Organizacja wydarzenia to coś więcej niż zestawienie harmonogramu, prezentacji i przemówień. W świecie eventów, zarówno tych na żywo, jak i hybrydowych, atmosfera odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu doświadczeń uczestników. Dwa istotne elementy, które w dużym stopniu budują tę atmosferę, to design i muzyka. Przyjrzyj się im bliżej i dowiedz się, jak wykorzystać je skutecznie podczas wydarzenia.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak dzięki designowi i muzyce stworzyć atmosferę eventu, która zapadnie w pamięć uczestnikom i zachęci ich do dzielenia się wrażeniami,
- jak skutecznie i bezpiecznie zadbać o warstwę wizualną i dźwiękową wydarzenia,
- jak wykreowano niezapomnianą atmosferę podczas eventu Meta Marketing Summit w ramach Meta Marketing Week.
Design – wizualna tożsamość wydarzenia
Design to pierwsze, co przykuwa uwagę uczestników i pozostaje z nimi przez cały czas trwania wydarzenia. Odpowiednio zaplanowany, jest czymś więcej niż tylko dekoracją – buduje narrację, opowiada historię i wywołuje emocje. Każdy element, od scenografii po detale graficzne, ma znaczenie w budowaniu atmosfery i przekazywaniu wartości wydarzenia.
Zapamiętaj
Mądry branding, obecny w każdym elemencie – od zaproszeń i identyfikatorów, przez oznakowanie przestrzeni, aż po prezentacje i materiały cyfrowe – zbuduje profesjonalny wizerunek i wzmocni przekaz. Personalizowane elementy, takie jak wizytówki, identyfikatory, ekrany powitalne czy aplikacje interaktywne, zaangażują uczestników i sprawią, że poczują się oni częścią czegoś wyjątkowego. To wszystko musi być spójne na poziomie designu.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Przygoda uczestnika z eventem często zaczyna się już na stronie WWW. Na rynku znajdziesz wiele narzędzi do tworzenia stron internetowych, które mogą pełnić funkcję rejestracyjną i zapraszać gości w świat Twojego wydarzenia. Pierwsze wrażenie jest podstawą – zadbaj więc, aby strona była atrakcyjna wizualnie, przejrzysta i intuicyjna. Nie zapomnij również o responsywności – w dzisiejszych czasach większość użytkowników korzysta z internetu na smartfonach i tabletach.
Wskazówka
Do budowy strony rejestracyjnej warto wykorzystać platformę SplashThat.com. To wszechstronne narzędzie, które umożliwia nie tylko projektowanie witryny, lecz także kompleksowe zarządzanie wydarzeniem. Dzięki takim rozwiązaniom zyskasz też możliwość gromadzenia i analizy danych, co może znacząco wpłynąć na organizację kolejnych eventów.
Muzyka – niewidzialny architekt emocji
Muzyka ma unikatową zdolność wpływania na emocje i tworzenia wspomnień. Jest uniwersalnym językiem, który potrafi zintegrować różnorodnych uczestników wydarzenia i wywołać odpowiednie reakcje w zależności od momentu.
Zapamiętaj
W kontekście warstwy dźwiękowej wydarzenia należy pamiętać o:
- doborze muzyki, która umila czas gościom przed panelami czy głównym wystąpieniem na scenie,
- warstwie dźwiękowej w trakcie głównego wystąpienia.
W tym przypadku to techniczne aspekty – takie jak profesjonalne nagłośnienie, dobór właściwych komponentów oraz odpowiednie ustawienie parametrów dźwięku z myślą o akustyce danej przestrzeni – są głównymi czynnikami, które wpłyną na odbiór Twojego wydarzania przez gości.
Synergia – atmosfera magii
Gdy design i muzyka działają w harmonii, tworzy się magia.
Przykład
Przykłady synergii muzyki z designem:
- Przygaszone światło pulsujące w rytm subtelnej melodii potrafi wyciszyć salę pełną ludzi.
- Świetlna eksplozja zsynchronizowana z dynamicznym utworem może wzbudzić aplauz pełen emocji. To połączenie, które angażuje wszystkie zmysły i przenosi uczestników do świata stworzonego specjalnie dla nich.
- Muzyka i design mogą wręcz definiować rytm i charakter całego wydarzenia, od momentu wejścia uczestników aż po zakończenie eventu. Każdy etap, a nawet miejsce, w przypadku konieczności zbudowania odrębnych stref, może mieć kompletnie inny charakter, podkreślony odpowiednią ścieżką dźwiękową.
- W dobie AI i nowych technologii możliwe stało się wykorzystanie muzyki jako interaktywnego nośnika przekazu. Wyobraź sobie sytuację, w której uczestnicy są częścią procesu twórczego – np. poruszając się w przestrzeni, wywołują reakcje wizualne i dźwiękowe.
Ostatecznie sukces wydarzenia mierzy się nie liczbą uczestników, ale tym, co zapamiętają, gdy zamkną oczy. A jeśli design i muzyka odrobiły swoją lekcję, we wspomnieniach gości pozostanie opowieść, którą warto będzie przekazywać dalej.
Zapamiętaj
Nie należy zapominać o warstwie dźwiękowej projektowanego wydarzenia w trakcie prac przygotowawczych.
Na koniec zostawiam Cię z krótkim case study z organizacji Meta Marketing Summit – wydarzenia, które w innowacyjny sposób wykorzystało design i dźwięk – a także garścią wskazówek, które pomogą Ci skutecznie i bezpiecznie zadbać o atmosferę eventu.
Wskazówki
- Pamiętaj o zabezpieczeniu praw do muzyki, która ma być wykorzystana w trakcie wydarzenia.
- Dokładnie przesłuchaj i zweryfikuj playlistę przed eventem.
- Myśląc o designie, myśl o komplementarnym odbiorze swojego wydarzenia – począwszy od zaproszeń rozsyłanych e-mailem, przez personalizowane identyfikatory, po upominki, jak również znaki kierunkowe i informacje w miejscu wydarzenia, dotyczące np. sieci wi-fi.
- Upominki, gadżety reklamowe są miłym dodatkiem – zadbaj o to, aby były to przedmioty przydatne dla grupy odbiorców oraz o odpowiedniej jakości.
