Dynamika. Zmiana. Czas. Praca z mediami rządzi się własnymi prawami, dlatego zadaniem PR-owca jest dotrzymywanie kroku dziennikarzom, a nawet wyprzedzanie ich życzeń i zapytań. Z pomocą przychodzą nowe technologie, które pozwolą przygotować wysokiej jakości materiały prasowe, sprawdzać efektywność media relations, czy lepiej zaplanować działania komunikacyjne w czasie. Wszystko, czego potrzebuje PR-owiec 3.0!
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak zmieniła się praca PR-owca w ciągu ostatnich kilku lat,
- jakie programy/aplikacje pozwolą lepiej zaplanować pracę,
- jak działa nowoczesne biuro prasowe,
- dlaczego tak ważne jest by PR-owiec interesował się nowymi technologiami.
Multiinstrumentalista
Praca specjalistów ds. komunikacji w ciągu ostatnich 10 lat przeszła prawdziwą rewolucję. Oczywiście, w arsenale narzędzi PR-owców wciąż można znaleźć wysyłkę informacji, spotkania prasowe i budowanie relacji z dziennikarzami. Różnica polega na tym, że kiedyś to redakcje były głównymi odbiorcami treści PR, dziś za sprawą rozwoju internetu są to wszyscy interesariusze firmy. To sprawia, że praca osób profesjonalnie zajmujących się komunikacją stała się bardziej wymagająca. PR-owcy pełnią rolę prawdziwych multiinstrumentalistów. Kreatywne pomysły, ciekawe teksty, przyciągające uwagę prezentacje, a do tego jeszcze stale powiększająca się lista wymaganych kompetencji. Brzmi tak idealnie, aż wydaje się nierealne? Na szczęście powszechnie dostępne są programy i aplikacje, które w znaczny sposób ułatwią życie niejednemu PR-owcowi.
Efektywna praca
Codziennymi obowiązkami możemy bez większego problemu zarządzać za pomocą dobrego programu pocztowego, kalendarza lub po prostu pliku Excela. Są jednak znacznie lepsze (i przyjemniejsze!) sposoby na organizację działań. Wunderlist to prosta w obsłudze aplikacja, w której możemy tworzyć dowolną liczbę list „rzeczy do zrobienia”. Dzięki niej cały czas możemy być na bieżąco ze wszystkimi zadaniami, a Wunderlist przypomni nam o zbliżającym się deadlinie. Aplikację możemy wgrać na komputerze, tablecie czy smartfonie, a wszelkie wprowadzone przez nas zmiany będą automatycznie aktualizowane w chmurze. Dobrą opcją jest również współdzielenie listy z innymi osobami, w ten sposób możemy kontrolować postępy pracy innych członków zespołu PR.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
O ważnym spotkaniu z klientem, czy dostarczeniu materiałów do redakcji na pewno nie zapomnimy również dzięki aplikacji Evernote. Program służy jednak przede wszystkim do tworzenia różnych rodzajów notatek. Może okazać się przydatny przy zadaniach kreatywnych, gdy szukamy pomysłów, które często wpadają do głowy w najmniej oczekiwanym momencie. Wtedy wystarczy tylko wyciągnąć smartfona, przy użyciu aplikacji napisać krótki tekst, zrobić zdjęcie artykułu, nagrać wypowiedź albo dodać grafikę i przypisy do wgranej treści. Podobnie jak Wunderlist także Evernote działa w chmurze, więc wszystkie notki zawsze są pod ręką.
Wizualne przyciągnie
Blisko, bliżej, jeszcze bliżej… tak w skrócie można opisać działanie popularnego programu do tworzenia prezentacji Prezi. Choć od jego powstania minęło dobrych kilka lat, a zamienników do tworzenia multimedialnych prezentacji nie brakuje, to jednak Prezi jest tylko jedno. Podstawowa wersja programu dostępna jest bezpłatnie na platformie internetowej. Prezentację możemy stworzyć, opierając się na gotowych szablonach lub przygotować ją od zera. Program pozwala na dodawanie tekstów, zdjęć i filmów, a następnie ich prostą animację (ścieżkę), która – przygotowana ze starannością – na ekranie rzutnika wygląda imponująco. Szczególnie dla kogoś, kto widzi Prezi po raz pierwszy. Przygotowane prezentacje są dostępne publiczne, a gdy zdecydujemy się wykupić abonament, będzie można je ukryć, tak, aby były widoczne wyłącznie dla osób (klientów), którym wyślemy link.
Do przygotowywania prezentacji, ale i materiałów prasowych przyda się również konto w serwisie Visual.ly. Za jego pomocą możemy stworzyć własne infografiki, które w atrakcyjny sposób zaprezentują zebrane przez nas dane i to bez skomplikowanego programu graficznego. Taki materiał warto dołączyć do wysyłki prasowej, zamieścić w kanale social media lub zaprezentować klientowi.
Zarządzanie komunikacją
Biuro prasowe nie musi być kolejną nudną zakładką na firmowej stronie z kilkoma ostatnimi aktualizacjami. Możemy stworzyć nowoczesną platformę w czytelnym layoucie, na której zamieścimy zdjęcia, filmy, opisy i treści informacji prasowych – wszystko zawsze pod ręką dziennikarzy. Pomoże w tym serwis Pressium, który oprócz uruchomienia nowoczesnej strony dla mediów, umożliwia również wysyłkę newsów do redakcji, a następnie śledzenie skuteczności e-mailingu (wreszcie dowiemy się kto otworzył naszą wiadomość, a kto tylko tak mówi!). Załączniki graficzne do wiadomości widoczne są w podglądzie, a następnie dziennikarz może je ściągnąć w wysokiej rozdzielczości do druku lub na stronę www. Pressium pozwoli usystematyzować naszą pracę, jednocześnie automatyzując wiele żmudnych czynności. Umożliwia także zarządzanie wieloma kontami różnych marek z poziomu jednego biura, co na pewno oszczędza czas.
Mimo rozwoju wielu wyspecjalizowanych agencji social media, część PR-owców odpowiada również za komunikację w mediach społecznościowych. A to prawdziwe pole bitwy między markami: na liczbę fanów, na komentarze, na udostępnienia. Najpopularniejszy serwis – Facebook nie ułatwia sprawy, wciąż zmieniając algorytm EdgeRank. Część specjalistów pracuje w dużych zespołach komunikacyjnych, obsługując kilka marek, czasami w różnych strefach czasowych. Jak się w tym połapać? Z pomocą przychodzi serwis NapoleonCat. To zaawansowany system do publikacji treści, moderacji oraz analizy efektywności działań w mediach społecznościowych. Pozwala precyzyjnie dopasować content do wybranego profilu (Facebook, Google+, Instagram, Twitter, YouTube) i zaplanować jego publikację w czasie. W module analitycznym możemy zapoznać się z danymi, które zostały zebrane w przyjaznej formie prostych wykresów i tabel.
Jeśli chodzi o samą reklamę na Facebooku, warto wykorzystać narzędzie optymalizujące kampanie reklamowe Catvertiser. Dzięki takim funkcjonalnościom jak: kampanie w modelu CPA, zaawansowana promocja postów czy integracja z Google Analytics, Catvertiser pozwala mierzyć skuteczność reklam, śledzić konwersje i analizować działania reklamowe.
Lekko i szybko
Wbrew pozorom wymiana ciężkich plików (grafik, layoutów, prezentacji, filmów) pomiędzy PR-owcem, a redakcją bądź klientem może być całkowicie bezbolesna. Dla osób, które nie boją się technologii najwygodniejszy będzie serwer FTP, z którym połączymy się za pośrednictwem programu Filezilla. Jego zaletą jest przejrzystość, prostota i łatwość w obsłudze. Po zalogowaniu się, wybrany plik po prostu przeciągamy do właściwego folderu myszką.
Jeśli klient nie posiada FTP-a, możemy zawsze udostępnić mu materiały za pomocą Dropboxa. Po założeniu konta, wgrywamy pliki i przesyłamy wybranej osobie link, z którego będzie mogła pobrać je na własny komputer.
Dla tych zaś, którzy nie chcą zapamiętywać kolejnego loginu i hasła rozwiązaniem jest Wetransfer.com. Wystarczy wpisać adres mailowy nadawcy i adresata, załadować pliki (do 2 GB) i kliknąć przycisk „Transfer”. Po kilku minutach otrzymamy informację o tym, że odpowiedni link został wysłany. Uwaga! Wszystkie materiały należy ściągnąć w ciągu 7 dni, ponieważ potem zostają usunięte.
Z ręką na pulsie
Na rynku pojawiają się kolejne aplikacje, które mają za zadanie ułatwić zarządzanie czasem i obowiązkami. Pełnią funkcję wspierającą i z pewnością nie jeden PR-owiec z przyjemnością będzie wykorzystywał je na co dzień. Życie pędzi, komunikacja staje się coraz bardziej skomplikowana, jednocześnie stale poddawana rygorowi analizy skuteczności. Przy dużej liczbie obowiązków, chcąc sprostać konkurencji walczących o atencję mediów marek, nie pozostaje nam nic innego jak sięgnąć po nowe technologie.
[kreska]
Znasz inne ciekawe aplikacje, które usprawniają pracę PR-owca? Podziel się w komentarzu.
