Współczesna firma, niezależnie od branży, coraz częściej potrzebuje narzędzia do sprawnego zarządzania finansami, które będzie działało online, w chmurze, z możliwością integracji z systemami sprzedażowymi, CRM-em, bankowością i obsługą podatków. Tradycyjne papierowe metody, bądź lokalne programy instalowane na komputerach, coraz częściej okazują się niewystarczające — zwłaszcza w firmach, które rozwijają sprzedaż online, działają na wielu rynkach albo prowadzą relacje z biurem księgowości.
W tym kontekście warto przyjrzeć się bliżej programom do faktur z księgowością online, czyli rozwiązaniach, które łączą funkcje sprzedażowe (wystawianie faktur, kontrola należności etc.) z modułami księgowymi (rejestr kosztów, podatki, pliki JPK, deklaracje).
Dlaczego warto łączyć fakturowanie z księgowością w jednym rozwiązaniu
Z punktu widzenia przedsiębiorcy lub samozatrudnionego kluczowa korzyść z korzystania z programu do faktur z księgowością online to uproszczenie procesów, ograniczenie błędów, automatyzacja i spójność danych. Zamiast korzystać z osobnego programu do faktur i osobnej aplikacji lub biura księgowego, można wybrać jedno narzędzie, które pogodzi oba światy. Oczywiście należy to zrobić świadomie.
Uspójnienie przepływu danych
Kiedy wszystkie kluczowe elementy związane z finansami firmy, takie jak faktury sprzedaży, dokumenty kosztowe, zapisy podatkowe, rozliczenia czy dane magazynowe, trafiają do jednego systemu, przedsiębiorca znacząco ogranicza ryzyko błędów, które często pojawiają się przy ręcznym imporcie i eksporcie danych pomiędzy różnymi aplikacjami. Dzięki temu procesy finansowe stają się bardziej przejrzyste i łatwiejsze do kontrolowania. Zyskuje się również możliwość szybkiego generowania zbiorczych zestawień, takich jak raporty przychodów, kosztów, podatków czy marży, bez konieczności żmudnej konsolidacji danych z wielu źródeł. Istotne jest także to, że w takim systemie można w prosty sposób zarządzać dostępem do informacji – biuro księgowe albo wyznaczony pracownik działu finansowego może otrzymać ograniczony dostęp wyłącznie do modułów księgowych, bez wglądu w obszary sprzedażowe, co pozwala zachować większą kontrolę i poufność.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Automatyzacja i harmonogramy
Jedną z największych korzyści wynikających z wyboru zintegrowanego programu do faktur z księgowością jest możliwość automatycznego księgowania wielu typów dokumentów. Faktury kosztowe, paragony czy inne wydatki mogą być klasyfikowane podatkowo już w momencie ich wprowadzania, co oszczędza czas i eliminuje konieczność ręcznej dekretacji. Dużym udogodnieniem jest również opcja obsługi dokumentów cyklicznych, takich jak abonamenty czy koszty stałe, które system może księgować automatycznie, sugerując odpowiednie kategorie kosztowe. Kolejnym elementem, który znacząco ułatwia prowadzenie firmy, jest generowanie plików JPK czy deklaracji VAT i ich wysyłka bezpośrednio do urzędów, tam gdzie przepisy na to pozwalają. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi już samodzielnie zajmować się żmudnym przerzucaniem plików pomiędzy różnymi systemami.
Wsparcie zgodności z regulacjami
Nowoczesne rozwiązania online ułatwiają również utrzymanie zgodności z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami podatkowymi. Dostawcy oprogramowania zazwyczaj szybko wprowadzają aktualizacje, które odzwierciedlają nowe przepisy dotyczące plików JPK czy obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie śledzić każdej zmiany prawnej i obawiać się, że jego dokumenty będą wystawiane w niezgodny sposób. Warto podkreślić, że systemy te coraz częściej współpracują z bankami i operatorami płatności, co pozwala na automatyczne rozpoznawanie wpływów i przypisywanie ich do odpowiednich faktur. To nie tylko ułatwia kontrolę należności, ale również usprawnia proces rozliczeń podatkowych. Dodatkowym atutem jest bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze, gdzie dostęp do archiwum i pełnej historii jest możliwy w każdej chwili, co okazuje się niezwykle istotne podczas kontroli skarbowych lub audytów.
Efektywność kosztowa i skalowalność
Korzystanie z jednego systemu, który łączy w sobie zarówno fakturowanie, jak i obsługę księgową, jest często rozwiązaniem znacznie bardziej opłacalnym niż kupowanie osobnych narzędzi i płacenie dodatkowo za ich integrację. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca oszczędza zarówno pieniądze, jak i czas potrzebny na utrzymanie kilku różnych aplikacji. Co więcej, dobrze dobrane rozwiązanie online pozwala na naturalne skalowanie działalności – jeśli firma rośnie, zwiększa się liczba dokumentów i użytkowników, system może rosnąć razem z nią, bez konieczności przeprowadzania kosztownej i ryzykownej migracji danych. To z kolei przekłada się na zmniejszenie ryzyka błędów czy opóźnień, które w przypadku finansów bywają szczególnie kosztowne. W praktyce szybciej wysyłane faktury, sprawniej działające przypomnienia czy automatyczne monity oznaczają lepszą płynność finansową i poprawę relacji z klientami.
Wyzwania i kompromisy
Nie można jednak zapominać, że wybór programu do faktur z księgowością nie jest pozbawiony wyzwań. Trzeba mieć świadomość, że moduł księgowy dostępny w takim systemie bywa mniej zaawansowany niż w dedykowanych narzędziach przeznaczonych wyłącznie do obsługi pełnej księgowości. O ile dla mikroprzedsiębiorstw czy małych firm jest to w zupełności wystarczające, o tyle w przypadku przedsiębiorstw prowadzących działalność w kilku spółkach, zarządzających dużymi aktywami czy działających na rynkach zagranicznych może pojawić się moment, kiedy konieczne będzie sięgnięcie po bardziej rozbudowany system klasy ERP. Warto także pamiętać o kwestiach migracji i archiwizacji danych — idealne rozwiązanie powinno zapewniać łatwy eksport historii dokumentów w powszechnie akceptowanych formatach, tak aby w razie zmiany dostawcy możliwe było szybkie przeniesienie danych. Istotnym zagadnieniem jest również zależność od dostawcy oprogramowania: przerwy techniczne, jakość wsparcia klienta czy polityka cenowa w momencie rozwoju firmy mogą mieć duże znaczenie dla stabilności biznesu.
Kluczowe kryteria, na które powinieneś zwrócić uwagę
Kiedy już decydujesz, że chcesz narzędzie typu “fakturowanie + księgowość” (lub przynajmniej z możliwością integracji z modułem księgowym), ważne jest, byś wiedział, na co zwrócić uwagę. Poniżej katalog kryteriów, które warto ocenić — i pytania, które warto zadać dostawcy.
Zakres obsługiwanych dokumentów
Przy wyborze programu do faktur z księgowością niezwykle istotne jest sprawdzenie, jakie rodzaje dokumentów obsługuje dane rozwiązanie. Dobry system powinien umożliwiać wystawianie wszystkich podstawowych rodzajów faktur, w tym faktur VAT, zaliczkowych, korygujących, pro forma, faktur marża czy faktur w walutach obcych. Równie ważna jest możliwość rejestracji dokumentów kosztowych, czyli faktur kosztowych, paragonów oraz dokumentów wewnętrznych, takich jak dowody KP czy KW. Coraz więcej firm oczekuje także, że program pozwoli na obsługę dokumentów cyklicznych, co pozwala zautomatyzować fakturowanie abonamentów i innych powtarzalnych opłat. Należy zwrócić uwagę, czy system umożliwia łatwe wprowadzanie zmian i wystawianie korekt w zgodzie z obowiązującymi przepisami, ponieważ w praktyce biznesowej sytuacje wymagające korekty dokumentu zdarzają się bardzo często.
Interfejs i łatwość obsługi
Nie mniej ważne od samych funkcji jest to, jak wygodnie można z nich korzystać. Program powinien oferować przejrzysty i intuicyjny panel użytkownika, który nie jest przeładowany zbędnymi modułami i nie utrudnia pracy osobom nietechnicznym. Dobrym wyznacznikiem jest możliwość wystawienia faktury w zaledwie kilku kliknięciach, co pozwala znacząco skrócić czas obsługi dokumentów. Warto również zwrócić uwagę, czy program posiada aplikację mobilną lub wersję responsywną dostosowaną do smartfonów, ponieważ coraz częściej przedsiębiorcy potrzebują wystawić fakturę czy sprawdzić status płatności będąc w podróży. Kolejnym aspektem jest obecność samouczków, przewodników i podpowiedzi w systemie, które ułatwiają pierwsze kroki nowym użytkownikom. Istotne jest także wsparcie w procesie wdrożenia – najlepsi dostawcy oferują pomoc przy migracji danych ze starego systemu oraz zapewniają szkolenia dla pracowników, co pozwala szybciej wykorzystać pełen potencjał narzędzia.
Integracje z zewnętrznymi systemami
Współczesne prowadzenie biznesu wymaga, aby program do fakturowania nie był odrębną wyspą, lecz elementem większego ekosystemu narzędzi. Dlatego należy upewnić się, że wybrane rozwiązanie integruje się z bankowością elektroniczną, co pozwala na automatyczne przypisywanie płatności do konkretnych faktur oraz szybki import wyciągów bankowych. Równie istotna jest integracja z systemami CRM, magazynowymi, e-commerce oraz platformami sprzedażowymi, dzięki czemu dokumenty sprzedażowe generowane w sklepie internetowym czy na marketplace od razu pojawiają się w systemie fakturującym. Ważną funkcją jest także współpraca z operatorami płatności online, takimi jak PayU, Przelewy24 czy Stripe, co ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń. Dla bardziej zaawansowanych firm niezwykle przydatne jest otwarte API, które pozwala na stworzenie własnych integracji, na przykład z dedykowanym systemem ERP. Nie można też zapominać o standardach eksportu i importu danych w popularnych formatach, takich jak CSV, XML czy Excel, a także zgodności z wymogami JPK, co umożliwia płynne współdziałanie z biurami rachunkowymi lub innymi programami księgowymi.
Automatyzacja, rekomendacje i inteligencja
Jednym z największych atutów nowoczesnych programów do fakturowania z księgowością są funkcje automatyzacji. System powinien umożliwiać wysyłanie automatycznych przypomnień o płatnościach do klientów za pomocą wiadomości e-mail lub SMS, co zwiększa terminowość regulowania należności. Warto też, aby narzędzie potrafiło samodzielnie kategoryzować wydatki na podstawie zdefiniowanych wcześniej reguł albo uczyło się na podstawie dotychczasowych działań użytkownika. Istotnym udogodnieniem są sugestie dotyczące dekretacji kosztów i podatków, które pozwalają uniknąć błędów i oszczędzić czas. Dla bardziej zaawansowanych użytkowników niezwykle cenną funkcją jest możliwość tworzenia własnych reguł księgowych, które automatyzują proces przypisywania dokumentów do odpowiednich kategorii. Dodatkowym atutem są funkcje analityczne, które pozwalają generować raporty sprzedaży, analizować marże, śledzić kluczowe wskaźniki efektywności i prognozować przepływy finansowe, co daje przedsiębiorcy narzędzie wspierające podejmowanie decyzji strategicznych.
Bezpieczeństwo, backup i dostępność danych
Prowadzenie firmy wiąże się z odpowiedzialnością za dane wrażliwe, dlatego program do faktur z księgowością musi zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa. Oznacza to przede wszystkim szyfrowanie transmisji danych przy użyciu nowoczesnych protokołów SSL lub TLS oraz dodatkową ochronę logowania, na przykład poprzez uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Niezwykle ważne są regularne kopie zapasowe, które pozwalają w razie potrzeby przywrócić dane z wcześniejszych wersji, a także redundancja serwerowa, gwarantująca wysoki poziom dostępności systemu zgodny z deklarowanym SLA. System powinien być zgodny z wymogami RODO i innych regulacji dotyczących ochrony danych, co zapewnia nie tylko bezpieczeństwo, ale również zgodność prawną. Kolejnym istotnym elementem jest możliwość precyzyjnego nadawania ról i uprawnień użytkownikom, tak aby każdy pracownik miał dostęp tylko do tych funkcji i danych, które są mu faktycznie potrzebne.
Aktualizacje prawne i wsparcie techniczne
Świat podatków i przepisów księgowych zmienia się dynamicznie, dlatego program do faktur z księgowością powinien być stale aktualizowany pod kątem obowiązujących regulacji, w tym zmian w plikach JPK czy wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Regularne aktualizacje są konieczne, aby przedsiębiorca miał pewność, że działa zgodnie z prawem. Równie ważne jest dostępne i responsywne wsparcie techniczne. Dobry dostawca powinien oferować możliwość kontaktu zarówno przez czat, jak i telefon czy e-mail, a także udostępniać rozbudowaną dokumentację online, bazę wiedzy oraz forum użytkowników. Kluczowe jest, aby reakcja na zgłoszone problemy była szybka i skuteczna, ponieważ w przypadku finansów każda przerwa w działaniu systemu może prowadzić do realnych strat dla firmy.
Koszty, licencje i skalowalność
Kolejnym kryterium, które ma ogromne znaczenie przy wyborze systemu, są koszty jego użytkowania. Programy oferowane są zazwyczaj w modelu abonamentowym miesięcznym lub rocznym, a także w wersjach progresywnych, w których cena rośnie wraz z liczbą wystawianych dokumentów. Warto zwrócić uwagę, czy dodatkowe funkcje, takie jak moduł magazynowy, zaawansowana analityka czy dostęp do API, nie wiążą się z dodatkowymi opłatami. Dobrą praktyką jest sprawdzenie, czy dostępna jest darmowa wersja testowa lub ograniczony plan próbny, który pozwala sprawdzić system w praktyce. Trzeba także sprawdzić, jak wyglądają koszty przy rosnącej liczbie użytkowników oraz zwiększonym wolumenie dokumentów. Ważnym elementem jest polityka cenowa dostawcy i to, czy umożliwia elastyczne zmiany pakietów wraz z rozwojem firmy, ponieważ skalowalność systemu jest kluczowa dla stabilnego wzrostu.
Możliwość migracji i eksportu danych
Wybierając system, warto od razu myśleć o przyszłości i upewnić się, że w razie potrzeby możliwy będzie łatwy eksport wszystkich danych. Dobry program powinien oferować możliwość wyeksportowania całej historii dokumentów i zapisów księgowych w popularnych formatach, takich jak CSV, XML czy PDF. Równie ważne jest to, czy dostawca wspiera proces migracji z dotychczasowego systemu, ponieważ przedsiębiorca nie zawsze ma kompetencje, aby samodzielnie przenieść dane. Warto też sprawdzić, czy wybrana platforma daje możliwość integracji z innymi systemami, co w przyszłości może okazać się nieocenione, jeśli firma zdecyduje się na zmianę dostawcy lub rozszerzenie funkcjonalności o dodatkowe narzędzia. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje pełną niezależność i unika ryzyka zamknięcia się w jednym rozwiązaniu technologicznym.
Proces wyboru krok po kroku
Sam spis cech i kryteriów to jedno — kluczowa jest metodologia podejścia do wyboru — od zebrania wymagań, po testy praktyczne, aż do finalnej decyzji i wdrożenia. Oto sugerowany proces, który redukuje ryzyko błędów i niespodzianek.
Zdefiniuj potrzeby i „mapę procesów” firmy
Zrób audyt: jakie dokumenty firma generuje (ilość, typy), jakie procesy księgowe będą potrzebne (koszty, faktury kosztowe, rozliczenia, amortyzacje, delegacje, itd.). Określ, kto będzie użytkownikiem systemu (dział sprzedaży, marketing, zaopatrzenie, księgowość) i jakie uprawnienia będą potrzebne. Zidentyfikuj systemy, z którymi konieczna będzie integracja (sklep internetowy, CRM, system płatności, bankowość). Przygotuj listę „must have” (absolutnie konieczne funkcje) i „nice to have” (funkcje ułatwiające, ale nie krytyczne). Określ budżet maksymalny oraz poziom elastyczności (ile dopłacisz, jeśli system naprawdę bardzo usprawni pracę).
Wstępny wybór i weryfikacja dostawców
Na podstawie list topowych rozwiązań rynkowych (Rankingi programów do faktur online) wybierz 3–5 kandydatów, którzy spełniają znaczną część Twoich „must have”. Dla przykładu serwis Pieniądze Dla Firm w swoim rankingu najlepszych programów do faktur wyróżnił aplikację Faktura.pl, która jako jedna z nielicznych łączy wszystkie funkcje, o których pisaliśmy wcześniej.
Poza tym porównaj plany cenowe i warunki testowe, czy można korzystać bezpłatnie przez jakiś czas – jest to przydatne, ponieważ przez przykładowe 30 dni zorientujesz się, czy dany program to rozwiązanie dla Ciebie i Twojej firmy i nie poniesiesz przy tym dodatkowych kosztów. Koniecznie sprawdź szybkość, ergonomię, ograniczenia (np. limit dokumentów, brak funkcji). Przetestuj integracje z KSeF — czy dane płyną między platformami prawidłowo? Zweryfikuj również wsparcie techniczne: jak szybko reagują na zgłoszenia w okresie testowym?
Praktyczne wskazówki wdrożeniowe i “pułapki”, których warto unikać
Sam wybór narzędzia to połowa sukcesu — drugi etap to wdrożenie, migracja danych, przyzwyczajenie zespołu i utrzymanie efektywności przy wzroście. Poniżej zbiór praktycznych porad, które pomogą Ci uniknąć typowych błędów.
Migration: dane archiwalne i porządkowanie
Zanim zaczniesz migrację, oczyść dane: usuń duplikaty, popraw błędy, ujednolić nazwy kontrahentów, zarchiwizuj stare dokumenty, które nie będą aktywne. Przetestuj import częściowy — najpierw wprowadź kilka dokumentów, sprawdź, czy system importuje je prawidłowo, czy dekretacje są zgodne z oczekiwaniami. Zachowaj kopię starych danych w formacie czytelnym (CSV, XML) na wypadek konieczności odwołania się do archiwum. Ustal “dzień zero” — data, od której nowe dokumenty będą tworzone tylko w nowym systemie, a stare pozostaną w archiwum lub częściowo zintegrowane.
Utrzymanie i rozwój
Regularnie analizuj potrzeby: czy dziś wystarcza Ci klasyfikacja kosztów na 5 kategorii, czy potrzebujesz 50? Czy raporty zwrotu kampanii marketingowych wymagają nowych danych? Weryfikuj zmiany w przepisach podatkowych i prawnych — ustaw sobie przypomnienie, by sprawdzić nowości, które mogą wymagać zmian w konfiguracji systemu. Współpracuj z dostawcą narzędzia — jeśli masz sugestie rozwoju, zapytaj o roadmapę i czy dostawca planuje nowe funkcje. Pamiętaj o bezpieczeństwie: okresowe audyty dostępu, aktualizacje haseł, przegląd użytkowników, backupy.
Najczęstsze pułapki i jak ich unikać
Przy wyborze programu do faktur z księgowością zwróć szczególną uwagę na poniższe pułapki:
- Wybór rozwiązania na podstawie ceny, a nie potrzeb: niska cena dziś może prowadzić do większych kosztów migracji później.
- Niedopasowanie integracji: system fakturujący, który nie ma integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, będzie wymagał ręcznej pracy.
- Brak backupu/eksportu: jeśli narzędzie nie pozwala swobodnie eksportować wszystkich danych, możesz się znaleźć w „zamkniętej technologii” dostawcy.
Analiza i wnioski
W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań marketingu, sprzedaży i finansów, integracja fakturowania i księgowości w jednym narzędziu staje się koniecznością, nie tylko udogodnieniem. Przy wyborze zwróć uwagę na zakres dokumentów, interfejs, integracje, automatyzacje, bezpieczeństwo, koszty, wsparcie oraz możliwość eksportu i migracji. Proces wyboru warto przeprowadzić skrupulatnie — od analizy procesów, przez testy, aż po wdrożenie etapowe i monitorowanie. Wśród rozwiązań dostępnych na polskim rynku szczególnie wyróżnia się propozycja Faktura.pl — łącząca funkcje faktur, moduły kosztowe oraz kluczową integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, który w przyszłym roku będzie obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy.
Materiał reklamowy partnera
