Organizowanie wydarzeń to proces wymagający połączenia kreatywności z precyzyjną logistyką. Każdy aspekt organizacji, niezależnie od skali imprezy – od kameralnych spotkań po rozbudowane konferencje – jest kluczowy. Choć wpadki mogą się zdarzyć, istnieje wiele sposobów, aby im zapobiec. Dowiedz się, jak uniknąć najczęstszych błędów organizacyjnych i zapewnić swojemu eventowi sukces1.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie błędy w komunikacji popełniają organizatorzy eventów i jak ich unikać,
- dlaczego niedostosowanie lub ukrywanie budżetu może wpłynąć na jakość wydarzenia i jak odpowiednio zarządzać finansami,
- dlaczego znajomość lokalizacji jest kluczowa dla uniknięcia nieprzewidzianych problemów technicznych i logistycznych,
- w jaki sposób rutyna i brak elastyczności ograniczają potencjał wydarzeń,
- jakie korzyści przynosi analiza wyników wydarzenia i jakie wskaźniki warto uwzględnić w procesie ewaluacji,
- jakie są najczęstsze przyczyny błędów organizatorów eventów.
1. Brak otwartej i precyzyjnej komunikacji
Wyobraź sobie zespół aktorski, który nie ma jasno określonych ról. W takiej sytuacji aktorzy mogą nie wiedzieć, kiedy powinni wejść na scenę, co prowadzi do chaosu podczas prób, a ostatecznie – do zamieszania w czasie premiery.
Mówiąc językiem eventowym: brak szczegółowego planu oraz efektywnej współpracy pomiędzy organizatorem, agencją a wszystkimi zaangażowanymi podmiotami, takimi jak obiekty i firmy dostarczające usługi, może powodować zamieszanie w organizacji wydarzenia. Dochodzi do dezorientacji, a Twoi widzowie, czyli uczestnicy, gubią się w fabule.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Udzielanie niepełnych informacji już na etapie zbierania ofert często prowadzi do nieporozumień, które mogą skutkować chaosem podczas realizacji wydarzenia. Przykładem mogą być niejasne wymagania techniczne, brak dostępu do niezbędnych zasobów czy konflikty harmonogramowe. Ponadto złe zarządzanie komunikacją może wywołać frustrację i napięcia między stronami.
Wskazówka
Nie irytuj się liczbą pytań zadawanych przez agencje czy obiekt – mają one na celu dokładne doprecyzowanie oczekiwań. Komunikuj szczerze, postaw na otwarty dialog. Jeśli to Ty potrzebujesz informacji – przygotuj listę pytań, aby uzyskać jak najbardziej szczegółowe dane na temat oczekiwań i potrzeb klienta.
2. Niedostosowanie lub ukrywanie budżetu
Gdy teatr wydaje cały budżet na efektowne kostiumy i nie zostawia funduszy na inne elementy produkcji, całość może ucierpieć. Podobnie niewłaściwe rozplanowanie budżetu w organizacji wydarzenia może prowadzić do braku podstawowych zasobów. Przykładowo wydanie 30% środków na gażę dla znanego prowadzącego może spowodować ograniczenia techniczne czy zmusić do zamówienia skromniejszego cateringu (lub też pozostałych atrakcji).
Gdy nie dzielisz się z agencją lub obiektem informacją o budżecie, jaki chcesz przeznaczyć na organizację wydarzenia, ryzykujesz, że w ofercie otrzymasz rozwiązania ciekawe, ale nieosiągalne (co wywoła Twoją frustrację). Dodatkowo ograniczasz kreatywność agencji lub obiektu, uniemożliwiając im zaproponowanie rzeczywistych, dopasowanych rozwiązań. W rezultacie tracisz czas na analizowanie nietrafionych propozycji, a podwykonawcy muszą przygotowywać kolejne wersje ofert, próbując dopasować się do Twoich oczekiwań.
6 nieśmiertelnych technik marketingowych. Jak wykorzystać mechanizmy psychologiczne w komunikacji marki
Zastanawia Cię, jakie psychologiczne triki zapewniają sukces największym markom? Martwisz się, że Twoje kampanie mogą nie tylko nie zadziałać, ale nawet zaszkodzić wizerunkowi Twojej firmy? Chcesz się dowiedzieć, jak tworzyć kampanie, które angażują i sprzedają, bez manipulacji i ryzyka dla Twojego brandu?
Zapamiętaj
Skuteczny event to korelacja pomiędzy umiejętnościami i doświadczeniem organizatora a odpowiednim budżetem. Niski budżet wymaga większej kreatywności, jednak nie wyklucza efektownej realizacji. Z kolei duży budżet nie zagwarantuje udanej imprezy, jeśli Ty lub agencja nie wykażecie się kreatywnością i umiejętnością planowania.
Wskazówka
Podczas przygotowywania budżetu warto uwzględnić wszystkie potencjalne koszty, w tym opłaty za lokal, catering, promocję, transport i wynajem sprzętu. Dodatkowo dobrze jest zarezerwować ok. 10–15% środków na nieprzewidziane wydatki, które mogą się pojawić.
3. Nie(d)oceniona rola agencji
Czy zdarza się, że skupiając się na linii wykonania, jako organizator, trzymasz agencję na dystans i nie angażujesz jej w proces twórczy lub nie reagujesz, gdy agencja sama stawia się jedynie w roli wykonawcy, a nie partnera? Tak jak w teatrze: brak zrozumienia przez suflera całej sztuki nie pozwala mu odpowiednio wspierać aktorów i może prowadzić do niespójności w przedstawieniu.
Jeśli zadajesz zbyt ogólne pytania lub prosisz o realizację tylko podstawowych zadań, nie pozwalasz agencji na dostarczenie pełnych i przemyślanych odpowiedzi i nie wykorzystujesz w pełni jej doświadczenia w branży. Prowadzi to do nudnych scenariuszy czy rozwiązań niedopasowanych do grupy docelowej eventu.
Wskazówka
- Traktuj agencję jako doradcę, który oferuje kreatywne rozwiązania, a nie tylko jako wykonawcę zadań. Wymagaj także, aby uczestniczyła w procesie planowania, przygotowania i realizacji eventu. To kluczowe w relacjach klient – agencja oraz klient – agencja – partnerzy (dostawcy poszczególnych usług). Pytaj agencję o najlepsze praktyki lub innowacyjne pomysły, aby nie stracić szansy na wprowadzenie cennych sugestii.
- Jeśli nie korzystasz z usług agencji, tylko organizujesz wydarzenie własnymi siłami – konsultuj swoje pomysły z obiektem. Działy sprzedaży i realizacji także mogą dostarczyć wartościowych podpowiedzi bazujących na innych realizacjach.
4. Wiedza i decyzje organizatora
Organizatorzy często mają tendencję do podejmowania decyzji opartych na własnym doświadczeniu i pomijają konsultacje z lokalizacjami, które mogą mieć swoje własne przepisy i zasady bezpieczeństwa. Podejście „bo ja tak chcę” oraz zmiany w harmonogramie bez konsultacji z lokalizacją mogą prowadzić do poważnych problemów, zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa i procedur awaryjnych.
Finalnie może to zagrażać powodzeniu wydarzenia, a nawet zdrowiu uczestników (np. wyłączenie czujek przeciwpożarowych w związku z uruchomieniem generatora dymu, przy którym światła dają lepszy efekt, czy wymuszenie zamknięcia wyjść awaryjnych, aby goście nie rozchodzili się po obiekcie).
Wskazówka
Nie zakładaj, że każde rozwiązanie jest możliwe. Upewnij się wcześniej, jakie procedury musisz spełnić, by osiągnąć zamierzony efekt (inny typ dymu, atrakcyjny scenariusz lub ochrona, aby utrzymać gości w przestrzeni eventu).
5. Nieznajomość miejsca
Lokalizacja to jeden z najważniejszych elementów planowania wydarzenia. Choć przestrzenie często pełnią podobne funkcje, różnią się pod wieloma względami. Organizatorzy zwykle przekazują agencji ogólne założenia dotyczące wymagań i liczą na to, że znajdzie ona odpowiedni obiekt, lub samodzielnie poszukują go w internecie.
Jeśli metraż i pojemność sali, jakie opisano na stronie internetowej, wydają się odpowiednie, zapada decyzja o rezerwacji. Wszystko jest w porządku… do momentu, gdy okazuje się, że aby dotrzeć do pomieszczenia, w którym odbywa się event, goście muszą skręcić trzy razy w prawo, dwa razy w lewo, a potem pójść prosto, technicy nie mogą podjechać ze sprzętem pod budynek, ponieważ nie ma rampy technicznej, drzwi do sali są za wąskie, aby wprowadzić do niej urządzenia ekspozycyjne, a przestrzeń jest za niska, aby ustawić w niej scenę.
Organizacja wydarzeń w nieznanych lokalizacjach wiąże się z ryzykiem nieoczekiwanych trudności. Może się okazać, że Twoje założenia co do scenariusza czy aranżacji nie zostaną zrealizowane ze względu na ograniczenia fizyczne lub wewnętrzne przepisy obiektu. Nierozpoznanie atutów lokalizacji może też skutkować zmarnowaniem jej potencjału. W takich sytuacjach zmiany na ostatnią chwilę lub improwizacja zwykle są niewykonalne.
Wskazówka
Osobiście odwiedzaj lokalizacje, aby zrozumieć ich infrastrukturę i możliwości, lub wydeleguj kogoś z zespołu, aby przeprowadził inspekcję miejsca. Jeśli to niemożliwe – zdaj się na agencję eventową. Nie zapominaj, że lokalizacja powinna odpowiadać charakterowi wydarzenia i być łatwo dostępna dla uczestników. Trzeba wziąć pod uwagę możliwości parkowania, transport publiczny oraz dostępność dla osób z niepełnosprawnościami. Dobrze także rozważyć atmosferę miejsca, która wpływa na odczucia uczestników.
6. Rutyna i brak elastyczności
To dwa elementy, które są zabójcami kreatywności. Nawykowe podejście organizatorów, typu „prezes tak lubi”, lub agencji, w stylu „zawsze tak robimy”, ogranicza faktycznie rozwój wydarzeń. Tak jak element zaskoczenia i ożywienia zostaje utracony, gdy występ staje się przewidywalny, tak ciągłe organizowanie eventów w tym samym formacie (prelekcje, panele, wykłady), bez adaptacji czy innowacji, może skutkować utratą zainteresowania uczestników i zmniejszeniem ich zaangażowania. Powtarzanie schematu może też prowadzić do wypalenia zespołu organizacyjnego i braku świeżej energii w realizacji kolejnych projektów.
Rutyna może sprawić, że zespół przestanie dostrzegać potencjalne zagrożenia, co prowadzi do przeoczeń na najważniejszych etapach realizacji wydarzenia. Podobnie brak elastyczności w planowaniu wydarzeń uniemożliwia eksplorację nowych trendów, technologii i zachowań uczestników, które mogłyby wzbogacić eventy. Sprawdzone rozwiązania są bezpieczne, jednak warto czasem wyjść nieco poza strefę komfortu, aby uniknąć stworzenia scenariusza, który ograniczy prawdziwe relacje z uczestnikami.
Wskazówka
Nie ulegaj rutynie, adaptuj rozwiązania, które zwiększą wartość wydarzenia – np. nowe dynamiczne formuły, sesje angażujące uczestników, rozwiązania multimedialne i multisensoryczne. Śledź najnowsze trendy w branży eventowej oraz innowacje technologiczne. Bierz udział w branżowych konferencjach i warsztatach, aby być na bieżąco z nowinkami oraz rozwiązaniami stosowanymi przez innych organizatorów. We wszystkim jednak zachowaj umiar – scenariusz zbyt przeładowany wystąpieniami i atrakcjami może być tak samo nieefektywny jak zbyt długa lista tzw. pustych momentów w programie.
7. Ekspresowe realizacje
Organizatorzy czekają często do ostatniej chwili z decyzją o realizacji eventów, nawet tych dużych i skomplikowanych produkcyjnie. Tym samym czas na przygotowanie czy zebranie ofert, a następnie na stworzenie wydarzenia jest coraz krótszy. Presja czasu nie musi oznaczać błędów, jednak skracające się terminy bywają wyzwaniem i nierzadko wymagają rezygnacji z drobiazgowego dopracowania detali na rzecz ogólnej koncepcji. Szybka realizacja eventu może skutkować kompromisami w jakości w zamian za spełnienie ogólnej wizji.
Wskazówka
Wszelkie wydarzenia staraj się planować z wyprzedzeniem. Krótki czas między pomysłem, kontraktem a realizacją jest wyzwaniem i nie zawsze prowadzi do dobrych rezultatów. Jeśli masz mało czasu na przygotowanie imprezy, podejmuj decyzje bez zwłoki. Gdy nie możesz zająć się tematem samodzielnie, wyznacz osobę do kontaktu, która będzie mogła decydować. Ustal priorytety, aby presja czasu nie prowadziła do błędów. W takich przypadkach ważne jest też przewidywanie potencjalnych problemów i stworzenie listy priorytetów.
8. Brak analizy wyników
Ocena rezultatów wydarzenia jest końcowym etapem jego organizacji, niestety wielu organizatorów ją pomija. To tak jakby teatr wystawiał te same sztuki w ten sam sposób, nie próbując nawet adaptować się do współczesnych oczekiwań widzów ani reagować na zmieniające się czasy.
Mierzenie rezultatów nie jest proste, ponieważ wymaga wcześniejszego ustalenia wskaźników (np. wzrost efektywności zespołu, procentowy wzrost sprzedaży, liczba podpisanych umów) i szczegółowej analizy, czy cel eventu został osiągnięty. Brak zbierania informacji zwrotnej od uczestników – na temat lokalizacji czy jakości poszczególnych punktów programu – oznacza zamykanie się na nowe perspektywy i pozostawanie w utartych schematach. Finalnie prowadzi to do powielania złych praktyk i błędów w realizacji i może wpłynąć na frekwencję podczas kolejnych wydarzeń.
Skoro już znasz najczęstsze błędy organizacyjne, warto się zastanowić, co je powoduje. Zrozumienie przyczyn pomoże Ci unikać takich sytuacji w przyszłości i sprawi, że organizacja wydarzeń stanie się efektywniejsza.
Zapamiętaj
Rola organizatora podczas projektowania i realizacji wydarzeń to reżyser i aktor w jednym – wymaga kreatywności, umiejętności improwizacji i zdolności do współpracy z innymi. Każde wydarzenie to nowa opowieść, a klucz do sukcesu tkwi w starannym planowaniu, zaangażowaniu i elastyczności w obliczu nieoczekiwanych zwrotów akcji.
Na zakończenie garść dobrych rad, jak zorganizować udany event.
- Wokół fuck-up stories podjęto dyskusję w trakcie Śniadania Mistrzów realizowanego w ramach Forum Horeca Idea Evolving 2024, które odbyło się na TAURON Arenie Kraków w dn. 20–21 listopada. W dyskusji wypowiadali się eksperci: Sara Lamik (CKF_13), Grzegorz Potoczek (CMA PL), Nina Żukowska (agencja eventowa TT Age), Adrian Rawło, Małgorzata Marcińska i Małgorzata Frankowska (Tauron Arena Kraków) oraz Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl). Nagranie dostępne pod linkiem: https://youtu.be/h7czkBdBQPo.
