Jeden rabin stwierdzi: „Targi i konferencje nie mają sensu”. Drugi powie swoim handlowcom: „Jedźcie na event i przywieźcie leady”. Ale w jaki sposób? O tym już nie wspomni. Gdzie leży prawda? Nawiązywanie relacji, networking i pozyskiwanie klientów podczas eventów offline może być bardzo skuteczne. Nie bez powodu 77% firm chce utrzymywać lub zwiększać budżety na event marketing. Jak mądrze wykorzystać te pieniądze i czas? Jak odpowiednio przygotować zespół sprzedaży i marketingu do udziału w targach?
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak przygotować sprzedaż i marketing, aby nie działały równolegle, lecz wspólnie realizowały cel wydarzenia,
- jakie cele i KPI warto ustalić przed targami,
- jak wykorzystać social selling, aby ocieplić leady już przed wydarzeniem,
- co robić przed targami, w ich trakcie oraz po nich,
- jak zmierzyć efekty udziału w targach i ocenić, czy ten kanał jest dla Twojej firmy inwestycją, czy tylko kosztem.
Before party, czyli synergia sprzedaży i marketingu
To właśnie na etapie „before party” rozstrzyga się, czy targi będą kosztem, czy realną inwestycją sprzedażową.
- Ustal wspólne cele
Skuteczne targi zaczynają się na długo przed otwarciem hali wystawienniczej – i to jest moment, w którym sprzedaż i marketing muszą grać do jednej bramki, ponieważ bez siebie nawzajem nie wycisną z wydarzenia nawet połowy potencjału.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Wskazówka
Podstawą jest wspólne ustalenie celów wyjazdu: czy to będzie walka o leady, relacje, PR, partnerstwa? A może o wszystko naraz – w odpowiednio ustalonych proporcjach?
- Zrób research
Następnie należy odpalić tryb detektywa. Przejrzyj profile wydarzeń z poprzednich edycji na Facebooku i LinkedInie, sprawdź, kto tam bywał, dodaj decydentów do grona znajomych lub sieci kontaktów, polajkuj kilka ich postów, zostaw merytoryczny komentarz.
Zajrzyj też do agendy i umów się na spotkania 1:1 z przedstawicielami firm, które Cię interesują. Poza tym warto przejrzeć oficjalne hasztagi wydarzenia i obserwować ruch – to źródło insightów, kto planuje być na miejscu i czym aktualnie żyje się w branży.
Kolejną kwestią, którą należy sprawdzić, są działania konkurencji. Czy jej przedstawiciele byli na tym wydarzeniu? Z kim się fotografowali? Być może pojawią się też w tym roku, a to okazja do porównania działań.
- Przygotuj plan komunikacji
Następnym krokiem jest zaplanowanie komunikacji. Warto z wyprzedzeniem przygotować zapowiedzi wyjazdu w formie postów, rolek, news-
lettera, a także zadbać o materiały dla handlowców.
Wskazówka
Jeśli masz bazę klientów, wyślij im zaproszenia VIP na targi. Ważne, by były one personalne i z sensem. Pomyśl też o wabiku – wartości dodanej za spotkanie sprzedażowe. Może to być np. konsultacja gratis, dodatkowe godziny wdrożeniowe albo audyt. Dlaczego to ważne? Bo wabik obniża próg wejścia – ludzie umawiają się na spotkania nie w celach towarzyskich, ale żeby zyskać coś konkretnego tu i teraz.
- Zaplanuj działania networkingowe
A skoro event to networking, zainstaluj aplikację eventową, taką, jaką dysponuje np. Infoshare. Według mnie to wzór skutecznego wykorzystania aplikacji networkingowej z naciskiem na budowanie relacji podczas konferencji (ilustracja). Dzięki temu narzędziu możesz szybko namierzyć właściwe osoby na miejscu, sprawdzić, kto już jest na wydarzeniu, oraz umówić się na spotkania 1:1 bez biegania po hali i szukania ludzi po omacku.
Aplikacja networkingowa Infoshare
Źródło: Aplikacja konferencyjna Infoshare
To ważne, bo bez planu networkingowego cały wysiłek włożony w przygotowanie może skończyć się spacerem między stoiskami. Ustal więc, kogo chcesz poznać, jakie rozmowy są priorytetem i kto z zespołu jest odpowiedzialny za dany kontakt. Dopiero wtedy, gdy masz ustalone cele, przygotowaną listę nazwisk i zaplanowane działania komunikacyjne, możesz powiedzieć: „jestem w gotowości”.
Co robić podczas eventu, żeby nie zmarnować jego potencjału
Targi to coś więcej niż polowanie na leady. To również wydobywanie wartości z atmosfery wydarzenia. Dlatego tak waźne jest to, co dzieje się pomiędzy rozmowami przy stoisku. Co więc robić, żeby targi pracowały na Twoją firmę, zanim jeszcze zbierzesz wizytówki?
- Dokumentuj wydarzenie
Handlowcy powinni być skupieni na rozmowach, więc nie oczekuj od nich ładnych zdjęć. To rola marketera.
Wskazówka
Jeśli ograniczysz się do rozmów przy stoisku, przepalisz połowę wartości wydarzenia. Dlatego zadbaj o fotorelacje, wideo i rolki – najlepiej z pomocą dodatkowej osoby lub fotografa, żeby nie rozpraszać zespołu sprzedaży. Materiał z eventu to content na wiele tygodni – szkoda go nie wykorzystać.
- Szukaj partnerstw i współprac, a nie tylko leadów
Targi to idealny moment, aby porozmawiać
z CMO, ekspertami i prelegentami z firm, do których normalnie trudno się dobić – a podczas wydarzenia przebywają w jednym miejscu, dostępni, otwarci na rozmowę i w dobrych nastrojach.
Zapamiętaj
To, co w online wymaga dopraszania się o odpowiedź całymi tygodniami, w offline można załatwić w kilka minut rozmowy na korytarzu obok sali wykładowej.
- Monitoruj hasztagi wydarzenia
Śledź na bieżąco oficjalne hashtagi i relacje uczestników. Dzięki temu:
- wiesz, kto już dotarł na miejsce,
- możesz ustalić, gdzie złapać konkretną osobę,
- wychodzisz przed kolejkę kontaktu.
Zapamiętaj
Im więcej aktywności i interakcji, tym większa szansa, że ludzie będą kojarzyć Twoją markę, zanim jeszcze podejdą do stoiska.
A co po evencie?
Kiedy światła na hali gasną, większość firm myśli, że zadanie zostało wykonane. To błąd, ponieważ to właśnie po wydarzeniu zaczyna się najważniejsza część pracy. W jaki sposób nie stracić przewagi?
Po pierwsze, najpóźniej pierwszego dnia roboczego po targach dodaj na LinkedIn wszystkie osoby, z którymi udało Ci się porozmawiać. A jeśli masz ich e-maile – odezwij się od razu.
Zapamiętaj
Zaległe follow-upy tracą temperaturę szybciej niż zimna kawa na targowych korytarzach.
Po drugie, podsumuj wydarzenie w social mediach – np. w formie krótkiej relacji i dłuższego wpisu na LinkedInie. Wesprzyj w tym zespół sprzedaży, prelegentów i osoby, które były frontem wydarzenia – wręcz im gotowe materiały, grafiki, CTA. Każdy ich post to dodatkowy punkt styku z Twoją grupą docelową.
Po trzecie, uzupełnij CRM o nowe kontakty, ustaw follow-upy, wyślij materiały, zaproponuj kolejne kroki.
Po czwarte, sprawdź dane:
- zasięgi,
- odsłony profili,
- ruch na stronie,
- wzmianki prasowe,
- monitoring mediów (szczególnie jeśli jako firma mieliście stoisko lub prelegentów).
Następnie wyciągnij wnioski na podstawie zebranych informacji i dołóż je do firmowej bazy wiedzy.
Na koniec zrób wewnętrzne podsumowanie, w trakcie którego ustalisz, czy udało się osiągnąć założone cele, które działania okazały się skuteczne, a co wymaga poprawy podczas kolejnego udziału w targach.
I zapamiętaj! Event to inwestycja o bardzo przewidywalnym zwrocie, jednak bez odpowiedniego przygotowania zespołu, a później analizy ROI, traci swój sens.
