Jak krok po kroku zaplanować event hybrydowy

Online czy offline? To najczęstsze pytanie, jakie zadają sobie organizatorzy eventów od dwóch lat. Ale po co wybierać? Wykorzystaj zalety obu form i przygotuj hybrydę.

Według badania „Event Reports”, opublikowanego w maju 2021 r. podczas Advertising Week Europe, w najbliższym czasie dwa na trzy wydarzenia będą zawierały element wirtualny, czyli de facto w pewnym sensie będą eventami hybrydowymi¹. Z kolei firma Deloitte w raporcie „Global Marketing Trends 2021” na szóstym miejscu umieściła trend „elevating the hybrid experience”². Jednym z argumentów przemawiającym za tym stwierdzeniem jest fakt, że hybrydowe doświadczenie pozwala uczestnikowi podjąć decyzję, w jaki sposób weźmie on udział w evencie. To bardzo ważne w dzisiejszych czasach,  żeby postawić konsumenta na pierwszym planie i dać mu możliwość wyboru.

Według raportu Deloitte doświadczenie hybrydowe – właśnie przez możliwość decydowania, kiedy i jak konsument chce wejść w relację z marką – jest dla wielu marketerów sposobem na wdrażanie innowacji, budowanie relacji z odbiorcą, inkluzywne podejście oraz personalizację. Aż 75% menedżerów wyższego szczebla, którzy brali udział w badaniu, zamierza zwiększyć inwestycje w ten obszar w ciągu najbliższego roku. Ostatnie miesiące pokazują, że łączna liczba uczestników wydarzeń hybrydowych jest większa niż w przypadku tych samych eventów, ale odbywających się jeszcze jakiś czas temu tylko offline.

W kontekście zachodzących zmian warto jeszcze lepiej przyjrzeć się wydarzeniom hybrydowym. To gwarancja bezpieczeństwa na niepewne czasy. Dzięki nim możesz części osób dać wspaniałe wrażenia z bycia offline, a równocześnie powiększyć znacznie grono odbiorców przez stream online.

Rozwiązanie na niepewne czasy

Eventy hybrydowe są organizowane na żywo, w konkretnym miejscu ze sceną i scenografią, z wykorzystaniem rozwiązań technicznych potrzebnych do obsługi wydarzenia (takich jak nagłośnienie, oświetlenie, ekran multimedialny). Równocześnie wymagają zbudowania lub wybrania platformy internetowej i zapewnienia streamingu, dzięki czemu dostęp do spotkania zyskują także inni uczestnicy.

Wydarzenie hybrydowe można zorganizować w kameralnym studiu albo z użyciem bogatej scenotechniki i zastosować do tego różnorodne narzędzia. Z jednej strony korzystasz z możliwości, jakie daje Ci event stacjonarny (takich jak spotkanie twarzą w twarz, bieżąca wymiana spostrzeżeń i nawiązywanie nowych kontaktów), z drugiej – uzupełniasz je nowoczesnymi rozwiązaniami online.

Przygotowania do eventu hybrydowego powinieneś rozpocząć minimum pół roku wcześniej. Musisz zadbać o wszystkie rzeczy charakterystyczne dla obu rodzajów spotkań. O tym, jakie elementy wydarzenia stacjonarnego powinien uwzględniać plan spotkania hybrydowego, przeczytasz poniżej.

Większa publiczność i dostępność cyfrowa

Zasięg spotkania hybrydowego jest tak naprawdę nieograniczony i zależy od wielu różnych czynników, w tym tematu, opłaty za udział czy języka, w którym wszystko się odbywa. Dostępne narzędzia pozwalają na skuteczną promocję wydarzenia i tylko od organizatora zależy, do jak szerokiego grona chce dotrzeć. Eventy hybrydowe mogą być organizowane zarówno dla kilkunastu osób kluczowych w organizacji, jak i dla kilkudziesięciu tysięcy uczestników międzynarodowej konferencji.

A czy hybryda jest wygodna? Z perspektywy uczestnika – na pewno! Z każdego miejsca z dostępem do internetu można nie tylko obserwować, co się dzieje na scenie, lecz także brać aktywny udział w spotkaniu za pośrednictwem czatu czy w ramach sesji Q&A.

Największe wyzwanie? Równowaga!

Podczas planowania wydarzenia hybrydowego najwięcej uwagi musisz poświęcić różnym potrzebom uczestników. Tym, którzy są na miejscu, dużo łatwiej jest się poczuć aktywnymi uczestnikami spotkania niż tym, którzy biorą w nim udział za pośrednictwem laptopa. Dlatego tak ważne jest zadbanie o tych drugich. Sposobów na to masz wiele, np. udostępnienie możliwości zadawania przez platformę pytań, które zostaną dostarczone moderatorowi na scenie. Dzięki temu osoby łączące się przez internet będą miały wpływ na przebieg spotkania. Innym sposobem jest pozwolenie uczestnikom online na zabranie głosu na wirtualnej scenie.

Bardzo ważnym aspektem eventu hybrydowego jest też scenografia. Musi ona być równie atrakcyjna dla osoby będącej na miejscu i tej przed ekranem komputera. W hybrydzie poza zaskoczeniem i zrobieniem wrażenia świetnym brandingiem oraz oryginalnymi elementami scenograficznymi liczy się też to, jak scena i jej zabudowa będą się prezentować w kamerze.

Jeden cel, dwa różne kanały i sposoby komunikacji

Wydarzenie hybrydowe wymaga dwutorowej komunikacji.

Podczas organizacji eventu hybrydowego wymagający jest również timing. Czasami ze względu na dynamikę wydarzenia na żywo części mniej oficjalne – np. spotkania 1 : 1 i przerwy kawowe – przedłużają się i opóźniają start kolejnych punktów programu. W tym przypadku trzeba jednak bardzo pilnować agendy, żeby nie dopuścić do żadnych wpadek. Jeśli zdarzy się opóźnienie, wtedy naprawdę warto zadbać o poinformowanie o tym uczestników oglądających transmisję online.

Przepis na event hybrydowy bez wpadek przeczytasz w ramce poniżej.

Czy warto postawić na event hybrydowy?

Z organizacją wydarzeń wiążą się liczne wyzwania, którym musi sprostać każdy organizator. Dobra jakość sieci, komunikacja kierowana do dwóch grup odbiorców, dbałość o przestrzeń eventową i wrażenie, jakie robimy na miejscu, połączone z troską o kadr, stream i uczestników online – to najważniejsze, co musisz wziąć pod uwagę, gdy planujesz event hybrydowy.

W niepewnej sytuacji rynku spotkań jedno możemy powiedzieć na pewno: hybryda jako narzędzie marketingowe zostanie z nami na długo. Świadczą o tym zarówno doświadczenia świadomych marek i dobrych agencji, zebrane w ciągu ostatnich dwóch lat, jak i branżowe badania i raporty. Powodzenia w organizacji!

1. S. Hargrave, „Five lessons 2020 taught marketers about successful online events”, dostęp online: .
2. N. Załęcka, „Raport Global Marketing Trends 2021: Jak wyznaczyć kurs w czasach niepewności?”, dostęp online: .