Branża eventowa była jedną z pierwszych, które odczuły konsekwencje pandemii. Odwoływanie spotkań, przekładanie terminów albo przenoszenie wydarzeń do świata online – przed takimi wyzwaniami stawali organizatorzy targów i konferencji. Ostatnie miesiące pokazały, że przeprowadzenie eventu w 100% wirtualnie jest możliwe. Jak należy się do tego zabrać?
Z tego artykułu dowiesz się:
- dlaczego wydarzeniami organizowanymi online mogą w pełni zastąpić tradycyjne eventy,
- jakie rozwiązania są potrzebne, aby zorganizować wirtualną konferencję,
- jakimi narzędziami powinna dysponować platforma do prowadzenia wydarzeń online,
- jak organizatorzy konferencji Supercomputing Frontiers, Jira Day czy ProductCamp przenieśli je do przestrzeni cyfrowej.
Niespodziewane trzęsienie ziemi
Wszyscy pamiętamy, jak w marcu tego roku świat wywrócił się do góry nogami. Jednak COVID-19 dał się branży eventowej mocno we znaki już w lutym. Giganci tacy jak Facebook czy Google odwołali swoje ogromne wydarzenia, a inni znaczący gracze przełożyli terminy swoich konferencji lub przekształcili je w wydarzenia online za pomocą platform do wideokonferencji.
W specjalnym raporcie „Webinary i widekonferencje w czasach pandemii” ClickMeeting przeprowadziło ankietę, której wyniki wskazują na wyraźny wzrost wykorzystania webinarów do organizowania konferencji czy paneli dyskusyjnych – w całości wirtualnie.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Supercomputing Frontiers 100% online – trzykrotnie więcej użytkowników
Doskonałym przykładem organizatora, który przed kryzysem prowadził konferencję stacjonarnie i który nie przestraszył się przeniesienia wydarzenia do świata online, jest Interdyscyplinarne Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego (ICM).
Ich międzynarodowa konferencja Supercomputing Frontiers odbyła się w całości na platformie ClickMeeting i ta decyzja nie tylko uratowała samo wydarzenie przed odwołaniem, lecz także zwiększyła jego zasięg – event zgromadził niemal 1 tys. uczestników i ponad 40 prelegentów z całego globu.
Jak przyznał dr Marek Michalewicz z ICM: Na tradycyjnym wydarzeniu spodziewalibyśmy się nie więcej niż 300 osób, głównie z Polski. W przypadku konferencji online trzykrotnie zwiększyliśmy liczbę uczestników i otworzyliśmy ją na cały świat.
Trzydniowa konferencja skupiająca ludzi z całego świata wymagała nie tylko stabilnego systemu, lecz także przeprowadzenia szkoleń dla prezenterów z uwzględnieniem różnych stref czasowych.
Jira Day – ze Stadionu Narodowego do wirtualnej sali konferencyjnej
Drugi międzynarodowy event, który nie wywiesił białej flagi przed pandemią, to Jira Day – największa konferencja poświęcona jednemu z najbardziej znaczących narzędzi w branży IT.
Rok temu odbywała się ona na Stadionie Narodowym w Warszawie i tegoroczna odsłona również miała mieć tam miejsce. Jednak pandemia sprawiła, że organizatorzy – firma Deviniti – przenieśli ją na platformę ClickMeeting, gdzie przez cztery dni ponad 40 prelegentów prezentowało swoją ekspertyzę niemal 2800 uczestnikom z całego świata.
Jak powiedział nam Julian Jeliński z Deviniti: – Poprawił się profil uczestników. W konferencji wzięły udział osoby zdeterminowane, żeby poznać produkt, czy też podjąć decyzję zakupową. Byli to bardziej wartościowi uczestnicy, a nie sztuczny tłum, który nierzadko można było zaobserwować podczas stacjonarnych eventów.
Po konferencji uczestnicy okazali się bardziej podatni na przesyłane materiały edukacyjne oraz prezentowali proaktywne podejście w kontakcie z organizatorami.
Sprawne przeprowadzenie wydarzenia wymagało natomiast przeszkolenia ponad 40 prelegentów z korzystania z platformy webinarowej oraz skoordynowania ich uczestnictwa w wydarzeniu. – Mieliśmy np. prelegentów z Tokio czy Montrealu, którzy łączyli się o 3:00 w nocy, podczas gdy w Polsce była godz. 10:00 – relacjonuje Julian Jeliński.
ProductCamp – profesjonalne studio plus NETWORKING ONLINE
Ostatnim przykładem wydarzenia, którego organizatorzy wzięli byka za rogi i przenieśli się do wirtualnej przestrzeni, był wrześniowy ProductCamp –międzynarodowa konferencja dla specjalistów pracujących przy tworzeniu produktów cyfrowych.
To trzydniowe wydarzenie również odbyło się na wspomnianej wyżej platformie ClickMeeting i w kulminacyjnych momentach gromadziło aż 1400 uczestników. Organizatorzy postanowili jednak zawiesić poprzeczkę wyżej i wynajęli nawet profesjonalne studio telewizyjne, z którego prowadzili live streaming.
Na tym jednak nie koniec. Jedną z głównych wartości płynących z tradycyjnych eventów był networking – nawiązywanie kontaktów biznesowych, z których korzystają zarówno uczestnicy, jak i wystawcy. Twórcy imprezy stworzyli World Cafe – wirtualną przestrzeń do networkingu i dzielenia się doświadczeniami zawodowymi.
A jak wyglądał dostęp do poszczególnych dni konferencji, sesji czy pokojów partnerów eventu? Wydarzenie było biletowane, a każdy uczestnik otrzymywał token umożliwiający mu wstęp do poszczególnych pokojów, co można porównać do otrzymywanego na tradycyjnym evencie identyfikatora, który trzeba pokazać przed wejściem do każdej sali. Tutaj był on wirtualny.
Czego potrzebujesz do zorganizowania eventu online?
Przede wszystkim platformy, która umożliwia organizację skalowalnych webinarów czy wideokonferencji. Na jakie aspekty powinieneś zwrócić uwagę przy jej wyborze? Wskazówki znajdziesz w ramce poniżej.
Wydarzenia online i hybrydowe przyszłością branży eventowej
Jeżeli sytuacja związana z pandemią utrzyma się znacznie dłużej, niż sądziliśmy, organizowanie wydarzeń w całości online będzie sprawdzoną i efektywną alternatywą dla spotkań tradycyjnych.
Martyna Grzegorczyk, communications and outreach manager w ClickMeeting, która przez kilka lat odpowiadała za organizację międzynarodowej konferencji Infoshare, mówi: – Część organizatorów ma obawę, że nic nie zastąpi nawiązywania kontaktów biznesowych, które znają z tradycyjnych eventów. Jednak ostatnie miesiące pokazują, że w wydarzeniach online bierze udział więcej osób niż w tych samych eventach, które wcześniej odbywały się w sposób tradycyjny. Wirtualne eventy pokazały swoje mocne strony, więc gdy ustaną zasady dystansu społecznego, to idealnym rozwiązaniem będzie tworzenie wydarzeń hybrydowych – odbywających się zarówno stacjonarnie, jak i online.
Do największych plusów wirtualnych eventów można zaliczyć:
- Brak ograniczeń geograficznych, co pozwala na udział w wydarzeniu uczestnikom i prelegentom bez względu na to, gdzie się oni znajdują. Zwiększa się również dostępność ekspertów z branży, którzy nie muszą przylatywać z drugiego końca świata.
- Skalowalność. Omówione przykłady dowodzą, że wydarzenia online przyciągają znacznie większą liczbę uczestników.
- Niższy koszt. Nie trzeba wynajmować sal konferencyjnych, organizować cateringu czy zakwaterowania dla prelegentów. Wystarczy tylko parę kliknięć i gotowe!
Podsumowując: organizacja wirtualnych lub hybrydowych spotkań jest przyszłością branży eventowej. Niezależnie od tego, co się wydarzy.
WARTO DOCZYTAĆ:
- J. Zieliński, „Jak Prowadzić Wydarzenia Online dla Nawet 20 000 Widzów?”, dostęp online: https://blog.clickmeeting.com/pl/wydarzenia-online-na-wielka-skale.
- J. Zieliński, „Webinary i Wideokonferencje w Czasach Pandemii – Raport ClickMeeting”, dostęp online: https://blog.clickmeeting.com/pl/pandemia-webinary-raport.
- J. Zieliński, „Jak udało nam się zorganizować konferencję Supercomputing Frontiers w 100% wirtualnie – wywiad
z dr Markiem Michalewiczem”, dostęp online: https://blog.clickmeeting.com/pl/jak-zorganizowac-konferencje-wirtualnie.
