Imprezy noworoczne wpisane są w kalendarz eventowy wielu klientów obsługiwanych przez agencje eventowe. Firmy, które organizują tego typu spotkania, chcą w pewien sposób nagrodzić swoich pracowników za całoroczną współpracę. W eventach tych chodzi przede wszystkim o dobrą zabawę, która pozwoli na przełamanie sztywnych ram codziennej pracy w korporacji.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym dla agencji eventowej i jej klienta jest impreza noworoczna,
- z czego składa się impreza noworoczna,
- dlaczego odpowiedni brief w przypadku takiej imprezy jest bardzo istotny,
- co podczas takiej imprezy jest najważniejsze, a na co nie należy kłaść zbytniego nacisku.
Czym są eventy noworoczne
Eventy noworoczne na stałe wpisały się w kalendarz wielu firm w naszym kraju. Często są one jedyną formą aktywności eventowej, jaka podejmowana jest przez nie w całym roku i jednocześnie nieszablonową formą nagradzania swoich pracowników. Bale karnawałowe, bo tak należałoby nazwać znaczną część eventów noworocznych, są imprezami stricte pracowniczymi, wypełnionymi dobrą zabawą. Jeśli podczas takiego spotkania „przemycane” są treści merytoryczne, to obejmują one proste podsumowanie roku w krótkiej, przystępnej dla wszystkich formie. Pozostałe eventy w grupie imprez noworocznych organizowane są dla klientów firmy i mają na celu zawiązanie z nimi jak najbliższych relacji oraz podsumowanie całorocznej współpracy.
Jak należy zbudować brief – aby agencja mogła trafnie skroić event na potrzeby klienta
Jak każdy event, podobnie impreza noworoczna rozpoczyna swój cykl życia od briefu i to na tym etapie klaruje się jej kształt. Jeśli klient stworzy dobry, odpowiadający jego wymaganiom brief, otrzyma od agencji propozycje spełniające jego oczekiwania. Warto, aby poza oczywistymi informacjami, takimi jak data, liczba gości czy miejsce, klient umieścił w briefie także informacje o tym, co jest dla niego najważniejsze (np. dobra zabawa) oraz jakie atrakcje preferują jego pracownicy.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Wielu klientów przywiązuje się do miejsca i zaznacza, że impreza powinna odbywać się każdego roku w tej samej lokalizacji. W takim przypadku agencja eventowa wraz ze scenografem musi stanąć na wysokości zadania i „zaczarować” doskonale znane wszystkim miejsce po raz kolejny. Odważne pomysły kreatywne, zaproponowane przez agencję, są zatem silnie związane z wytycznymi zawartymi w briefie, przy czym zawsze pomocny jest debrief i rozmowa oraz prezentacja pierwszych pomysłów podczas spotkania.
Przy planowaniu tego rodzaju imprez istotną rolę odgrywa odpowiednie dobranie cateringu. Dlatego to właśnie od tego elementu klienci powinni rozpoczynać budowanie briefu i określanie budżetu eventu noworocznego.
Jak wygląda współpraca klient-agencja przy organizacji takiej imprezy
Kolejnym krokiem jest rozpoczęcie ścisłej współpracy, która pozwoli na stworzenie imprezy możliwie najwierniej odzwierciedlającej życzenia klienta i zaproponowaną przez niego koncepcję – czasem wprowadzane są korekty dotyczące składu artystów czy mniejszych atrakcji, rzadko całego pomysłu. Ważnym punktem planowania eventu jest wizja lokalna przeprowadzona wraz z klientem, nawet w sytuacji, kiedy miejsce jest obu stronom doskonale znane. Zawsze rekomendujemy klientom rozmowę na miejscu imprezy na temat tego, jak agencja wyobraża sobie adaptację propozycji przedstawionych na wizualizacjach i planach. Oczywiście, trzonem dobrze wyprodukowanej imprezy jest sporządzenie i podpisanie wszystkich umów na linii klient–agencja–podwykonawcy. Zawsze najlepsze eventy powstają podczas partnerskiej współpracy, tj. kiedy agencja słucha klienta i stara się przewidywać jego potrzeby, a on jest otwarty na rekomendacje doświadczonej agencji i ufa jej wiedzy. Dlatego też przysłowiowa „chemia” miedzy obiema stronami jest tak ważna.
Na czym skupia się impreza noworoczna
Klienci i pracownicy przychodzą na event noworoczny w jednym celu: dla wyśmienitej zabawy. A ta składa się z wielu składników zmieszanych w jeden pyszny koktajl. Bardzo często mniej istotne są elementy, które przy innych eventach są kluczowe. Tak się dzieje z upominkami pożegnalnymi, zaproszeniami czy efektownymi materiałami wizualnymi – w przypadku balu noworocznego są to jedynie dodatkowe „smaczki”. Przepis na perfekcyjny koktajl noworocznej zabawy jest prosty, a wcielony w życie gwarantuje sukces imprezy. Wygląda on następująco:
- menu + open bar w pełnym wymiarze godzin trwania imprezy,
- piękna, robiąca wrażenie scenografia i dopasowana do niej technika sceniczna wpisujące się w tematykę przewodnią imprezy,
- dobrze wyselekcjonowane występy artystyczne (nawiązujące do wiodącego tematu eventu),
- atrakcje poboczne dające możliwość niezobowiązującej integracji,
- gwiazda wieczoru + DJ.
Cała reszta jest tu tylko dodatkiem i zależy od indywidualnych wymagań klienta.
Czego należy unikać, a co jest najważniejsze podczas eventu noworocznego
Skoro już wiadomo, że na imprezie noworocznej najważniejsza jest dobra zabawa, należy sobie też jasno odpowiedzieć na pytanie, czego powinno się unikać. Długie części oficjalne, wręczanie nagród dziesiątkom pracowników (zapraszanych na scenę jeden po drugim) czy też atrakcje zbyt angażujące uczestników – to nie zawsze są dobre rozwiązania w agendzie imprezy noworocznej. Bardzo ważne jest też zrównoważenie wszystkich elementów w taki sposób, aby nie przesadzić w scenariuszu z ilością atrakcji na scenie i pozwolić gościom po prostu świetnie się bawić.
Wisienka na torcie – czym jest w przypadku eventów noworocznych
Przysłowiową wisienką na torcie podczas takiej imprezy – chociaż często niedocenianą – jest koncert gwiazdy bądź efektowne show łączące multimedia, taniec i inne elementy angażujące wszystkie zmysły. W nowym roku będą one odgrywać bardzo ważną rolę.
Podsumowując, impreza noworoczna to zabawa, zabawa i jeszcze raz zabawa. I właśnie to powinno przyświecać klientom i agencjom przy organizacji tego typu imprez.
