Scenariusz eventu B2B, czyli jak krok po kroku zaplanować wydarzenie biznesowe

Organizacja wydarzenia to złożony proces, począwszy od określenia celu, przez dobór terminu i lokalizacji, po zadbanie o wszystkie składowe programu. Sprawdź, jak krok po kroku zbudować scenariusz eventu B2B, który nie tylko spełni oczekiwania uczestników, lecz także zaskoczy ich swoją innowacyjnością i będzie niezapomnianym przeżyciem dla wszystkich zaangażowanych.

Z tego artykułu dowiesz się:

jakie są najnowsze trendy w organizacji wydarzeń,
dlaczego dokładne określenie celów projektu jest kluczowe na pierwszym etapie planowania eventu,
jak zbudować efektywny zespół projektowy, który przyczyni się do sukcesu eventu,
czym się zainspirować do stworzenia motywu przewodniego imprezy,
jakie są dobre praktyki w planowaniu i organizacji wydarzeń B2B.

Od czego rozpocząć planowanie eventu

Na początku konieczne jest dokładne określenie celów i parametrów przedsięwzięcia. To jak projektowanie fundamentów, na których opiera się cała konstrukcja. Punktem wyjścia są cel wydarzenia i grupa docelowa.

Niezbędne do zorganizowania udanej imprezy jest zdefiniowanie, co chcesz osiągnąć i jakimi środkami możesz to zrobić.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Wraz z celem zidentyfikuj grupę docelową, czyli osoby, które mają być głównymi uczestnikami imprezy. Może to być wybrane grono klientów, partnerów biznesowych, potencjalnych nabywców, czy też ekspertów branżowych. Segmentacja pozwoli dostosować program i przekaz do konkretnych potrzeb i oczekiwań odbiorców.

Niezależnie od tego, czy Twój event to konferencja branżowa, warsztaty tematyczne, spotkanie networkingowe, czy też prezentacja produktu lub usługi – upewnij się, że temat i forma wydarzenia będą interesujące i angażujące dla uczestników.

Dlaczego warto przeprowadzić analizę trendów i otoczenia

Każda stabilna konstrukcja wymaga analizy otoczenia. W przypadku eventu będą to potrzeby i preferencje uczestników, a także konkurencja i trendy branżowe. Zapoznanie się z nimi pozwoli Ci dostosować plan imprezy do aktualnych warunków i zapewni jej skuteczność.

Nowoczesne eventy bazują na idei H2H (human to human), a więc powinny się koncentrować na człowieku i jego potrzebach. Przeprowadź ankiety, porozmawiaj z potencjalnymi uczestnikami, obserwuj ich zachowania na co dzień czy w trakcie innych wydarzeń. Pomocne będzie skorzystanie z narzędzi, jakich dostarcza metoda design thinking (myślenie projektowe), i stworzenie persony oraz mapy empatii potencjalnego uczestnika. Dzięki temu łatwiej zrozumiesz oczekiwania grupy docelowej, a to pozwoli na precyzyjne dobranie elementów scenariusza.

Potrzeby wystawców, sponsorów, prelegentów i podwykonawców są równie istotne, co potrzeby zwykłych uczestników wydarzenia. Każdemu z nich udział w evencie powinien przynieść osobiste korzyści. Zaleca się włączenie ich do procesu kreowania scenariusza już na wstępnym etapie, co pozwoli na uwzględnienie i zintegrowanie ich wyjątkowych perspektyw.

Efekt „wow” i efektywność wydarzenia będą łatwiejsze do osiągnięcia, jeśli weźmiesz pod uwagę najnowsze trendy. Dotyczą one często zarówno warstwy merytorycznej (np. nowe, dynamiczne formuły wystąpień), jak i części cateringowej (np. idea zero waste) czy dodatkowych atrakcji.

W ostatnich latach scenariusze wydarzeń coraz częściej podkreślają znaczenie sfery przeznaczonej „dla ducha”. Uczestnicy zwracają uwagę na to, czy event wnosi wartość edukacyjną i relacyjną, czy dostarcza wiedzy lub sprzyja ich osobistemu rozwojowi. Te elementy skłaniają ich do udziału w przedsięwzięciu. Jednak sfera „dla ciała” wciąż odgrywa ważną rolę. Co prawda nie chodzi już o pełny stół i bar, ale o jakąś formułę poczęstunku, dogodny dojazd czy standard noclegu, które niezmiennie mają wpływ na ocenę efektywności eventu.

Jak zbudować efektywny zespół projektowy

Organizacja imprezy wymaga zaangażowania wielu osób. Efektywny zespół projektowy to taki, do którego każdy wnosi wyjątkowy zestaw cech i umiejętności. Różne kompetencje, typy osobowości i umiejętności gwarantują odpowiednią wydajność i szansę na stworzenie lepszego wydarzenia. Ma to znaczenie szczególnie na etapie analizy potrzeb czy np. określania formuły lub motywu przewodniego wydarzenia.

Im większa różnorodność doświadczeń, wieku, płci, umiejętności i sytuacji życiowych w zespole, tym bogatsza perspektywa i wyższe prawdopodobieństwo wypracowania innowacyjnych i wartościowych pomysłów.

W procesie ideacji warto zastosować techniki kreatywnego myślenia, takie jak piramida skojarzeń czy metoda 6-3-5, które pomagają rozwijać pomysły na atrakcje, interakcje z publicznością oraz inne elementy scenariusza. Stosowanie metod kreatywnych może prowadzić do odkrycia innowacji, których wcześniej nie uwzględniono.

Zachęcaj zespół do myślenia poza schematami i szukania nietypowych rozwiązań. Stawiaj na innowacyjność i kreatywność, nie zapominaj jednak, aby pomysły były zgodne z potrzebami (pożądane przez uczestników), technicznie wykonalne i możliwe do realizacji pod względem budżetowym.

Gdy chcesz podkreślić swoje zaangażowanie w ideę ESG (environmental, social and governance), zaproś do współpracy lokalnych producentów (np. serów, przetworów, pieczywa) – będzie to doskonały sposób na wzmocnienie wizerunku Twojej marki jako zrównoważonej i odpowiedzialnej społecznie.

Aby sprostać oczekiwaniom uczestników, którzy poszukują nie tylko zaspokojenia głodu, lecz także bogatych doświadczeń sensorycznych i emocjonalnych, warto rozważyć wprowadzenie do scenariusza motywu eating experience. Realizacja tego trendu może przyjąć formę interaktywnych stacji kulinarnych, degustacji z jednego talerza czy serwowania potraw w niekonwencjonalnych naczyniach

Jak skutecznie wdrożyć każdy element planu

Podczas imprezy każdy punkt scenariusza powinien być starannie wdrożony. Trzeba zwrócić uwagę na detale, od logistyki aż po marketing, aby zagwarantować, że wydarzenie odbędzie się zgodnie z oczekiwaniami.

Organizuj elementy harmonogramu w logiczny sposób, aby utrzymać ciągłość wydarzenia i zapewnić zainteresowanie uczestników. Weź pod uwagę różnice kulturowe, wiekowe i zawodowe.

W ramce 4 znajdziesz listę przydanych wskazówek z informacjami, o czym warto pamiętać, a czego unikać podczas organizacji wydarzeń B2B.

Jak zadbać o logistykę podczas eventu

W trakcie imprezy ważne są płynne przejścia między poszczególnymi elementami. Zweryfikuj, czy scenariusz uwzględnia odpowiednie tempo i czas na każdą część wydarzenia (np. przerwa kawowa dla 30 osób będzie trwała krócej niż dla 300).

Scenariusz musi zakładać pewną elastyczność, np. związaną z wystąpieniami. Powinien uwzględniać margines na ewentualne przedłużenia i przewidywać punkty, na których można zaoszczędzić czas, aby nie stracić kontroli nad przebiegiem całości imprezy (np. zbyt mała liczba toalet może wpłynąć na opóźnienie rozpoczęcia kolejnych sesji wystąpień).

Określ czas rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia oraz rozpisz dokładnie poszczególne punkty. Zadbaj, aby nie było tzw. pustych momentów, które mogą prowadzić do utraty uwagi uczestników i obniżenia ich zaangażowania.

Efektywny scenariusz powinien przewidywać potencjalne ryzyka oraz zawierać procedury postępowania na wypadek ich zaistnienia. Przykładowo: należy przygotować plany alternatywne na sytuacje takie jak opóźnienie przybycia artysty, awaria zasilania czy nagła niedyspozycja prelegenta. Zawsze warto mieć scenariusze B, C itd., aby zapewnić płynność i bezpieczeństwo wydarzenia.

Wszystkie założenia, które dotyczą czasu trwania poszczególnych punktów programu, kontaktów do organizatorów ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania, podwykonawców czy artystów, zbierz do tzw. książki produkcyjnej i rozdaj osobom zaangażowanym w realizację eventu.

Podsumowanie

Zaplanowanie atrakcyjnego i zróżnicowanego programu wydarzenia biznesowego, który uwzględnia potrzeby i oczekiwania uczestników, a następnie jego konsekwentna realizacja mogą przekształcić zwykłe spotkanie w inspirujący event. Dobrze zaplanowana impreza pozostanie w pamięci uczestników na długo po jej zakończeniu, przyczyni się do budowania silnych relacji i wygeneruje wartość biznesową dla wszystkich zaangażowanych stron.