Nowoczesne technologie mogą znacznie usprawnić organizację konferencji offline, tak aby była bardziej angażująca i efektywna. Podczas semKRK korzystamy z narzędzi, które ułatwiają każdy etap – od planowania po interakcję z uczestnikami na żywo. Dowiedz się, jakie rozwiązania możesz zastosować, aby Twoje wydarzenie stało się wyjątkowe.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie są etapy organizacji wydarzenia offline i z jakich narzędzi warto skorzystać w poszczególnych momentach,
- jakich aplikacji i rozwiązań warto używać w celu urozmaicenia eventu,
- do czego służą i jak w praktyce wykorzystać takie narzędzia jak AhaSlides, Clockify, ClickMeeting, Easycart, Sli.do czy Webankieta,
- jak zaciekawić uczestnika wydarzenia dodatkowymi działaniami.
Pandemia COVID-19 dokładnie pokazała, jak branża event marketingu bardzo szybko może się zmienić i dostosować do panujących warunków. Nie inaczej było z konferencją semKRK, która z barcampu offline szybko zmieniła się w wydarzenie online, a teraz działa hybrydowo. W obu wersjach zawsze korzystamy z narzędzi, które pomagają nam w organizacji. Trzeba przyznać, że ich rola jest coraz większa, a bez niektórych nie wyobrażamy sobie naszych konferencji.
Organizacja konferencji offline – od planowania do realizacji
Przygotowanie udanej konferencji to nie lada wyzwanie. Etapów w tym przypadku jest bardzo wiele, a wszystkie przedstawia ramka 1.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Na różnych etapach organizacji konferencji używamy różnych aplikacji. Dobre operowanie nimi w odpowiednim momencie jest sprawą kluczową. Niektóre trzeba ustawić przed rozpoczęciem planowania całego wydarzenia – tylko po to, żeby powrócić do wyników po jego zakończeniu (np. Clockify, Sli.do), a niektóre należy skonfigurować bezpośrednio przed eventem (Kahoot!, AhaSlides, Webankieta).
Od jakich narzędzi zacząć
Na samym początku należy skupić się na narzędziu do liczenia czasu poświęcanego na poszczególne (mniejsze) projekty. W tym przypadku bardzo dobrze spisuje się Clockify, które w darmowej wersji sprosta wszelkim oczekiwaniom organizatorów, a w wersji premium może tylko uprościć i umilić to zadanie.
W Clockify możesz stworzyć własne projekty, do których będziesz przypisywać mniejsze zadania, aby ostatecznie podliczyć czas spędzony właśnie nad daną czynnością (projektem). Zobacz na ilustracji 1, jak wygląda przykładowa lista projektów związanych z organizacją konferencji.
6 nieśmiertelnych technik marketingowych. Jak wykorzystać mechanizmy psychologiczne w komunikacji marki
Zastanawia Cię, jakie psychologiczne triki zapewniają sukces największym markom? Martwisz się, że Twoje kampanie mogą nie tylko nie zadziałać, ale nawet zaszkodzić wizerunkowi Twojej firmy? Chcesz się dowiedzieć, jak tworzyć kampanie, które angażują i sprzedają, bez manipulacji i ryzyka dla Twojego brandu?
Projekty podzieliliśmy ze względu na kluczowe obszary, na których się skupiamy. Nie można zapomnieć również o stworzeniu „ogólnych” miejsc, gdzie będą lądować wszystkie niestandardowe działania związane z rozwojem konferencji (u nas: „MKT11 – semKRK”), bieżącą edycją („MKT11 – semKRK#23 BIG”) czy podedycjami („MKT11a – semKRK workshop edition” – marcowa edycja, podczas której odbędą się tylko warsztaty online dla specjalistów na poziomach średnio zaawansowanym i zaawansowanym). Dopisek „MKT11” służy nam do ulokowania projektów wśród innych.
W ten sposób dzięki Clockify jesteśmy w stanie dokładnie oszacować, ile czasu spędziliśmy przykładowo nad przygotowaniem warsztatów do danej edycji semKRK. Sama obsługa tego narzędzia jest dziecinnie prosta. Jedyne, o czym należy pamiętać, to systematyczność w zapisywaniu zadań, natomiast jeśli o czymś zapomnisz zawsze można edytować dane wstecz. Oczywiście na rynku jest również wiele innych podobnych narzędzi, w tym np. Memtime czy TimeCamp.
Płatności, rejestracja oraz zarządzanie uczestnikami
Do procesowania płatności używamy narzędzia Stripe podpiętego pod polską platformę EasyCart (będącą częścią EasyTools). Dzięki temu w bardzo prosty sposób możemy zarządzać osobami, które zakupiły dane warianty biletów, i sprawnie przygotowywać listy uczestników na konferencję czy warsztaty. Platforma zapewnia również szybkie płatności, m.in. BLIK czy Przelewy24, co jest bardzo wygodne dla kupujących. Całość dodatkowo wpinamy w system CRM, który automatycznie generuje faktury VAT dla kupujących.
Jeśli chodzi natomiast o zarządzanie listą uczestników na wydarzeniu, posługujemy się głównie Google Sheets. Istnieją też specjalnie przeznaczone do tego narzędzia, np. Eventory czy Whova – zachęcam do ich sprawdzenia.
Promocja wydarzenia przed jego rozpoczęciem
Etapów i formatów tej promocji również może być sporo. Warto zacząć od nieco „standardowych” już kampanii Meta i Google Ads, które odpowiednio skonfigurowane mogą informować dodatkowe osoby o Twoim wydarzeniu i o możliwości zapisu lub kupna biletu w promocyjnej cenie.
Wskazówka
Warto stosować różnorodne ceny biletów na wydarzenie (czy to ograniczone czasowo, np. do 30 stycznia, czy ograniczone ilościowo, np. 50 biletów w promocyjnej cenie).
Nasze eventy są poprzedzone bezpłatnymi webinarami rozgrzewkowymi na platformie ClickMeeting. Jest to narzędzie służące do organizacji wydarzeń online oraz dobre miejsce do przeprowadzania sesji Q&A podczas ich trwania. Właśnie m.in. w nim zorganizowaliśmy semKRK w wersji online. Teraz odbywają się tam warsztaty towarzyszące konferencjom i wspomniane rozgrzewki, które dodatkowo promują event i pozwalają uczestnikom na zdobycie dodatkowej wiedzy.
Narzędzie ma wiele planów, które można konfigurować pod swoje potrzeby, w tym wersję darmową – bez opłat za spotkania do 25 osób. Sama konfiguracja wydarzeń jest bardzo intuicyjna, a w razie potrzeby support odpowiada dosłownie w minutę.
Interakcja z uczestnikami podczas wydarzenia
Podczas wydarzenia korzystamy z narzędzi takich jak Kahoot! oraz AhaSlides do przeprowadzania quizów dla nawet 600 osób jednocześnie. Na większych eventach za oba musimy zapłacić, a ich cena zależy od maksymalnej liczby uczestników na żywo. Quizy są w pełni edytowalne, wyglądają świetnie i zapewniam o ich niezawodności. Wyniki konkursu da się wyświetlić w formie ładnej wizualizacji .
Po wystąpieniach poszczególnych prelegentów zadajemy im pytania na żywo. Są one przesyłane podczas trwania prelekcji przez użytkowników w aplikacji Sli.do. Korzystamy z niej od wielu lat i sprawdza się w 100%. Jej użytkowanie jest bardzo proste. Przed konferencją należy zarezerwować sobie hasztag i ustawić konkretny dzień, od kiedy ma on obowiązywać.
Aby użyć aplikacji jako uczestnik, należy wejść na stronę Sli.do i wpisać odpowiedni hasztag (w tym przypadku „semkrk”). To z kolei przenosi na podstronę konferencji, gdzie na żywo można zadawać swoje pytania. Inni uczestnicy pokoju mają opcję lajkowania zadanych pytań i podbijania ich w ten sposób na liście. Jako organizatorzy moderujemy czat – wybieramy najciekawsze i najwyżej punktowane pytania, które ostatecznie zostają wyświetlone po prezentacji prelegenta lub prelegentki na naszej scenie. Jeśli ktoś wpisze tam niestosowne czy obraźliwe treści, natychmiast reagujemy, aby nie docierały one do innych osób w pokoju.
Wskazówka
W ramce 3 znajdziesz zestaw narzędzi i technik, które mogą pomóc Ci w efektywniejszym prowadzeniu prelekcji na żywo.
Technologie wspierające transmisje
Podczas konferencji trzeba panować również nad niespodziewanymi i krytycznymi sytuacjami oraz szybko na nie reagować. Może się zdarzyć, że prelegent w ostatniej chwili gorzej się poczuje i nie da rady pojawić się w miejscu konferencji, ale wciąż będzie mógł przeprowadzić prezentację. Co wtedy? Transmisja online. Do takich działań mogą posłużyć Google Meet czy opisywany już wcześniej ClickMeeting. Zawsze warto się przygotować na podobną sytuację i poinformować o tym zespół techniczny. Można powiedzieć, że konferencja z takimi prezentacjami jest już w pełni hybrydowa.
Pierwsza w historii prezentacja online podczas stacjonarnej edycji semKRK miała miejsce na semKRK#22 BIG. Trzeba przyznać, że widok sceny z prezentacją, ale bez prelegenta na niej jest… niecodzienny.
Zbieranie opinii i analiza wyników po wydarzeniu
Praca nad konferencją nigdy nie kończy się w dniu jej odbycia. Bardzo ważnym elementem strategii marketingowej dla eventów jest ich podsumowanie, zebranie opinii uczestników i wybranie najlepszych prezentacji. Do takich działań polecam Webankietę.
Właśnie w tym narzędziu zbieramy feedback online od naszych uczestników. W tym celu wykorzystujemy ankiety online. Dbamy o to, aby każdy dostał link do formularza bezpośrednio po zakończeniu eventu – dzięki temu spływa do nas najwięcej opinii – ale dajemy też około tygodnia na ostateczne zamknięcie formularza.
W tym miejscu należy dodać, że statystyki ankiet i wyniki zebrane w narzędziu Webankieta opracowywane są z wysoką starannością. Prezentują się bardzo estetycznie i – co najważniejsze – czytelnie we wszelkich podsumowaniach, raportach i prezentacjach, które przygotowujemy po naszych konferencjach w celu ich rozliczenia i podsumowania.
Czyli technologia to…przyszłość
Trzeba pamiętać, że narzędzia są po to, żeby pomagać ludziom. Tak jak wszyscy eksperci od AI mówią o tym, aby korzystać z ChatGPT czy innych podobnych rozwiązań, tak samo jest z opisanymi powyżej aplikacjami i stronami. Należy pamiętać o tym, że nie zastąpią one człowieka i jego pracy, ale na pewno pomogą w organizacji. Technologia ma ogromny wpływ na sukces wydarzenia (niezależnie, czy odbywa się ono online czy offline). Trzeba z niej jednak mądrze korzystać, aby sprawić, żeby event był wyjątkowy. A jeśli chodzi o semKRK, to mam nadzieję, że widzimy się na kolejnej edycji – już 18 czerwca 2025 r.
