Miejsca, które łączą marki i klientów. Główne wnioski z badania obiektów eventowych i konferencyjnych 2025

Raport „Miejsca, które łączą marki i klientów. Badanie obiektów eventowych i konferencyjnych 2025” to kontynuacja analizy z 2024 r., ukazująca dynamiczne zmiany w branży eventowej. Raport – opracowany przez „Marketera+” we współpracy z MojeKonferencje.pl i Horeca Idea – dostarcza kompleksowej wiedzy o potrzebach, wyzwaniach i trendach w organizacji wydarzeń w Polsce.

Z tego artykułu dowiesz się:

jakie trendy w branży eventowej są kluczowe w 2025 r.,
jakie usługi i wsparcie oferują organizatorom obiekty,
jakie są największe wyzwania we współpracy obiektów z organizatorami eventów,
jakie działania w zakresie zrównoważonego rozwoju wdrażają obiekty,
jakie są najczęstsze koszty dodatkowe organizacji eventów,
które branże najczęściej organizują wydarzenia.

Badanie, oparte na ankietach przeprowadzonych wśród kilkudziesięciu przedstawicieli hoteli i centrów konferencyjnych, dostarcza wgląd w zmieniające się potrzeby klientów, zastosowanie nowych technologii oraz rosnące znaczenie działań zrównoważonych. Raport ma pomóc odbiorcom w zrozumieniu, jak obiekty eventowe mogą efektywnie wspierać strategie marketingowe marek i budować trwałe relacje z klientami. Zgłębia też otoczenie organizacyjne eventów, w tym zbiera oraz systematyzuje dane dotyczące ofert, praktyk i elastyczności miejsc przeznaczonych do organizacji spotkań.

Wsparcie oferowane organizatorom wydarzeń

Organizatorzy eventów mogą liczyć na różnorodne formy wsparcia oferowane przez obiekty eventowe, ułatwiające każdy etap planowania i realizacji wydarzenia. Najczęściej oferowane usługi obejmują:

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Pomoc techniczną na miejscu (94%). Niemal wszystkie obiekty zapewniają wsparcie techniczne, co jest kluczowe dla sprawnego przebiegu wydarzeń, szczególnie tych opartych na zaawansowanych rozwiązaniach audiowizualnych.
Konsultacje z menedżerem eventowym (82%). Większość obiektów oferuje bezpośrednią współpracę z ekspertami, którzy wspierają organizatorów w dopasowaniu usług do potrzeb i budżetu wydarzenia.
Pomoc w zarządzaniu wydarzeniem (66%). Znaczna liczba obiektów angażuje się w koordynację harmonogramu, dzięki czemu organizatorzy mogą skupić się na innych ważnych aspektach.
Koordynacja zewnętrznych dostawców usług (60%). Ponad połowa obiektów wspiera organizatorów w zarządzaniu podwykonawcami, co zmniejsza obciążenie logistyczne.
Wsparcie logistyczne (58%). Niemal 60% obiektów oferuje pomoc w organizacji transportu, aranżacji przestrzeni czy zarządzaniu dostawami.
Współpraca z innymi obiektami (45%). Niektóre obiekty tworzą partnerstwa, umożliwiając organizatorom dostęp do dodatkowych przestrzeni i zasobów.

Rosnące znaczenie pomocy technicznej. W porównaniu z ubiegłym rokiem wsparcie techniczne znacząco zyskało na popularności – z 55% w 2024 r. urosło aż do 94% w 2025 r. To imponujący wzrost o blisko 40 pkt proc., który pokazuje, jak istotne stały się rozwiązania technologiczne w realizacji nowoczesnych wydarzeń.

Organizatorzy coraz częściej poszukują kompleksowego wsparcia. Co ciekawe, współpraca z menedżerem eventowym (82%) przewyższyła popularnością zarządzanie wydarzeniem przez samego organizatora, co może oznaczać rosnące zaufanie do profesjonalnych usług oferowanych przez obiekty. Czy w przyszłości standardem staną się specjalne zespoły wsparcia oferowane przez obiekty? W odniesieniu do tegorocznego trendu wydaje się to bardzo prawdopodobne.

Długość okna rezerwacyjnego dla eventów w 2025 roku

Analiza tegorocznych danych dotyczących długości okna rezerwacyjnego ujawnia istotne zmiany w trendach planowania wydarzeń:

Szkolenie online [NA ŻYWO]

6 nieśmiertelnych technik marketingowych. Jak wykorzystać mechanizmy psychologiczne w komunikacji marki

Zastanawia Cię, jakie psychologiczne triki zapewniają sukces największym markom? Martwisz się, że Twoje kampanie mogą nie tylko nie zadziałać, ale nawet zaszkodzić wizerunkowi Twojej firmy? Chcesz się dowiedzieć, jak tworzyć kampanie, które angażują i sprzedają, bez manipulacji i ryzyka dla Twojego brandu?

Zapisz się na szkolenie online

1-3 miesiące (64%). Ten okres pozostaje dominującym wyborem, obejmując prawie dwie trzecie rezerwacji. W porównaniu do ubiegłego roku (52%), liczba takich rezerwacji wzrosła o ponad 12 punktów procentowych, co wskazuje na większą stabilizację w planowaniu wydarzeń w krótkim okresie.
Mniej niż miesiąc (17%). Choć krótkoterminowe rezerwacje zmalały w porównaniu z rokiem ubiegłym (30%), nadal stanowią istotną opcję, szczególnie dla spontanicznych wydarzeń.
3-6 miesięcy (15%). Dłuższe planowanie jest mniej popularne niż w 2024 roku (18,2%), co może wynikać z dynamicznego charakteru rynku i niepewności w organizacji dużych wydarzeń.
Powyżej 6 miesięcy (3%). Najmniej popularny okres rezerwacyjny, wybierany jedynie przez organizatorów wydarzeń o bardzo dużej skali lub tych wymagających długoterminowych przygotowań.

W 2025 r. nastąpił wyraźny wzrost liczby rezerwacji w przedziale 1-3 miesięcy, co może świadczyć o większej elastyczności i przewidywalności w planowaniu wydarzeń. Jednocześnie spadek krótkoterminowych rezerwacji (poniżej miesiąca) może być efektem bardziej zorganizowanego podejścia organizatorów, którzy częściej planują wydarzenia z wyprzedzeniem.

Najczęstsze koszty dodatkowe organizacji eventów

Organizacja wydarzeń wiąże się z różnorodnymi dodatkowymi kosztami, które organizatorzy muszą uwzględnić w budżecie. Analiza danych pokazuje, które z nich pojawiają się najczęściej:

Noclegi (55%). Najczęściej wymieniany koszt dodatkowy, szczególnie istotny w przypadku wydarzeń wielodniowych lub takich, które przyciągają uczestników spoza lokalizacji obiektu.
Catering (48%). Niemal połowa obiektów wskazuje na catering jako kluczowy element organizacji eventów, co podkreśla znaczenie kulinarnej strony wydarzenia.
Dekoracje i aranżacje przestrzeni (45%). Personalizacja przestrzeni oraz tworzenie wyjątkowego klimatu są wysoko cenione przez organizatorów.
Dodatkowe sprzęty i wyposażenia (37%). Obiekty często wymagają od organizatorów dodatkowych inwestycji w sprzęt, który nie jest standardowo dostępny w wynajmowanych przestrzeniach.
Specjalne wyposażenie (31%). Koszty związane z zaawansowanymi technologiami, oświetleniem lub nagłośnieniem to istotny element budżetów eventowych.
Obsługa techniczna (27%). Znaczny odsetek obiektów wskazuje na konieczność poniesienia kosztów dodatkowego wsparcia technicznego, które zapewnia sprawny przebieg wydarzeń.
Dodatkowy personel (26%). Obsługa gości, rejestracja czy serwis gastronomiczny często wymagają zatrudnienia dodatkowych pracowników.
Promocja i marketing (8%). Chociaż rzadziej wymieniane, działania promocyjne i marketingowe są istotne dla wydarzeń publicznych lub dużych konferencji.

Koszty mniej powszechne:

Ubezpieczenie, podwykonawcy świadczący usługi dodatkowe, zabezpieczenie medyczne (po 2%). To rzadziej występujące koszty, które mogą jednak stanowić istotny element wydarzeń o dużej skali lub szczególnym charakterze, np. sportowych czy masowych.

Dekoracje i aranżacje przestrzeni były wymieniane niemal równie często co catering (45% vs 48%). To wyraźny sygnał, że uczestnicy wydarzeń zwracają uwagę nie tylko na jakość serwowanego jedzenia, lecz także na otoczenie, które buduje atmosferę i wpływa na całościowe doświadczenie eventowe. Organizatorzy powinni mieć na uwadze dopracowanie detali wizualnych, które mogą podkreślić charakter wydarzenia i na dłużej zapisać się w pamięci gości.

Zaawansowane technologie dostępne dla organizatorów podczas eventów

Wyniki tegorocznego badania pokazują, że obiekty eventowe coraz częściej inwestują w zaawansowane technologie, które podnoszą standard organizowanych wydarzeń. Najczęściej dostępne opcje obejmują:

Systemy dźwiękowe wysokiej klasy (72%). To dominująca technologia, która zapewnia doskonałą jakość dźwięku podczas wystąpień i prezentacji. W porównaniu z ubiegłym rokiem (68%) odsetek obiektów oferujących tę technologię się zwiększył, co świadczy o jej rosnącym znaczeniu.
Interaktywne ekrany dotykowe (27%). Druga pod względem popularności technologia, która umożliwia większą interakcję uczestników z prezentowanymi treściami. Wzrost względem zeszłego roku (23%) podkreśla umacniającą się rolę ekranów w angażowaniu uczestników.
Narzędzia do zarządzania treścią cyfrową (18%). Spory spadek w porównaniu z 2024 r. (41%) może wskazywać na zmniejszone zainteresowanie takimi rozwiązaniami lub ograniczenia w ich dostępności.
Wirtualna i rozszerzona rzeczywistość (2%). Ta technologia wciąż pozostaje niszowa, na co wskazuje niewielki spadek w stosunku do zeszłego roku (9%). Może to wynikać z wysokich kosztów implementacji.
Platformy do organizacji wydarzeń (13%) i aplikacje mobilne dla uczestników (11%). Choć stosunkowo rzadko dostępne, nadal są cennymi narzędziami dla organizatorów, którzy stawiają na cyfrowe i hybrydowe wydarzenia.

Systemy dźwiękowe wysokiej klasy. Wzrost o 3,5 pkt proc. rok do roku pokazuje, że jakość dźwięku pozostaje priorytetem w organizacji wydarzeń.
Narzędzia do zarządzania treścią cyfrową. Spadek o ponad 20 pkt proc. może wskazywać na zmianę priorytetów organizatorów lub rozwój alternatywnych rozwiązań.
Wirtualna i rozszerzona rzeczywistość. Brak istotnego wzrostu wskazuje, że technologia ta pozostaje poza głównym nurtem branży.

Systemy dźwiękowe wysokiej klasy to must have. Są dostępne w ponad 71% obiektów eventowych, co czyni je fundamentem każdego profesjonalnego wydarzenia. Natomiast interaktywne ekrany dotykowe, których popularność wzrosła do 27%, stanowią idealne narzędzie dla marketerów chcących wprowadzić interaktywność i zaangażowanie do prezentacji lub stoisk wystawienniczych. Choć wirtualna rzeczywistość czy sztuczna inteligencja jeszcze nie zdobyły dużej popularności, to organizatorzy, którzy wykorzystają je już teraz, mogą wyróżnić się na tle konkurencji oferowaniem nowatorskich doświadczeń uczestnikom swoich eventów.

Branże najczęściej organizujące wydarzenia

Wyniki tegorocznego badania wskazują, że niektóre branże zdecydowanie częściej organizują wydarzenia w obiektach eventowych, co może być ważną wskazówką dla marketerów planujących kampanie i współprace. Oto szczegóły:

Finanse (61%). Branża finansowa dominuje w organizacji wydarzeń, obejmujących głównie konferencje, seminaria i szkolenia dla kadry menedżerskiej oraz partnerów biznesowych. Te eventy często charakteryzują się formalnym charakterem, dużym naciskiem na prezentacje merytoryczne oraz zaawansowaną logistyką. Marketerzy działający w tej branży mogą skupić się na budowaniu profesjonalnych relacji B2B, oferując rozwiązania takie jak personalizowane prezentacje, zaawansowane narzędzia cyfrowe czy ekskluzywne pakiety partnerskie.
IT (40%). Dynamicznie rozwijająca się branża technologiczna regularnie organizuje wydarzenia, takie jak hackathony, premiery produktów, targi technologiczne czy warsztaty. Eventy w tej branży to często przestrzeń do demonstracji innowacji, co wymaga nowoczesnego wyposażenia – interaktywnych ekranów, transmisji online i personalizowanych aplikacji mobilnych. Marketerzy mogą wykorzystać te imprezy do promocji innowacyjnych usług, budowania świadomości marki oraz angażowania uczestników za pomocą interaktywnych doświadczeń.
Medycyna (39%). Wydarzenia w branży medycznej obejmują sympozja, warsztaty specjalistyczne i konferencje naukowe. Charakterystycznym elementem jest konieczność dostarczenia szczegółowych materiałów merytorycznych, takich jak wyniki badań czy prezentacje nowych technologii medycznych. Organizatorzy i marketerzy mogą skupić się na precyzyjnym targetowaniu odbiorców – lekarzy, specjalistów czy pracowników medycznych – oferując treści edukacyjne oraz wysokiej jakości materiały wspierające.
FMCG (37%). Branża dóbr szybko zbywalnych wykorzystuje wydarzenia jako narzędzie do budowania relacji handlowych, testowania nowych produktów oraz promocji marek. Często są to eventy interaktywne, takie jak degustacje, pokazy gotowania czy prezentacje nowych linii produktów. Marketerzy mogą się tu skupić na budowaniu doświadczeń angażujących uczestników – od personalizowanych materiałów promocyjnych po kampanie, które oddziałują na zmysły.
Beauty (23%). Branża beauty często organizuje pokazy mody, premiery produktów kosmetycznych czy szkolenia dla specjalistów. Wydarzenia te charakteryzują się dużą dbałością o estetykę, co daje marketerom ogromne pole do popisu. Od efektownej scenografii, przez kampanie z influencerami, po tworzenie przestrzeni do fotografii – każdy element eventu może przyciągnąć uwagę mediów społecznościowych i potencjalnych klientów.

Rzadziej reprezentowane branże:

Chociaż branże takie jak administracja, automotive czy budownictwo rzadziej są aktywne w sferze wydarzeń, ich obecność może być szansą na stworzenie niszowych kampanii i eventów, które wyróżnią się na tle popularniejszych sektorów.

Branże finansowa i IT dominują w organizacji wydarzeń, ale to właśnie branże beauty i FMCG oferują największy potencjał kreatywnego wykorzystania przestrzeni eventowych. W swoich działaniach marketingowych warto dostosować strategię do specyfiki branży – np. w sektorze IT świetnie sprawdzą się zaawansowane technologie, a w beauty niezastąpiona będzie atrakcyjna wizualnie aranżacja przestrzeni.

Największe wyzwania we współpracy z organizatorami eventów

Tegoroczne badanie wskazuje, że kluczowe wyzwania w relacji między obiektami a organizatorami eventów nie zmieniły się mocno od poprzedniego roku, ale pojawiają się także nowe aspekty, które wymagają uwagi:

Nieprzewidziane zmiany w harmonogramie (64%). To wciąż największe wyzwanie dla obiektów. Nagłe zmiany terminów, godzin czy zakresu usług wpływają na zdolność obiektu do realizacji wydarzenia na najwyższym poziomie. W porównaniu z ubiegłym rokiem (74%) problem ten jest nieco mniej powszechny, ale nadal wymaga uwagi.
Brak komunikacji między stronami (33%). Niewystarczający przepływ informacji między organizatorami a obiektami może prowadzić do nieporozumień i opóźnień. Choć problem zmniejszył się w porównaniu z zeszłorocznymi wynikami (45%), to wciąż pozostaje istotnym czynnikiem wpływającym na współpracę.
Organizator (agencja) wie lepiej i nie respektuje reguł obiektu (39%). Rosnący problem, który wskazuje na napięcia między organizatorami a obiektami. Agencje eventowe, które ignorują zasady obiektów, mogą powodować konflikty i opóźnienia.
Brak jasnego planu współpracy (24%). Choć częstość tego problemu nieco zmalała względem roku ubiegłego (26%), nadal rzutuje on na płynność procesu organizacyjnego.

Jasny i szczegółowy plan współpracy to fundament sukcesu każdego wydarzenia. Przekazuj obiektowi pełne informacje o wymaganiach i harmonogramie, a zmiany zgłaszaj z możliwie największym wyprzedzeniem. Organizatorzy eventów powinni też otwarcie respektować zasady i ograniczenia obiektów – np. dotyczące bezpieczeństwa, dostępności przestrzeni czy zasad współpracy z podwykonawcami.
Sprawna komunikacja z obiektem to także droga do dobrych relacji, które mogą przynieść korzyści przy kolejnych projektach. Zadbaj o regularne spotkania lub aktualizacje i korzystaj z narzędzi cyfrowych, takich jak aplikacje do zarządzania projektem, aby zapewnić sprawny przepływ informacji.

Prawie 40% obiektów wskazuje, że agencje eventowe często ignorują zasady współpracy, co prowadzi do konfliktów. Budowanie relacji opartych na wzajemnym szacunku i klarownych zasadach pozwala nie tylko uniknąć problemów, lecz także podnieść jakość realizowanych wydarzeń. Pamiętaj, że obiekt to Twój partner – nie przeciwnik!

Ocena organizatorów eventów z perspektywy obiektów

Wyniki badania wskazują, że doświadczenie i profesjonalizm osób odpowiedzialnych za organizację eventów w obiektach są oceniane bardzo wysoko, co świadczy o ich zaangażowaniu i kompetencjach.

Bardzo pozytywne (66%). Większość obiektów ocenia współpracę z organizatorami jako wzorcową. Osoby odpowiedzialne za eventy wykazują się profesjonalizmem, znajomością branży i umiejętnością zarządzania procesem organizacyjnym. Taka nota pokazuje, że organizatorzy są kluczowymi partnerami w dążeniu do sukcesu wydarzeń.
Pozytywne (15%). Organizacja przebiegła sprawnie, choć niekiedy zauważono drobne obszary do poprawy, takie jak dbałość o detale czy komunikacja. Te małe niedociągnięcia jednak nie wpłynęły znacząco na jakość współpracy.
Neutralne (15%). W przypadku neutralnej oceny brakowało dodatkowego zaangażowania czy personalizacji, które mogłyby podnieść jakość współpracy i wydarzenia. Takie opinie wskazują na potencjał poprawy przez większe skupienie na szczegółach i inicjatywę organizatorów.
Negatywne i bardzo negatywne (0%). Co ciekawe, żaden z badanych obiektów nie zgłosił negatywnych doświadczeń, co jest dużym osiągnięciem i świadczy o wysokim poziomie profesjonalizmu organizatorów eventów.

Choć większość obiektów ocenia współpracę bardzo wysoko, drobne poprawki mogą zrobić różnicę. Oto kilka wskazówek, które pomogą jeszcze bardziej podnieść standard organizacji wydarzeń.

Komunikacja ma znaczenie – regularny kontakt z obiektem i szybkie reagowanie na jego potrzeby mogą zminimalizować ryzyko nieporozumień.
Dbałość o szczegóły – skup się na detalach, takich jak logistyka, harmonogramy i oczekiwania uczestników, aby zapewnić im wyjątkowe doświadczenie.
Zaangażowanie emocjonalne – personalizacja podejścia do obiektu i uczestników wydarzenia buduje pozytywne relacje i zapada w pamięć.

Aż 66% obiektów oceniło organizatorów eventów jako profesjonalistów, świetnie zarządzających całym procesem. To ogromny sukces, ale pamiętaj, że zaangażowanie i personalizacja to obszary, które mogą sprawić, że Twoje wydarzenie zostanie zapamiętane jako wyjątkowe. Współpracuj z obiektami jak z partnerami, a nie tylko dostawcami przestrzeni – taka relacja przyniesie korzyści obu stronom.

Kontakt z organizatorami po zakończeniu eventu

Wyniki tegorocznego badania pokazują, że kontakt z organizatorami po zakończeniu wydarzenia pozostaje kluczowym elementem współpracy, umożliwiającym zbieranie cennych informacji zwrotnych i budowanie długotrwałych relacji. Najczęściej stosowane metody to:

Bezpośrednie pytanie o zadowolenie po zakończeniu eventu (48%). Niemal połowa obiektów pyta organizatorów tuż po zakończeniu wydarzenia o opinię na temat współpracy, co pozwala na natychmiastową reakcję na ewentualne uwagi.
Telefoniczne podsumowanie współpracy (36%). Popularna metoda, która pozwala na szczegółowe omówienie wrażeń i zebranie opinii w wygodny i bezpośredni sposób.
Wysyłka ankiet (5%). Niektóre obiekty przesyłają organizatorom ankiety, aby zebrać bardziej usystematyzowane informacje na temat zadowolenia z obsługi.
Rozmowy i bieżący kontakt (2%). Część obiektów preferuje mniej formalny, bieżący kontakt z uczestnikami i organizatorami, szczególnie w przypadku nowych klientów.

Tegoroczne wyniki pokazują zmiany w podejściu obiektów do kontaktu z organizatorami po zakończeniu wydarzeń. Choć telefoniczne podsumowanie współpracy pozostaje jedną z najczęściej stosowanych metod, jego popularność zmalała w porównaniu do ubiegłego roku (65% w 2024 r. vs. 36% w 2025 r.). Zwiększyła się natomiast liczba obiektów, które pytają organizatorów o zadowolenie bezpośrednio po zakończeniu eventu (48%), co wskazuje na rosnącą potrzebę szybkiego reagowania i budowania relacji na miejscu.

Wysyłanie ankiet, które w ubiegłym roku obejmowało 13% przypadków, jest obecnie rzadsze (5%), co może świadczyć o preferencji bardziej bezpośrednich form kontaktu. Co ciekawe, odsetek obiektów, które w ogóle nie kontaktują się z organizatorami po wydarzeniu, zmalał z 7% do 3%, co pokazuje, że obiekty coraz częściej doceniają wartość feedbacku.

Regularna komunikacja z obiektami eventowymi to sposób na zrozumienie ich perspektywy i doskonalenie współpracy. Pamiętaj, że informacja zwrotna działa w obie strony – przekazując szczegółowe opinie, możesz przyczynić się do poprawy jakości obsługi i uczynić przyszłe wydarzenia jeszcze bardziej udanymi!

Narzędzia wykorzystywane podczas przygotowania ofert na event

Wyniki tegorocznego badania pokazują, że większość obiektów eventowych bazuje na podstawowych narzędziach biurowych, takich jak MS Office, podczas przygotowywania ofert dla klientów. Pojawiają się jednak bardziej zaawansowane rozwiązania, które oferują większą automatyzację i personalizację procesu.

MS Office, np. Word, Excel, PowerPoint (62%). Większość obiektów korzysta z klasycznych narzędzi biurowych, które są uniwersalne i łatwe w użyciu. Pomagają one w przygotowywaniu ofert w formacie tekstowym, kalkulacjach kosztów oraz tworzeniu prezentacji wizualnych. Choć rozwiązanie to jest popularne, brakuje w nim funkcji automatyzacji czy personalizacji ofert.
Wysyłanie treści oferty w mailu (36%). Duża część obiektów preferuje proste przesyłanie ofert w formie wiadomości e-mail. Choć metoda ta jest szybka, może brakować w niej profesjonalizmu i przejrzystości, które można osiągnąć za pomocą dedykowanych modułów ofertowych.
Horeca Idea (26%). Narzędzie to jest jednym z bardziej popularnych modułów wspierających przygotowanie ofert w branży eventowej. Horeca Idea umożliwia tworzenie bardziej spersonalizowanych i kompleksowych ofert, co może przyciągnąć klientów oczekujących profesjonalnego podejścia.
Moduł eventowy Betasi (12%). To mniej popularne, ale zaawansowane narzędzie, które wspiera zarządzanie ofertami oraz organizację wydarzeń. Wykorzystywane głównie przez obiekty, które obsługują większą liczbę klientów lub bardziej skomplikowane wydarzenia.
Moduł eventowy Protel (0%). Nie odnotowano wykorzystania tego narzędzia, co może wskazywać na jego ograniczoną dostępność lub brak świadomości wśród obiektów eventowych.

Odpowiedzi obiektów na zapytania o organizację eventu

Tegoroczne badanie wskazuje, że większość obiektów stawia na przygotowanie kompleksowych ofert, które łączą różne elementy w jednym, przejrzystym formacie. Oto szczegóły dotyczące materiałów przesyłanych klientom:

Jednolity plik oferty z kalkulacją i agendą w PDF (60%). To najpopularniejsza forma odpowiedzi na zapytania. Obiekty starają się dostarczyć spójną i profesjonalnie przygotowaną ofertę, która zawiera szczegółowe informacje o kosztach oraz harmonogramie wydarzenia. Tego rodzaju plik ułatwia organizatorom szybkie zapoznanie się z propozycją i podjęcie decyzji.
Kalkulacja w Excelu (16%). Niektóre obiekty preferują prostszą formę przesyłania kosztorysów, skupiając się głównie na finansowej stronie oferty. Choć Excel jest uniwersalny, może brakować mu estetyki i profesjonalizmu w porównaniu do plików PDF.
Zdjęcia sal (16%). Przesyłanie zdjęć to sposób na wizualizację oferowanej przestrzeni. Dzięki temu klienci mogą łatwiej wyobrazić sobie swoje wydarzenie w danym obiekcie, co zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie oferty.
PDF z ofertą gastronomiczną (11%). Dedykowane oferty gastronomiczne są kluczowym elementem, szczególnie dla klientów poszukujących kompleksowych rozwiązań cateringowych. To szczegółowe podejście pozwala wyróżnić obiekt w oczach klientów.
Katalog lub pełna oferta usług obiektu (7%). Choć rzadziej stosowana, pełna oferta prezentująca całą gamę dostępnych usług może być przydatna dla klientów, którzy dopiero rozważają różne opcje.
Plik z ofertą atrakcji (3%). Dodatkowe atrakcje, takie jak warsztaty czy rozrywki dla uczestników, mogą stanowić wartość dodaną, która wyróżni ofertę na tle konkurencji.

Ocena jakości zapytań klientów pod kątem przygotowania oferty

Wyniki badania wskazują, że przygotowanie kompleksowej oferty na podstawie zapytań od klientów często wymaga dodatkowego zaangażowania i precyzji ze strony obiektów eventowych:

Wystarczające w pełni do przygotowania oferty (11%). Tylko niewielka część zapytań dostarcza kompletnych informacji, które pozwalają obiektom na stworzenie oferty bez potrzeby dodatkowego kontaktu z klientem. Są to najczęściej dobrze przemyślane zapytania od doświadczonych organizatorów.
Wymagają domyślenia się, jaki zakres usług zaproponować (21%). Znaczna część zapytań pozostawia miejsce na interpretację. W takich przypadkach obiekty muszą polegać na swoim doświadczeniu i wiedzy, aby zaproponować usługi, które mogą spełnić oczekiwania klienta.
Wymagają kontaktu z klientem, aby dobrać zakres usług do oferty (68%). Większość zapytań wymaga dodatkowej rozmowy lub korespondencji z klientem, aby doprecyzować szczegóły dotyczące wydarzenia. Taki kontakt jest kluczowy, aby oferta była dopasowana do realnych potrzeb i oczekiwań.

Jasno sformułowane zapytanie to klucz do otrzymania idealnie dopasowanej oferty. Podawanie szczegółów, takich jak liczba uczestników, preferowany harmonogram, zakres usług czy budżet, pozwala obiektom szybciej i efektywniej odpowiedzieć na Twoje potrzeby. Aż 68% zapytań wymaga dodatkowego kontaktu z klientem – upewnij się, że Twoje zapytanie jest szczegółowe, a zaoszczędzisz czas na doprecyzowywaniu szczegółów i szybciej otrzymasz kompleksową ofertę!

Reakcja obiektów eventowych na zapytania od klientów

Badanie pokazuje, że większość obiektów stara się dopasować swoją ofertę do indywidualnych potrzeb klientów poprzez dodatkowy kontakt i zbieranie szczegółowych informacji. Oto jak wygląda proces odpowiedzi na zapytania:

Wysyłam ofertę w oparciu o informacje z zapytania bez kontaktu z klientem (10%). Tylko niewielki odsetek obiektów przygotowuje oferty wyłącznie na podstawie danych zawartych w zapytaniu, bez dodatkowych pytań. Taki model sprawdza się głównie w przypadku dobrze sformułowanych, szczegółowych zapytań.
Zadajemy dodatkowe pytania mailem, aby doprecyzować szczegóły (46%). Najczęściej stosowaną praktyką jest wysłanie wiadomości e-mail z prośbą o uzupełnienie informacji, takich jak układ sali, liczba uczestników czy standard pokoi. Ta metoda pozwala na precyzyjne dostosowanie oferty do wymagań klienta.
Wykonujemy telefon do klienta, aby rozpoznać pełne potrzeby (44%). Bezpośrednia rozmowa telefoniczna pozwala na dokładniejsze zrozumienie oczekiwań klienta. Jest to szczególnie ważne w przypadku bardziej skomplikowanych wydarzeń, gdzie liczy się precyzja i szybkość działania.

Aż 90% obiektów podejmuje dodatkowe działania – wysyła e-maile lub wykonuje telefony – aby lepiej zrozumieć Twoje oczekiwania.

Działania marketingowe obiektów eventowych skierowane do klientów biznesowych

Wyniki badania pokazują, że zdecydowana większość obiektów podejmuje działania marketingowe skierowane do klientów biznesowych, choć ich intensywność różni się w zależności od strategii i zasobów obiektu:

Intensywne kampanie (37%). Ponad jedna trzecia obiektów realizuje regularne i kompleksowe kampanie marketingowe skierowane do klientów biznesowych. Obejmują one m.in. reklamy w mediach branżowych, udział w targach, działania online, takie jak kampanie w Google Ads czy LinkedIn oraz budowanie relacji poprzez direct mailing. Intensywne kampanie pozwalają dotrzeć do szerokiego grona odbiorców i budować silną pozycję na rynku B2B.
Sporadyczne działania (58%). Największa część obiektów prowadzi działania marketingowe w sposób okazjonalny, np. promując konkretne wydarzenia, oferty specjalne lub w okresach zwiększonego popytu, takich jak przed świętami czy w sezonie konferencyjnym. Taki model pozwala na ograniczenie kosztów, ale może być mniej efektywny w budowaniu długotrwałych relacji z klientami biznesowymi.
Brak działań (5%). Niewielki odsetek obiektów nie podejmuje żadnych działań marketingowych skierowanych do klientów biznesowych. Może to wynikać z ograniczonych zasobów lub strategii skoncentrowanej wyłącznie na klientach indywidualnych.

Intensywne kampanie marketingowe dają przewagę konkurencyjną, ale sporadyczne działania również mogą być skuteczne, jeśli są dobrze zaplanowane i dopasowane do potrzeb rynku. Ponad 58% obiektów podejmuje działania marketingowe tylko okazjonalnie – oznacza to, że regularne i konsekwentne kampanie mogą być Twoją szansą na wyróżnienie się na tle mniej aktywnej konkurencji. Planuj swoje działania z wyprzedzeniem i koncentruj się na kanałach, które najlepiej docierają do klientów biznesowych, takich jak LinkedIn, e-mail marketing czy dedykowane targi branżowe.

Zmiany w ofercie obiektów eventowych

Badanie wskazuje, że obiekty eventowe koncentrują się na wprowadzaniu innowacji i rozbudowie swojej oferty, aby sprostać zmieniającym się potrzebom klientów w 2025 r. Najczęściej planowane zmiany, to:

Zwiększenie oferty gastronomicznej (38%). Najczęściej wskazywana zmiana dotyczy rozwoju zaplecza gastronomicznego. Rozszerzenie menu, wprowadzenie nowych trendów kulinarnych czy ulepszenie jakości cateringu to działania, które mają na celu zwiększenie atrakcyjności obiektu w oczach organizatorów i uczestników wydarzeń.
Wprowadzenie nowych technologii (36%). Niemal co trzeci obiekt planuje inwestycje w zaawansowane technologie, takie jak systemy do zarządzania wydarzeniami, narzędzia audiowizualne czy platformy interaktywne. Dzięki nim obiekty mogą oferować bardziej zaawansowane i spersonalizowane doświadczenia dla klientów.
Rozbudowa infrastruktury (34%). Znacząca część obiektów skupia się na zwiększeniu swojej przestrzeni, np. budowie nowych sal konferencyjnych, zwiększeniu powierzchni eventowej czy modernizacji istniejących obiektów. Taka strategia pozwala obsłużyć większe i bardziej wymagające wydarzenia.
Zakup narzędzi zwiększających efektywność sprzedaży MICE (25%). Narzędzia CRM, systemy do automatyzacji ofertowania czy platformy wspierające komunikację z klientami to kolejny obszar, na który obiekty kładą nacisk. Inwestycje w ten sektor pomagają zwiększyć efektywność sprzedaży i poprawić jakość obsługi.
Brak zmian (7%). Część obiektów nie planuje żadnych znaczących modyfikacji w swojej ofercie, skupiając się na utrzymaniu obecnego poziomu usług.
Remont sal i SPA (4%) oraz zakup mebli (2%). To mniej popularne, ale istotne zmiany, które mają na celu poprawę estetyki i funkcjonalności obiektów, co jest szczególnie ważne dla klientów ceniących komfort i nowoczesny design.
Rozwój marketingu (2%). Niewielka część obiektów wskazuje na plany intensyfikacji działań promocyjnych, co może być skuteczną strategią zwiększenia widoczności i przyciągnięcia nowych klientów.

Ponad 70% obiektów planuje inwestycje w rozwój oferty gastronomicznej i technologii. Warto już teraz budować relacje z obiektami, które wdrażają innowacje – mogą one stać się partnerami w organizacji bardziej zaawansowanych i nowoczesnych eventów. Regularnie śledź zmiany w ofertach obiektów, aby dostosować swoje działania do nowych możliwości i trendów rynkowych.

Działania w zakresie zrównoważonego rozwoju wdrażane przez obiekty eventowe

Tegoroczne badanie pokazuje, że obiekty eventowe podejmują różnorodne inicjatywy z zakresu zrównoważonego rozwoju, koncentrując się na oszczędzaniu zasobów, wspieraniu lokalnych społeczności i redukcji wpływu na środowisko.

Oszczędzanie energii i wody (68%). Chociaż nadal jest to najczęściej wdrażana praktyka, jej popularność spadła od ubiegłego roku (93%). Może to wskazywać na trudności w utrzymaniu efektywności energetycznej lub na większe skupienie się na innych działaniach zrównoważonych.
Partnerstwo z lokalnymi firmami (71%). To obecnie najczęściej realizowana inicjatywa. Wzrost o 18 pkt proc. w porównaniu z 2024 r. (53%) podkreśla, jak ważne dla obiektów staje się wspieranie lokalnej gospodarki.
Używanie materiałów biodegradowalnych (48%). Odsetek obiektów stosujących biodegradowalne materiały zmniejszył się w stosunku do zeszłego roku (57%), co może wynikać z wyższych kosztów takich surowców lub ich ograniczonej dostępności.
Programy recyklingowe (46%). Popularność programów recyklingowych wzrosła nieznacznie względem ubiegłego roku (43%), co wskazuje na większą świadomość w zakresie zarządzania odpadami.
Inicjatywy wspierające lokalną społeczność (51%). Udział obiektów angażujących się w działania na rzecz lokalnych społeczności wzrósł z 47% w 2024 r. To pokazuje rosnące zaangażowanie obiektów w społeczną odpowiedzialność biznesu.
Zrównoważone materiały reklamowe (29%). Spadek w stosunku do zeszłego roku (33%) wskazuje na potrzebę zwiększenia świadomości dotyczącej stosowania ekologicznych rozwiązań w promocji wydarzeń.
Liczenie śladu węglowego eventu (12%). Mimo wzrostu w porównaniu z 2024 r. (7%) liczenie śladu węglowego wciąż jest rzadko stosowaną praktyką. Może to być obszar do dalszego rozwoju dla obiektów chcących monitorować i redukować swój wpływ na środowisko.

W porównaniu z ubiegłym rokiem zauważalne są zmiany w priorytetach obiektów. Partnerstwo z miejscowymi firmami i inicjatywy wspierające lokalne społeczności stały się głównymi obszarami działań, co świadczy o większym zrozumieniu znaczenia relacji z otoczeniem. Jednocześnie wyzwania związane z kosztami i dostępnością materiałów biodegradowalnych mogą tłumaczyć spadek popularności niektórych praktyk ekologicznych.

Rosnące oczekiwania uczestników i klientów dotyczące zrównoważonego rozwoju to wyraźny sygnał, aby uwzględniać takie inicjatywy w swoich planach. Aż 71% obiektów współpracuje z lokalnymi dostawcami – wybierając takie miejsca, wspierasz lokalną gospodarkę i budujesz bardziej ekologiczne wydarzenia. Zwracaj uwagę na partnerów, którzy oferują programy recyklingowe, oszczędzają energię i wodę, a także dostarczają zrównoważone materiały reklamowe – takie wybory mogą wpłynąć na postrzeganie Twojej marki jako odpowiedzialnej społecznie.

Zainteresowanie wydarzeniami hybrydowymi

Wyniki badania wskazują, że zainteresowanie organizacją wydarzeń hybrydowych pozostaje stabilne, ale z wyraźnymi różnicami w ocenach obiektów dotyczących tego trendu.

Utrzymuje się na stałym poziomie (51%). Ponad połowa respondentów wskazuje, że zainteresowanie wydarzeniami hybrydowymi nie zmieniło się w porównaniu z latami ubiegłymi. Tego rodzaju eventy, łączące elementy stacjonarne i online, nadal są popularnym wyborem dla organizatorów, którzy chcą dotrzeć do szerokiego grona odbiorców.
Wzrasta (29%). Prawie jedna trzecia obiektów zauważa wzrost zainteresowania eventami hybrydowymi. To może być związane z chęcią zwiększenia dostępności wydarzeń oraz możliwością udziału zdalnego, co staje się standardem dla części branż, takich jak IT czy edukacja.
Maleje (20%). Jedna piąta respondentów zauważyła spadek zainteresowania hybrydową formą wydarzeń. Może to wynikać z powrotu do tradycyjnych eventów stacjonarnych oraz znużenia uczestników zdalnym formatem po intensywnym okresie pandemii.

Stabilne zainteresowanie wydarzeniami hybrydowymi oznacza, że warto uwzględniać tę formę w swoich strategiach. Aż 29% respondentów wskazuje na wzrost popularności wydarzeń hybrydowych. Jeśli Twoim celem jest dotarcie do szerokiego grona uczestników, takie eventy mogą być skutecznym rozwiązaniem. Jednocześnie warto pamiętać o starannym zaplanowaniu doświadczeń zarówno dla uczestników na miejscu, jak i tych biorących udział zdalnie, aby maksymalnie zaangażować obie grupy.

Wyzwania w organizacji wydarzeń w 2025 roku

Badanie wskazuje, że organizacja wydarzeń w 2025 r. wiąże się z licznymi wyzwaniami, które wymagają od organizatorów większej elastyczności i kreatywności. Oto kluczowe trudności, z którymi mierzy się branża:

Rosnące koszty organizacji (60%). Najczęściej wskazywane wyzwanie to wzrost cen wynajmu przestrzeni, usług i materiałów. Inflacja i rosnące koszty energii sprawiają, że planowanie wydarzeń w ramach ograniczonego budżetu staje się coraz trudniejsze.
Ograniczenia budżetowe (63%). Największe wyzwanie w 2025 r. to dostosowanie wydarzeń do zmniejszonych budżetów. Organizatorzy muszą szukać kompromisów między jakością a kosztami, co może wpływać na zakres i skalę realizowanych projektów.
Utrzymanie zainteresowania uczestników (38%). Wzrastająca konkurencja między wydarzeniami sprawia, że przyciągnięcie i utrzymanie uwagi uczestników staje się trudniejsze. Wymaga to inwestowania w bardziej angażujące doświadczenia oraz skuteczne kampanie marketingowe.
Nieprzewidywalne zmiany rynkowe (33%). Ryzyko związane z nagłymi zmianami regulacji, trendów rynkowych czy ograniczeń jest znaczącym wyzwaniem, które wymaga od organizatorów szybkiego dostosowywania się do nowych realiów.
Zarządzanie zespołem (23%). Problemy ze znalezieniem doświadczonych pracowników oraz utrzymanie wystarczającego zespołu operacyjnego stają się istotnym problemem, szczególnie przy bardziej wymagających projektach.
Zwiększone oczekiwania uczestników (20%). Wzrastające wymagania uczestników dotyczące unikalnych i angażujących doświadczeń sprawiają, że organizatorzy muszą oferować bardziej spersonalizowane i interaktywne rozwiązania.
Personalizacja wydarzeń (20%). Dostosowanie cateringu, przestrzeni i programu do indywidualnych potrzeb uczestników to coraz częstsze wymaganie klientów, które zwiększa złożoność procesu organizacyjnego.
Zrównoważony rozwój (13%). Rosnąca świadomość ekologiczna sprawia, że coraz więcej klientów oczekuje eventów zgodnych z zasadami less waste i eco-friendly. Organizatorzy muszą znaleźć sposoby na minimalizację odpadów i odpowiedzialne zarządzanie zasobami.
Integracja technologii (10%). Wdrożenie zaawansowanych technologii, takich jak aplikacje eventowe, AR/VR czy nowoczesne systemy AV, to wyzwanie zarówno pod względem finansowym, jak i organizacyjnym.
Pozyskanie odpowiednich dostawców (7%). Znalezienie rzetelnych partnerów do współpracy pozostaje jednym z mniejszych, ale wciąż istotnych wyzwań, które mogą wpłynąć na jakość realizowanego wydarzenia.

Aż 63% organizatorów wskazuje na ograniczenia budżetowe jako największe wyzwanie – oznacza to, że efektywne planowanie i optymalizacja kosztów będą kluczowe w nadchodzącym roku. Warto również zainwestować w technologie, które zwiększą atrakcyjność wydarzeń, oraz w zrównoważone rozwiązania, które budują pozytywny wizerunek marki w oczach klientów.

Kluczowe trendy w organizacji eventów w 2025 roku

Tegoroczne badanie pokazuje, że branża eventowa coraz bardziej skupia się na indywidualnym podejściu do uczestników, wykorzystaniu nowych technologii oraz ekologicznych rozwiązań. Najważniejsze trendy w organizacji wydarzeń to:

Personalizacja doświadczeń uczestników (66%). To najczęściej wskazywany trend, który odnotował znaczny wzrost względem zeszłego roku (53%). Uczestnicy oczekują dopasowanych doświadczeń, które odpowiadają ich indywidualnym potrzebom, co wymaga od organizatorów większego zaangażowania w zrozumienie odbiorców i dostosowanie do nich programu, przestrzeni czy oferty.
Social media marketing (57%). Media społecznościowe pozostają jednym z podstawowych narzędzi promocji eventów, ze wzrostem w porównaniu z 2024 r. (53%). Organizatorzy coraz częściej korzystają z platform takich jak Instagram, LinkedIn czy TikTok, aby budować zasięg wydarzeń, angażować uczestników i promować unikatowe treści.
Zrównoważony rozwój i ekologia (41%). Popularność działań ekologicznych i zgodnych z zasadami zrównoważonego rozwoju rośnie – od 31% w zeszłym roku do 41% obecnie. Klienci coraz częściej oczekują wydarzeń, które są eco-friendly, a obiekty dostosowują się do tych wymagań, wprowadzając programy recyklingowe, oszczędność zasobów i zrównoważone materiały.
Sztuczna inteligencja (34%). Wzrost z 22% do 34% wskazuje na zwiększającą się rolę AI w organizacji wydarzeń. Algorytmy pomagają w analizie danych uczestników, personalizacji doświadczeń, a także automatyzacji komunikacji i zarządzania wydarzeniami.
Interaktywność doświadczeń (26%). Choć trend ten stracił na popularności od 2024 r. (44%), pozostaje istotny. Interaktywne elementy, takie jak aplikacje, quizy czy angażujące warsztaty, nadal przyciągają uwagę uczestników i zwiększają ich zaangażowanie.
Eventy hybrydowe (18%). Popularność wydarzeń hybrydowych zmalała (z 38% w zeszłym roku), co może wynikać z powrotu do formatów stacjonarnych i z mniejszej potrzeby łączenia ich z komponentami online.
Technologie VR/AR (8%). Pomimo niskiej popularności trend ten wskazuje na rozwój technologii immersyjnych, które mogą stać się istotnym narzędziem w organizacji przyszłościowych eventów.
Wykorzystanie sztuki, performansów lub instalacji artystycznych (10%). Popularność sztuki w eventach utrzymuje się na podobnym poziomie jak w zeszłym roku (9%), co wskazuje na jej niszowy, ale stały potencjał jako elementu wzbogacającego wydarzenia.

Wzrost popularności personalizacji (+13%) i social media marketingu (+4%) pokazuje, że organizatorzy coraz bardziej koncentrują się na uczestnikach i ich doświadczeniach. Zrównoważony rozwój (+10%) staje się coraz ważniejszym aspektem, co podkreśla wzrost świadomości ekologicznej.

Kluczowe trendy, takie jak personalizacja i zrównoważony rozwój, oferują ogromne możliwości budowania wyjątkowych doświadczeń i wzmacniania wizerunku marki. Aż 66% organizatorów wskazuje personalizację jako najważniejszy trend – oznacza to, że inwestowanie w indywidualne podejście do uczestników może być Twoją największą przewagą. Wykorzystaj social media i nowe technologie, aby przyciągnąć uwagę odbiorców i wyróżnić swoje wydarzenie!

5 najważniejszych wniosków z badania obiektów eventowych i konferencyjnych 2025

Personalizacja i social media jako liderzy trendów. Personalizacja doświadczeń uczestników (66%) oraz wykorzystanie social media marketingu (57%) pozostają głównymi trendami w branży eventowej. Organizatorzy coraz częściej inwestują w indywidualne podejście i skuteczne kampanie w mediach społecznościowych.
Ograniczenia budżetowe i rosnące koszty jako największe wyzwania. Aż 63% respondentów wskazuje trudności w dostosowaniu wydarzeń do zmniejszonych budżetów, a 60% zauważa problem rosnących cen usług, materiałów i wynajmu przestrzeni eventowych.
Zrównoważony rozwój zyskuje na znaczeniu. Programy wspierające lokalną społeczność (51%), partnerstwa z lokalnymi firmami (71%) oraz oszczędzanie energii i wody (68%) to najczęściej stosowane działania ekologiczne, które odzwierciedlają rosnącą świadomość ekologiczną w organizacji eventów.
Zmieniające się zainteresowanie wydarzeniami hybrydowymi. Zainteresowanie eventami hybrydowymi stabilizuje się – 51% respondentów wskazuje brak zmian w popycie, 29% zauważa wzrost, a 20% spadek. Wydarzenia hybrydowe są wciąż popularne w określonych branżach, takich jak IT czy edukacja.
Wyraźna potrzeba lepszej komunikacji w procesie współpracy. Zdecydowana większość (68%) obiektów wskazuje na konieczność dodatkowego kontaktu z klientem, aby doprecyzować szczegóły zapytań. Bezpośrednie rozmowy i szybka reakcja na potrzeby organizatorów są kluczowe dla tworzenia spersonalizowanych ofert i sprawnego przebiegu współpracy.