Skuteczne prezentacje

Sztuka tworzenia prezentacji to niezbędna umiejętność każdego dobrego menedżera. Nie uczą tego w szkołach, a szkoda. Bo gdyby uczyli, prowadzenie biznesu byłoby z pewnością dużo łatwiejsze. A może by i uratowało się niejedno życie.

Był 1 lutego 2003 roku, godzina 9:05 czasu Houston. Wracający z misji wahadłowiec Columbia, wszedł w atmosferę ziemską z prędkością pięciu mil na sekundę. Niestety, w wyniku lekkiego uszkodzenia osłony termicznej skrzydła, wahadłowiec eksplodował na strzępy, a cała siedmioosobowa załoga zginęła. Niezależny raport sporządzony po katastrofie wśród jej przyczyn wskazywał m.in. niedostateczną analizę danych, brak odpowiedniej współpracy inżynierów NASA kontrolujących lot z Ziemi z załogą wahadłowca, a jedna strona raportu poświęcona była… bardzo skomplikowanemu slajdowi prezentacji PowerPoint, przygotowanej kilka dni przed katastrofą przez świadomych zagrożenia inżynierów. Jak wykazały dokładniejsze badania, slajd ten w niewystarczająco precyzyjny sposób artykułował ryzyko związane z wejściem wahadłowca w atmosferę ziemską. Przekaz zalecający wykonanie dodatkowych zdjęć uszkodzonego skrzydła maszyny zniknął w gąszczu komunikatów, specjalistycznego, technicznego języka i w konsekwencji zwierzchnicy twórców prezentacji o rzeczywistej wadze zagrożenia nie zostali uświadomieni. Stosowany przez Amerykanów termin „PowerPoint death” nabrał nowego znaczenia.

Współczesny język biznesu

Nie każda prezentacja, jaką się wykonuje, ma wpływ na życie lub śmierć innych. Niemniej, spośród 30 milionów prezentacji PowerPoint wykonywanych na świecie w ciągu jednego dnia, tysiące, setki tysięcy, a może nawet miliony mogą mieć wpływ na to, w jakim świecie żyć będziemy. Al Gore, niedoszły prezydent USA i aktywista na rzecz ograniczenia emisji dwutlenku węgla, przy pomocy genialnie stworzonych prezentacji wzywa świat do zwrócenia się ku bardziej ekologicznym postawom. Nieżyjący od 2011 roku Steve Jobs za pośrednictwem legendarnych już wystąpień pokazywał wizję świata, w której człowiek żyje w symbiozie z najnowszą technologią. Niewielu z nas tworzy prezentacje o zasięgu i sile rażenia tych tworzonych przez Gore’a czy Jobsa, ale nawet w świecie naszych własnych biznesów są prezentacje o przysłowiowe „być albo nie być” – o to, czy firma pozyska nowe fundusze, czy zdobędzie strategicznego klienta lub czy wykorzysta szansę rynkową. Język prezentacji jest w XXI wieku narzędziem, którego perfekcyjne opanowanie stało się niezbędne, by liczyć się na jakimkolwiek rynku. Jak ten język wykorzystywać w sposób najbardziej efektywny?

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Prezentacja to podróż

Od czego zacząć dobrą prezentację? Od rzeczy najprostszych, czyli od ustalenia dwóch podstawowych założeń: do kogo skierowana jest prezentacja oraz jaki jest jej cel. Określenie tych dwóch parametrów daje niemal automatycznie odpowiedzi na szereg kwestii dodatkowych: jaką formą powinna mieć prezentacja, jaką długość i o czym w ogóle ma być.

Jerry Weissman, amerykański ekspert od prezentacji i wystąpień publicznych, porównuje prezentację do podróży z punktu A do punktu B. Aby ta podróż przebiegła pomyślnie, niezbędne jest więc jej szczegółowe i precyzyjne zaplanowanie: skoro zaczynasz w punkcie A, to co będzie punktem B? Znając oba te punkty, będziesz w stanie wyznaczyć najkrótszą i najbardziej ekonomiczną trasę. Obojętne więc, co będzie celem prezentacji – przekazanie audytorium szczegółowych informacji lub przekonanie go do czegoś (a jeśli tak, to do czego konkretnie?) – cel ten stanowić powinien drogowskaz naprowadzający nas na właściwą ścieżkę przez całą prezentację. Kiedy tylko zaistnieje obawa, że zbaczamy z głównego wątku lub kiedy czujemy, że ugrzęźliśmy w martwym punkcie – zwykłe przypomnienie sobie „Do czego zmierzam?” pozwala wyprowadzić całą prezentację na prostą.

Najważniejsze to przekaz

Steve Jobs doskonale wiedział jak sprawiać, by publiczność zapamiętywała dokładnie to, co sam chciał, by zostało jej w pamięci. Wiedział bowiem, że z godzinnego wystąpienia publiczność zapamięta jedynie jego fragmenty. To dlatego główne myśli swoich prezentacji powtarzał wielokrotnie. Dbał przy tym o to, by te myśli były wyraziste, proste i zwięzłe. Carmine Gallo, amerykański pisarz biznesowy, który szczegółowo przeanalizował wystąpienia Jobsa, nazwał to „Zasadą tweeterowego nagłówka”* : główny przekaz powinien liczyć mniej niż 140 znaków, czyli tyle, by zmieścił się w twitterowym wpisie.

I rzeczywiście, kiedy prześledzi się wiodące myśli wystąpień Jobsa, mają one mniej niż 140 znaków. Mało tego, ich siła była na tyle duża, że gazety, telewizje, serwisy internetowe oraz blogi kopiowały je słowo w słowo i zamieszczały w swoich publikacjach jako gotowe tytuły**. Przykład: po prezentacji zapowiadającej wprowadzenie na rynek nowego laptopa MacBook Air – przedstawianego przez Jobsa jako „najcieńszy notebook na świecie” – tysiące serwisów w swoich headline’ach użyło sformułowania dokładnie takiego, jakie zasugerował sam Jobs. To samo było zresztą z prezentacją iPhone’a w 2007 roku oraz hasłem „Apple wynalazł na nowo telefon”.

Powtarzalność głównego przekazu to jedna z najprostszych i najskuteczniejszych metod na skłonienie audytorium, by przyjęła nasz punkt widzenia. A niestety, ciągle zbyt rzadko stosowana. Pokutuje przekonanie, że skoro raz coś się powiedziało, to na pewno zostało to zapamiętane. A pojedynczy komunikat nie wystarcza. Naprawdę istotne kwestie warto podkreślać, przypominać i powtarzać od trzech do pięciu razy. Jeśli mniej – może to zostać przeoczone. Jeśli więcej – może wydać się to zbyt nachalną perswazją.

Przy określaniu głównego przekazu dobrze jest przyjąć założenie, iż publiczność nie zapamięta wszystkiego, a czasem tylko jedną, jedyną rzecz. Co tą rzeczą będzie? Lepiej samemu o tym zadecydować i uczynić z tego głównym motyw, który przewijał się będzie przez całą prezentację.

Zaskakująca demonstracja

John Medina, autor książki „Brain Rules”, stanowiącej jedną z podstaw całego dyskursu nad neuromarketingiem, podkreśla, że ludzki mózg nie potrafi skupić uwagi na nudnych rzeczach. Intuicyjnie każdy z nas to czuje: nawet nie uświadamiamy sobie co nami kieruje, kiedy oglądając nudną reklamę przełączamy na inny kanał. Tak samo jest z prezentacjami: słuchając nudnej prelekcji na nieciekawy temat, automatycznie się wyłączamy – zaczynamy myśleć o innych sprawach, a w skrajnych przypadkach zasypiamy.

Doskonale to czuje Al Gore. W jednej ze scen filmu dokumentalnego „Niewygodna prawda” Gore przedstawia szokujące dane dotyczące wzrostu poziomu dwutlenku węgla w atmosferze. To kluczowa scena całego filmu. Doniosłość przytoczonych informacji wymagała dosadnego i wyrazistego sposobu ich podania. Al Gore mógł je zatem przedstawić na wiele różnych sposobów: mógł je pokazać na wykresie na swoim laptopie, mógł o nich po prostu opowiedzieć lub mógł je objaśnić poprzez podanie zapisów cyfrowych. Ale nie zrobił tego. Dane te wyświetlił na ogromnym ekranie i pozwolił wykresowi rosnąć wraz z linią czasu. Wykres wznosił się coraz wyżej i wyżej, i kiedy dobił do górnej krawędzi ekranu… zaczął się wznosić ponad nią. Publiczność zareagowała ożywieniem. Ale Al Gore na tym nie poprzestał. Wszedł na przygotowany wcześniej podnośnik, przypominający mały dźwig, nacisnął odpowiedni guzik i podnośnik wyniósł go do góry. Na wysokości kilku metrów ponad sceną mógł pokazać palcem dokładnie jak wysoko wznosi się wykres. Dla wszystkich, którzy obserwowali tę prezentację, było to tak dobitne i jednoznaczne, że nie trzeba było żadnego dodatkowego tłumaczenia: poziom dwutlenku węgla w atmosferze jest szokująco wysoki.

Tego typu demonstracje – czy jak je nazywa Gallo: „momenty opadu szczęki”*** – sprawiają, że prezentacja nie tylko staje się ciekawsza; jest również bardziej zapamiętywana, a jej przekaz o wiele mocniejszy.

Prezentacje korpo-codzienności

Dobra, dobra – ktoś pomyśli – ale ja nie robię prezentacji o emisji dwutlenku węgla ani o nowym iPhonie. Tematy moich prezentacji są przyziemne: budżetowanie, raportowanie, nowa segmentacja rynku, słowem: proza codziennego korpo-życia. Jak zatem poprawić skuteczność tego typu wystąpień?

Za jeden z największych autorytetów w tworzeniu prezentacji w stylu boardroom (czyli, w odróżnieniu od stylu ballroom, prezentacji omawianych na niedużych spotkaniach zarządów, spotkaniach grup roboczych, meetingach, briefingach czy internalach) jest Bruce R. Gabrielle. W swojej książce „Speaking PowerPoint” Gabrielle przytacza szereg porad dotyczących poprawy skuteczności przekazu tworzonego na użytek codziennych prezentacji biznesowych. Za jeden z największych i najbardziej powszechnych błędów występujących na slajdach uznaje brak wyraźnej hierarchii ważności komunikatów. Większość komunikatów tworzonych w korporacjach przeładowanych jest informacjami – to grzech numer jeden – a w dodatku informacjami chaotycznie rozrzuconymi po slajdzie, i to w taki sposób, że odbiorca nie wie od czego w ogóle zacząć jego czytanie – to już grzech numer dwa.

Pierwszym sposobem na uporanie się ze slajdem przeładowanym informacjami jest tzw. porcjowanie, czyli podzielenie tekstu na dwa lub więcej slajdy. Kolejny krok to zaprojektowanie slajdu w taki sposób, by miał on pierwszy plan oraz tło. Pierwszy plan stanowi najważniejsza treść slajdu; tło – to informacje pomocnicze lub uzupełniające. Niestety, wiele prezentacji funkcjonuje bez pierwszego planu – wszystkie informacje zlewają się w jedno, chaotyczne tło. Bez tezy i bez głównej myśli.

Bardzo prostym narzędziem w wydobywaniu pierwszego planu z mglistego i niepoukładanego tła jest nadawanie tytułów poszczególnych slajdów w formie pełnego, ale krótkiego zdania. Nie hasło, nie równoważnik zdania, ale zdanie w formie osobowej. Na przykład zamiast: „Perspektywy wzrostu sprzedaży w 2015 roku”, Gabrielle radzi zapisać: „Perspektywy wzrostu sprzedaży w 2015 roku są bardzo obiecujące”.

Ta forma jest wprawdzie dłuższa, ale ma jedną szczególną zaletę: w tak sformułowanym zdaniu od razu widać jaka jest teza całego komunikatu na slajdzie. Pozostałe informacje stanowić będą komunikat wzmacniający, uzupełniający lub potwierdzający tę tezę. Skuteczność takiego podejścia potwierdzają badania prof. Michaela Alleya z Uniwersytetu Penn State. Alley podzielił swoich studentów na dwie grupy: jedna uczyła się ze slajdów rozpoczynających się tytułem utworzonym w formie pełnego zdania, druga grupa – ze slajdów opatrzonych tytułem w formie bullet pointów. Efekt? Pierwsza grupa – ucząca się ze slajdów z tytułami w formie pełnego zdania – uzyskała o 15% lepsze wyniki w testach.

Napisz to obrazem

O ile w świecie prezentacji ballroom (czy jak ktoś woli: performerskich), w którym błyszczeć mogą tuzy na miarę Steve’a Jobsa czy Ala Gore’a, rzeczowość może ustępować miejsca porywającemu show, o tyle w świecie korporacyjnych analiz pierwsze skrzypce grać musi chłodna analiza i twarde dane. Wykresy, statystyka, rzeczowe wnioski – to elementy niezbędne w tego typu prezentacjach. W przeciwieństwie do prezentacji performerskich, prezentacje korporacyjne są zazwyczaj o wiele bardziej obudowane tekstem – nad którą to kwestią toczą się między menadżerami czasem zażarte dyskusje. Spór czy lepiej dawać więcej tekstu, czy mniej trudno jednoznacznie rozstrzygnąć. Teoretycznie im mniej tekstu, tym lepiej – odbiorca nie jest wówczas przytłoczony literkami do odszyfrowania (tak, do odszyfrowania, bo właśnie szyfrem jest dla naszego mózgu pismo – w odróżnieniu od obrazków). Niemniej bywa i tak, że trudno wyrzucić cały tekst i zastąpić go jednym, krótkim zgrabnym hasłem. Wie to każdy, kto miał do czynienia z tworzeniem prezentacji o tematyce specjalistycznej. Pewne kwestie wymagają szerszego objaśnienia i nie da się ich ominąć jakimkolwiek skrótem myślowym. Najlepszym rozwiązaniem przy takich dylematach pozostaje zdrowy rozsądek.

O konieczności stosowania w prezentacjach atrakcyjnej grafiki – czy to w formie zdjęć, czy ilustracji – wypowiada się każdy autorytet w tej dziedzinie i chyba nikogo w połowie drugiej dekady XXI wieku już nie trzeba przekonywać, że ma to sens. Od dłuższego czasu żyjemy w kulturze obrazkowej i jakakolwiek próba odejścia od ładnego wizualnie przekazu jest skazana na niepowodzenie.

Allan Paivio z Uniwersytetu Ontario udowodnił już w latach 70. XX wieku, że same słowa nie mają żadnego znaczenia, dopóki nie połączymy ich z konkretnymi obrazami. Czy tego chcemy czy nie, czytając jakąkolwiek powieść, wizualizujemy w umysłach akcję, tworzymy jej scenografię, ubieramy naszego bohatera w odpowiedni kostium i malujemy w wyobraźni cały świat przedstawiony. To oczywiście wymaga skupienia i określonego wysiłku. Prezentacja wykorzystująca większą liczbę obrazów ułatwia więc odbiorcom przetworzenie komunikatów i szybciej je zrozumieć.

Podejście do nadawania prezentacjom oprawy wizualnej ewoluuje. Popularne jeszcze kilka lat temu obiekty clipart (czyli małe obrazki wstawiane w slajdy) to już dogorywające dinozaury i każdy, kto choć od czasu do czasu ma do czynienia z biznesowymi prezentacjami, to wyczuwa. Wciąż jednak niewiele osób potrafi umiejętnie wykorzystywać zdjęcia do tworzenia prezentacji. Kilka porad na ten temat znajduje się poniżej.

Jak umiejętnie stosować zdjęcia w prezentacjach?

• • Do prezentacji wstawiaj tylko zdjęcia o wysokiej rozdzielczości, tak by uniknąć efektu nieostrości obrazu.
  • W miarę możliwości, wypełniaj zdjęciem cały slajd lub ewentualnie dociągnij zdjęcie do krawędzi bocznych. Tak zakomponowane, panoramiczne zdjęcie będzie mocniej oddziaływało na odbiorcę.
  • Wyszukuj zdjęcia z małą ilością elementów. Jeśli tych elementów jest zbyt dużo, mogą rozproszyć odbiorcę. Wstawiając ten drugi rodzaj fotografii, wykadruj je więc w taki sposób, by na slajdzie był widoczny tylko interesujący Cię fragment.
  • Jeśli to możliwe, stosuj zdjęcia z dużą pustą przestrzenią, którą potem wypełnisz tekstem. Tak skomponowany slajd będzie charakteryzować się schludnością i przejrzystością.
  • Dla zobrazowania trudnych, abstrakcyjnych tematów używaj zdjęć przedstawiających konkretne figury lub przedmioty, unikaj natomiast takich, które przedstawiają zupełną abstrakcję. Konkretne rzeczy to na przykład: wielki głaz (który może symbolizować temat „ciężkie zadanie”), galopujący koń („dynamizm”), uśmiechnięty bobas („szczęście”), konkretni ludzie („grupa docelowa”) . Abstrakcyjne to: diagramy, ikony, wektorowe ilustracje ludzi.
  • Unikaj stockowych zdjęć przedstawiających modeli ze sztucznym, wypozowanym uśmiechem. Bije z nich nieszczerość i brak autentyzmu.
  • Pamiętaj, żeby mieć prawa autorskie na wykorzystanie zdjęcia. Polecane stocki ze zdjęciami: istockphoto.com, gettyimages.com, corbis.com.
  • Szukasz bezpłatnych zdjęć z możliwością legalnego wykorzystania w prezentacjach? Wpisz w wyszukiwarkę „cc search” i wejdź na stronę Creative Commons – za pomocą kilku filtrów będziesz w stanie znaleźć zdjęcia z sieci oznaczone jako możliwe do komercyjnego wykorzystania.

[zrodlo]www.studio-prezentacji.pl[/zrodlo]

Fajerwerki vs. minimalizm

O ile clipart odszedł do lamusa, to jednak PowerPointowe animacje – efekciarskie przejścia pomiędzy slajdami, rytmiczne wsuwanie się poszczególnych bulletów czy fantazyjne pojawianie się zdjęć – wciąż jest, niestety, obowiązującym kanonem. Niestety, bo jak pokazują kilkukrotnie przeprowadzone badania, tego typu animacje tylko zmniejszają skuteczność prezentacji. W 2009 roku profesorowie Stephen Mahar, Ulku Yaylacicegi i Thomas Janicki pokazali dwie prezentacje dwóm grupom studentów. Jedna grupa oglądała prezentację z wymyślnymi animacjami, druga bez. Przeprowadzone potem testy sprawdzające wiedzę z zaprezentowanych slajdów wykazały, że studenci oglądający prezentację z animacjami uzyskali średni wynik na poziomie 72%, natomiast studenci oglądający prezentację bez animacji – wynik 81%****.

Wniosek: czasem mniej znaczy więcej. Zastanawiające jest więc, czy prezentacje tworzone w coraz popularniejszym programie Prezi – dającym możliwość uzyskania bardzo rozbudowanych animacji – są rzeczywiście skuteczne. Według Garra Reynoldsa, jednego z najlepszych ekspertów do spraw prezentacji na świecie, prostota i minimalizm – wiodący nurt współczesnego designu – są przy tworzeniu prezentacji bardzo wskazane. Reynolds porównuje dobrą prezentację do ogrodu zen: wszystko tonie tam we wszechogarniającej harmonii. To ład, pełen spokoju oraz czystości, i właśnie w takiej przestrzeni najłatwiej o to, by zrodziło się piękno. Jakkolwiek je rozumiemy.

Wiele nauki przed nami

Dobry współczesny menedżer to już nie tylko ktoś, kto umiejętnie włada Excelem, Blackberry i PowerPointem. To osoba, która umiejętnie włada komunikacją jako taką. Prezentacje – obojętne czy robione w stylu ballroom czy boardroom – stanowią część komunikacji biznesowej i o tym, czy posługujemy się nią w sposób skuteczny, czy nie świadczy nie tylko estetyka slajdów lub znajomość trików programu PowerPoint lub Prezi. Objawia się to przede wszystkim w sposobie wykorzystania dostępnych narzędzi. Zależy czy chcemy przekonać innych do własnego punktu widzenia, zainspirować, sprzedać produkt czy jak najlepiej wyedukować. Pod tym względem ciągle jeszcze się uczymy – psychologowie oraz neurobiolodzy odkrywają coraz to nowsze schematy ludzkiego myślenia oraz procesy poznawcze. Jedno jest pewne: w dziedzinie tworzenia skutecznych prezentacji nauka jeszcze nie powiedziała ostatniego słowa.

[kreska]

11 porad Garra Reynoldsa jak stworzyć doskonałą prezentację

1. 1. Na początku wyłącz komputer.
      Pomysł na prezentację, jej strukturę i formę stwórz analogowo, z dala od nowych technologii. Kartka, ołówek, a czasem tylko otwarty umysł wyzwolą więcej kreatywności niż włączony komputer.
   2. Postaw audytorium na pierwszym miejscu.
      Jakkolwiek może Cię korcić, by cała prezentacja koncentrowała się na Tobie, to jednak publiczność jest w niej najważniejsza. Wiedza o tym, kto będzie odbiorcą Twojej prezentacji znacząco ułatwia jej stworzenie.
   3. Stwórz solidną strukturę.
      Jest niewidoczna, ale niezbędna. Struktura to filary Twojej prezentacji, bez niej cała treść może runąć w chaosie niepoukładanych myśli.
   4. Określ jasno temat.
      Jaka jest główna myśl, która po prezentacji ma zostać w głowach odbiorców? Określ ją precyzyjnie i miej w pamięci na każdym etapie tworzenia prezentacji.
   5. Usuń to, co nieistotne.
      Dotyczy to zarówno treści, jak i formy. Bywa, że ciężko wskazać co może być nieistotne – czasem wszystko wydaje się ważne. Jednak, uwierz, tak tylko się wydaje.
   6. Zaciekaw publiczność jak najszybciej.
      Billy Wilder zdradzając swój sposób na stworzenie fabuły, która zahipnotyzuje publiczność, powiedział: „Złap ich wszystkich od razu za gardło i nie puszczaj aż do końca”. To samo dotyczy prezentacji.
   7. Pokaż wyraźny konflikt.
      Bez konfliktu nie ma historii. Każdy temat prezentacji da się ująć w formę klasycznego schematu opowieści: bohater (np. Twoja firma) walczy z wrogiem (przeciwności, konkurencja, niska sprzedaż), by ostatecznie osiągnąć cel (pozycja lidera rynku, osiągnięcie założonego pułapu sprzedaży).
   8. Zademonstruj wyraźną zmianę.
      „Prezentacja, której celem nie jest zmiana, to marnowanie czasu i energii”. To akurat słowa Setha Godina. Ta zmiana może być mała lub duża. Nieważne. Ważne, by sama prezentacja do czegoś istotnego prowadziła – by nie była tylko pustą gadaniną, która nie będzie miała wpływu na rzeczywistość.
   9. Pokaż lub zrób coś nieoczekiwanego.
      Publiczność, która jest zaskoczona jakąś sytuacją, momentalnie zwiększa swoje zaangażowanie w tu i teraz. Prosta rada: zrób dokładnie na odwrót niż oczekuje tego publiczność.
   10. Spraw, by publiczność coś poczuła.
       Fakty, dane i struktura są ważne. Ale to emocje prowadzą ludzi do określonych działań. W perswazji odwołuj się więc nie tylko do ich racjonalnej natury, ale też do emocji.
   11. Bądź autentyczny.
       Nie udawaj, nie przyjmuj póz – bądź taki, jaki jesteś, ufając swoim największym atutom i wierząc, że zdobędziesz dzięki nim zaufanie i przychylność audytorium.

[zrodlo]www.presentationzen.com[/zrodlo]

[kreska]

Najbardziej denerwujące błędy prezentacji

[zrodlo]D. Paradi, „Results of the Fourth Annoying PowerPoint Survey”[/zrodlo]

[kreska]* C. Gallo, „Steve Jobs: Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością”, Kraków 2011.
** Tamże.
*** Tamże.
**** B. R. Gabrielle, „Speaking PowerPoint”, Stany Zjednoczone 2010.

[kreska]Warto doczytać:
1. C. Gallo, „Steve Jobs: Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością”, Kraków 2011.
2. B. R. Gabrielle „Speaking PowerPoint”, Stany Zjednoczone 2010.
3. G. Reynolds „Presentation Zen”, Berkeley 2008.
4. N. Duarte „Slide:ology. The art and science of creating great presentations”, Canada 2008.
5. J. Weissman „Presenting to win. The Art of Telling Your Story”, New Jersey 2009.
6. P. Coughter „Sztuka perswazji i skuteczne techniki prezentacji. Jak wygrać przetarg”, 2014.