Jak promować wydarzenie na przykładzie Forum Horeca Idea

Forum Horeca Idea to cykliczne dwudniowe wydarzenie w formie offline skierowane do sprzedawców, event managerów oraz szefów sprzedaży z branży MICE, którego konwencja opiera się na kreatywnej pracy w grupach pod wodzą ekspertów. Ubiegłoroczna szósta specjalna edycja organizowana była przez Idea Profit Sp. z o.o. i TAURON Arenę Kraków. Na jej przykładzie dowiedz się, jak skutecznie i w uporządkowany sposób wypromować swój event oraz o czym pamiętać w jego trakcie.

Wyróżniki wydarzenia

Dokonaj oceny wartości zdefiniowanych wyróżników wydarzenia. Zastanów się, co da uczestnikom realną korzyść, będzie stanowić autentyczny wyróżnik na tle konkurencyjnych imprez i stanie się atrakcyjne w kontekście działań marketingowych. My wytypowaliśmy 10 takich wyróżników.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Tematyka eventu

Każda edycja Forum odbywa się pod nowym hasłem. Idea ostatniego – Evolving – odnosiła się do procesu ciągłego rozwoju, jakiemu podlega świat MICE, a co za tym idzie: konieczności adaptacji do nowych warunków, pomysłów i potrzeb.

Język komunikacji

Naszą ambicją jest stworzenie alternatywy dla tradycyjnych konferencji branży MICE, które odbywają się w klasycznym formacie, gdzie uczestnicy są jedynie słuchaczami debat. Staramy się to precyzyjnie komunikować.

Komunikacja wewnętrzna

Pierwszy raz organizowaliśmy event wspólnie z TAURON Areną Kraków, co stanowiło dodatkowe wyzwanie od strony komunikacji wewnętrznej.

Szkolenie online [NA ŻYWO]

6 nieśmiertelnych technik marketingowych. Jak wykorzystać mechanizmy psychologiczne w komunikacji marki

Zastanawia Cię, jakie psychologiczne triki zapewniają sukces największym markom? Martwisz się, że Twoje kampanie mogą nie tylko nie zadziałać, ale nawet zaszkodzić wizerunkowi Twojej firmy? Chcesz się dowiedzieć, jak tworzyć kampanie, które angażują i sprzedają, bez manipulacji i ryzyka dla Twojego brandu?

Zapisz się na szkolenie online

Budżet marketingowy

Oto przykładowe elementy, które mogą się składać na budżet marketingowy wydarzenia.

Motyw wizualny

Porozmawiaj z ChatGPT i nakieruj go na poszukanie rozwiązania wyrażającego ideę wydarzenia. Warto za pomocą programu graficznego (np. Photoshopa) usunąć zbędne tło grafiki, aby móc wykorzystywać ją w różnoraki sposób. Ułatwi Ci to tworzenie kolejnych formatów reklam i postów.

Kampania Google Ads

Stwórz różne warianty haseł i kreacji graficznych (od kilku do kilkunastu). Dzięki temu algorytm Google’a będzie mógł testować skuteczność reklam i wybierać optymalne treści.

Warianty reklam w kampanii Google Ads

Źródło: materiały własne autora

Kampania Facebook Ads

Kluczem do skutecznej kampanii reklamowej jest precyzyjne zdefiniowanie grupy odbiorczej. Jeśli Twoje wydarzenie jest cykliczne, zajrzyj do list uczestników z poprzednich lat. Jeśli uwzględniono w nich pozycję „stanowisko”, otrzymasz gotową podpowiedź, jakich określeń stanowisk szukać w panelu reklamowym.

Każdorazowo przygotuj różne formaty grafik w wymiarach: 1080 × 1080 px, 1920 × 1080 px i 1080 × 1920 px, aby platforma Meta mogła wyświetlać je bez ograniczeń.

Różne formaty grafik promocyjnych na platformę Meta

Źródło: materiały własne autora

Panel narzędzia Meeting Application    

Źródło: materiały własne autora

Strona WWW

Sprzedaż biletów prowadziliśmy z poziomu cyklicznie wykorzystywanej do tego strony internetowej Forum.HorecaIdea.pl. Pięć miesięcy przed datą wydarzenia zaktualizowaliśmy jej zasoby. Skupiliśmy się na sekcjach: „Program”, „Eksperci”, „Rejestracja”, „Poprzednie edycje” i „Kontakt”. W kolejnych miesiącach aktualizowaliśmy jej strukturę, informując o konkursach czy wstawiając materiały wideo przygotowywane przez ekspertów.

Strona wydarzenia została ściśle zintegrowana z narzędziem Meeting Application, którego wybrane sekcje po zaktualizowaniu wyświetlały się także jako elementy WWW. To rozwiązanie usprawniło pracę nad stroną. Aplikacja jest na tyle intuicyjna, że mogli się nią posługiwać różni członkowie naszego zespołu.

Meeting Application

Instalacja aplikacji przez uczestników była konieczna, aby mogli oni wziąć udział w Forum. Dawała możliwość samodzielnego check-inu, dostęp do agendy, wskazówki ułatwiające poruszanie się w obiekcie (istotne w przypadku skomplikowanej przestrzeni TAURON Areny Kraków), wytyczne do grywalizacji czy ankietę do oceny wydarzenia.

Wideo w komunikacji eventu

Materiały wideo, które wykorzystasz w kampanii, mogą być zróżnicowane. Możesz przygotować np.:

• skrót poprzednich wydarzeń (jeśli event jest cykliczny),
• wideo pokazujące lokalizację i przestrzeń, w której odbędzie się event,
• materiały z wypowiedziami uczestników poprzednich edycji,
• wideo przygotowywane na bieżąco przez ekspertów i gości wydarzenia, np. z zaproszeniem.

Wideo z wypowiedziami ekspertów   

Źródło: materiały własne autora

Jeśli nie posiadasz oficjalnego profilu na YouTubie, warto rozważyć jego stworzenie. Jeśli będziesz dysponować linkami do nagrań, łatwiej osadzisz te materiały na stronie WWW lub jako hiperłącza w dokumentach zapraszających do udziału w wydarzeniu.

Jak pokazały statystyki naszych platform społecznościowych, materiały wideo z udziałem ekspertów miały najwyższe współczynniki wyświetleń, biorąc pod uwagę wyniki organiczne – warto na nie postawić w komunikacji eventu.

Podczas planowania komunikacji wydarzenia w social mediach warto odwołać się do wskazówek z ramki 4, które pomogą Ci uporządkować działania i skutecznie dotrzeć do odbiorców.

Patronat medialny i współpraca partnerska

Przeprowadź wnikliwą rozmowę z każdym z partnerów medialnych, aby uzgodnić strategię komunikacji. Strona WWW, social media i baza mailingowa to podstawowe miejsca, dzięki którym wypromujesz wydarzenie wśród odbiorców patrona. W przypadku Akademii Leona Koźmińskiego informacje o Forum pojawiły się na ekranach TV zlokalizowanych na uczelni.

Gotowe treści warto udostępnić partnerom, aby maksymalnie ułatwić im pracę. Jeśli umowa patronacka zobowiązuje Cię do oznaczania wszystkich partnerów w postach (tagowania profili i hasztagów), spełnij ten warunek z wykorzystaniem sekcji z komentarzami. W przypadku dużej liczby profili, które wymagają oznaczenia, sprawi to, że treść wpisu będzie łatwiejsza do przyswojenia.

Pamiętaj, że działania PR-owe mogą być bardziej zniuansowane i je też warto wykorzystać w komunikacji. Nie można również zapominać o współpracy partnerskiej, która dodatkowo pozwoli urozmaicić wydarzenie. Jak pozyskać wsparcie finansowe od partnerów eventu, dowiesz się z ramki 5.

Komunikat w systemie Horeca Idea

Niestandardowym i bardzo efektywnym sposobem dotarcia do potencjalnych uczestników wydarzenia okazały się komunikaty wyświetlane w systemie Horeca Idea. Po zalogowaniu się do niego każdemu użytkownikowi wyświetlany był pop-up z grafiką, krótkim opisem i hiperłączem kierującym na sprzedażową stronę WWW. Respondenci ankiety udostępnionej po Forum wskazali ten kanał komunikacji jako najskuteczniejszy i mający największy wpływ na ich decyzję.

Komunikaty w systemie Horeca Idea

Źródło: materiały własne autora

Portale i magazyny branżowe

Warto rozważyć wykorzystanie przestrzeni na branżowych portalach i w magazynach (wersje papierowe i PDF). Przykładem niestandardowego działania w tym obszarze był artykuł autorstwa Blanki Retmańskiej-Man, opublikowany na stronie www.e-hotelarz.pl, w którym inicjatorka Forum Horeca Idea w bezpośredni sposób opowiedziała o problematyce branży MICE, gdzie zakupy nowych dywanów do obiektu są ważniejsze od inwestycji w zespół. W ten sposób daliśmy do zrozumienia, że skierowanie pracowników na nasze wydarzenie może być najlepszą inwestycją.

Profesjonalna obsługa foto i wideo

Pewnie zastanawiasz się, czy warto angażować profesjonalistów od fotografii i wideo do obsługi wydarzenia. Oczywiście wszystko będzie zależało od skali i przebiegu eventu, Twoich wewnętrznych zasobów osobowych, oczekiwanej liczby i jakości materiałów, a także pomysłu na ich dalsze marketingowe wykorzystanie.

Naszym priorytetem było otrzymanie pełnej galerii zdjęć, by od razu po zakończonym evencie umożliwić jego zrelacjonowanie – nie tylko nam, lecz także uczestnikom, ekspertom i partnerom.. Błyskawicznie otrzymaliśmy także wideoskróty z całego wydarzenia i klipy relacjonujące poszczególne elementy agendy.

Galeria zdjęć z eventu

Źródło: materiały własne autora

W ciągu kilku najbliższych miesięcy opublikujemy pełne nagrania z power speechów i improwizowanego występu Grupy AD HOC. Nagranie ze Śniadania Mistrzów można już obejrzeć w serwisie YouTube.

Oczywiście w ramach recyklingu powstałe treści wykorzystamy w kampanii promującej kolejną edycję Forum.

Gadżety i upominki biznesowe

Przygotuj torbę z prezentami dla uczestników. Zwykłe przedmioty, takie jak zawieszka na klamkę, lusterko czy miętówki, mogą idealnie podkreślić klimat wydarzenia, jeśli np. wzbogacisz je o kreatywne hasła i specjalnie przygotowane ilustracje, nawiązujące do branżowej codzienności.

Gadżety dla uczestników wydarzenia

Źródło: materiały własne autora

Podsumowanie po Forum

Rozbudowana ankieta po wydarzeniu to dziś absolutny must have. Dzięki niej zrewidujesz, jak Twoje wyobrażenie o ofercie i przebiegu wydarzenia ma się do odczuć uczestników. Pozwoli Ci to w przyszłości uniknąć wielu błędów.

Warto rozważyć udział w konkursach oceniających i wyróżniających najciekawsze branżowe wydarzenia. Oczywiście będzie to oznaczało konieczność spełnienia wielu warunków regulaminu, ale potencjalne wyróżnienie z pewnością podniesie prestiż i rozpoznawalność Twojego eventu.

Powodzenia w promocji wydarzeń i do zobaczenia na siódmej edycji Forum Horeca Idea 2025!