Każdy, kto kiedykolwiek organizował event, wie, że to bardzo złożony projekt, który ma wiele wymiarów. Nie istnieje jeden sprawdzony przepis na jego przygotowanie, bo każde wydarzenie jest inne. Nawet najbardziej szczegółowo zaplanowane, może obfitować w nieprzewidziane sytuacje, a potencjalne problemy pojawiają się w miejscach, w których najmniej się ich spodziewamy. Jak więc planować budżet imprezy i co robić, aby ograniczyć koszty podczas jej organizacji?
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak opracować budżet wydarzenia i o niczym nie zapomnieć,
- jakie pytania warto sobie zadać na etapie planowania eventu,
- jak powinna wyglądać tabela kosztów imprezy,
- jak ograniczyć koszty organizacji eventu.
Czy można zorganizować konferencję lub inne wydarzenie spontanicznie i bez planu? Oczywiście, że tak, ale takie podejście nie gwarantuje sukcesu. Planowanie jest kluczowe. Oprócz harmonogramu głównego musisz mieć także przygotowany plan awaryjny oraz jasno określony budżet – nawet jeżeli będzie to kilkaset złotych. Na początek zadaj sobie kilka pytań, bo od odpowiedzi na nie zależy ciąg dalszy Twoich działań, a także częściowo środki, jakie przeznaczysz na organizację i przeprowadzenie imprezy.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Już na etapie planowania warto oszacować budżet na podstawie zadań do wykonania – stworzyć tzw. listę to-do i rozbudować ją o checklisty przypisane do konkretnych czynności. Klarowny wykaz zadań z tabelą przewidywanych kosztów ułatwi zarządzanie całym eventem i jego poszczególnymi obszarami. Przykłady tego, co warto wpisać na taką listę, znajdziesz poniżej.
W ogólnym zestawieniu najczęściej nie jest możliwe wyliczenie wszystkich prawdopodobnych wydatków. Po pierwsze każde wydarzenie jest inne – dotyczy innej tematyki, jest kierowane do innej grupy docelowej lub organizowane w innym miejscu. Po drugie zawsze trzeba się liczyć z pojawieniem się nieprzewidzianych, a niezbędnych opłat, np. za:
- wynajem sali konferencyjnej lub innego miejsca na event,
- zaangażowanie prelegentów,
- catering,
- materiały promocyjne,
- marketing wydarzenia,
- usługi profesjonalne.
Gdzie szukać oszczędności
Każdy z nas chciałby mieć jak najwięcej za jak najmniej. Zasada ta obowiązuje również na rynku eventowym, na którym w czasie pandemii jest coraz trudniej, a oczekiwania klientów względem organizatorów rosną. Wymusza to oczywiście wprowadzanie odpowiednich oszczędności i rozsądniejsze gospodarowanie posiadanymi środkami. O tym, co powinieneś zrobić, aby ograniczyć koszty podczas organizacji imprezy, przeczytasz poniżej.
