatego trzeba je zintegrować z narzędziami takimi jak Buffer lub inny manager social media.
Ze względu na wymagania dużych organizacji, czasem tworzy się dedykowane rozwiązania. Spotkałem się z takimi projektami opartymi o platformę SharePoint – dość popularną w korporacjach. SharePoint nawet bez większego dopasowania dobrze sprawdza się w zarządzaniu treściami – posiada kalendarz, repozytoria dokumentów, procesy – tzw. workflows i bardzo dobrze integruje się z pakietem Office, który króluje w dużych organizacjach. Korzystając z fachowego wsparcia można na tej platformie zaprojektować dowolnie skomplikowany proces zarządzania treściami. W tej chwili SharePoint dostępny jest również modelu chmury dlatego stał się dostępny cenowo również dla mniejszych organizacji.
Oczywiście opisałem tylko kilka pomysłów i narzędzi tworzenia kalendarzy treści. Najważniejsze jest nie tyle samo narzędzie, ile odpowiednio zaprojektowany i egzekwowany proces. Sam kalendarz to tylko narzędzie. Warto zadbać, aby było dopasowane do potrzeb i specyfiki Twojej organizacji.
Na początku zacznij od prostych narzędzi, pilnuj procesu i obserwuj, czy się sprawdza. Wykorzystaj to, co już masz w organizacji – wspólne kalendarze, platformy współpracy, intranet – być może dadzą się szybko zaadaptować.
Nawet jeżeli nie lubisz kalendarzy i uważasz, że zabijają proces twórczy, spróbuj przez miesiąc stosować najprostszy model kalendarza, z pewnością zauważysz mniej nerwowości i więcej czasu na pracę twórczą, bo unikniesz wielu stresujących sytuacji, których rozwiązanie zabiera Twój cenny czas.
