Zastanawiasz się, jak stworzyć idealny brief wydarzenia, który pozwoli agencji eventowej w pełni zrozumieć cele i strategię Twojej marki, a tym samym zaprojektować przedsięwzięcie na miarę oczekiwań? Sprawdź przykładową formatkę, która pomoże Ci przekazać agencji najważniejsze informacje i potrzeby, na które powinna odpowiedzieć w ofercie.

Z tego artykułu dowiesz się:
- z jakich elementów składa się klarowny brief eventu i jak go opracować,
- jakie informacje zawrzeć w harmonogramie postepowania przetargowego,
- o czym pamiętać podczas opisywania w briefie organizacji oraz produktu,
- jak opisać cele i główne założenia wydarzenia, a także lokalizację i grupę docelową,
- jakie są najczęstsze błędy w briefach eventowych i jak ich uniknąć.
Dobry brief składa się z kilkunastu elementów. Być może nie wszystkie z wymienionych poniżej punktów będą pasować do Twojego eventu, ale zanim je pominiesz, zastanów się, czy jednak nie masz czegoś do dodania.
Zapamiętaj
Powtórzenia w briefie nie są błędem – jeśli podobna informacja pojawia się w kilku miejscach, podkreśla to jej istotność i pomaga lepiej zrozumieć priorytety.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Informacje ogólne
Powiedz nam, jaki jest temat zlecenia i jakiej marki ono dotyczy. Jeśli w Twojej organizacji funkcjonuje konkretne określenie na ten event – użyj go (np. „Superior Brands Kick Off – Konferencja strategiczna Best Pharma Polska” czy „Orzeźwij się! – Strefa marki na letnich festiwalach muzycznych – Sprinkle Soda”).
Harmonogram postępowania przetargowego
Gdy agencja otrzymuje brief, najpierw ocenia, czy ma zasoby, aby podejść do przetargu. Harmonogram postępowania nie tylko informuje o ważnych datach projektu i kolejnych etapach w procesie, lecz także pozwala realnie ocenić możliwości.
Osoby kontaktowe
Podaj adres e-mailowy i numer telefonu osób odpowiedzialnych za proces.
Wskazówka
Jeśli za treść merytoryczną odpowiada ktoś inny niż za proces zakupowy, zaznacz to wyraźnie.
Wprowadzenie o firmie i/lub produkcie
Agencja eventowa musi poznać Twoją organizację oraz produkt. To szczególnie istotne, jeśli dotąd nie współpracowaliście.
Cele projektu
Co chcesz osiągnąć przez to wydarzenie? To kluczowe pytanie, do którego agencja będzie wracać, testując pomysły. Jasno i precyzyjnie sformułowane cele projektu znacznie ułatwią udzielenie odpowiedzi.
Rodzaj projektu
Przyporządkuj wydarzenie do kategorii, np. konferencja pracownicza na koniec roku z rozdaniem nagród, spotkanie dla pracowników sprzedaży (podsumowanie roku, plany na kolejny rok), strefa marki na festiwalu muzycznym z samplingiem produktu. W niektórych przypadkach to agencja ma doradzić typ wydarzenia – jeśli tak, podkreśl to.
Główne założenia projektu
Tutaj jest miejsce na pełne rozpisanie potrzeb, celów i założeń, jakie powinien spełnić dany projekt.
Wstępna agenda wydarzenia
Jeśli masz sprawdzoną agendę, udostępnij ją agencji. Jeśli natomiast agencja ma ją stworzyć, napisz to wprost i np. zaznacz, ilu prelegentów ma wystąpić w trakcie wydarzenia.
Lokalizacja
W tym punkcie podaj informacje na temat wybranej lokalizacji lub charakterystykę poszukiwanego miejsca.
Uczestnicy, czyli grupa docelowa
Scharakteryzuj uczestników z uwzględnieniem potrzeb, wieku, preferencji. Podaj liczby i wnioski z badań, jeśli je masz.
Przekaz – co uczestnicy powinni zapamiętać
Określ, z jakimi informacjami czy wrażeniami uczestnicy mają wyjść z eventu. To kolejny punkt, do którego agencja będzie wracać podczas tworzenia koncepcji.
Co będzie sukcesem eventu, a co jest kluczowe w realizacji projektu
Tu możesz „miękko” zderzyć cele z przekazem. Postaw na realizm i sprecyzuj, co naprawdę będzie uznane za sukces.
Zadania agencji
Wypunktuj oczekiwania wobec agencji i obszary, za które ma ona odpowiadać. Od tego podpunktu agencja rozpocznie tworzenie oferty – warto więc postawić na konkrety.
Zakres odpowiedzialności klienta
Jeśli pewne zadania pozostają po stronie Twojego zespołu, podkreśl to, aby agencja nie proponowała rozwiązań, które się zdublują.
Poprzednie realizacje lub podobne wydarzenia
Jeżeli brief dotyczy kolejnej edycji wydarzenia, podziel się z agencją dostępnymi materiałami na temat poprzednich realizacji:
- Udostępnij maksymalnie dużo informacji. Podaj linki do filmów i galerii zdjęć, pokaż poprzednią oprawę graficzną czy nawet wyniki badań NPS.
- Opisz, co się sprawdziło, a co nie wyszło lub nie cieszyło się powodzeniem. Dzięki temu agencja lepiej zrozumie charakter wydarzenia i zaoferuje nowe rozwiązania, które pomogą uniknąć dotychczasowych trudności.
Kiedy tego rodzaju wydarzenie będzie organizowane po raz pierwszy, wskaż wydarzenie referencyjne. Pomogą Ci w tym odpowiedzi na poniższe pytania:
- Co podoba się ekspertom w Twojej organizacji?
- Do jakiego wydarzenia porównałbyś swój wymarzony event?
- A może jest referencyjne wydarzenie, które ewidentnie Ci się nie podoba?
- Czego chciałbyś uniknąć?
To również dobre miejsce na to, aby jasno dać znać, czego nie życzysz sobie na swoim wydarzeniu. Być może nie chcesz pracować z konkretnym dostawcą cateringu? Masz niedobre doświadczenie z takim a takim prowadzącym? Charakter Twojej firmy nie dopuszcza specyficznych skojarzeń politycznych lub ideowych? Powiedz o tym agencji.
Załączniki
Tutaj umieść linki lub informacje dotyczące załączników do oferty, które uzupełniają wiedzę na temat strategii, marki i potrzeb wydarzenia. Najczęstsze błędy w tym punkcie to:
- Brak wymienionych załączników.
- Niedziałające linki do załączników.
- Całkowity brak załączników, czyli przykładowo brak materiałów graficznych koniecznych do zbudowania oferty.
Budżet
Podaj agencji budżet. Nawet jeśli nie znasz go teraz dokładnie, określ przedział. Pomoże to agencji myśleć realistycznie o wydarzeniu, a Ty otrzymasz oferty, które będą możliwe do realizacji. Najczęstsze błędy na tym etapie:
- Brak odniesienia do realiów rynkowych (inflacji, aktualnych cen).
- „Sky is the limit” w kwestii budżetu, czyli „nie chcemy teraz ograniczać waszej kreatywności” – kończy się to często stratą czasu obu stron.
- Brak jasności, czy budżet jest netto czy brutto.
- Formatki budżetowe, które nie uwzględniają istotnych kosztów.
Kryteria oceny oferty
Napisz, co jest priorytetem – oryginalny pomysł czy efektywność kosztowa. Jeśli nie chcesz opcji „poza budżetem”, zaznacz, aby oferta zmieściła się w ustalonych ramach.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że ten tekst pomoże Ci w przygotowaniu przemyślanego briefu. Wiem, że wypełnienie takiej formatki wymaga czasu i analizy, ale dzięki temu dostaniesz oferty dopasowane do swoich wymagań. A jeśli zabraknie Ci przestrzeni na pełne opracowanie, zapamiętaj najważniejszą radę: spotkaj się z agencją!