Zgodnie z definicją Dyrektor Generalny (CEO) to „osoba dysponująca ostateczną władzą wykonawczą w organizacji lub przedsiębiorstwie”. Brzmi dumnie. Władza ostateczna niewątpliwie kojarzy się z siłą, a więc z zarządzaniem silną ręką. Z mojego doświadczenia wynika jednak, iż największe sukcesy w biznesie odnosi się dzięki zdolności wpływania na ludzi, a nie straszeniu ich potęgą swojego stanowiska. Zawsze powtarzam, że firmę tworzą ludzie i tylko dzięki ich zaangażowaniu może ona odnieść sukces.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jaka jest rola komunikacji wewnątrz organizacji;
- co może zakłócić skuteczną komunikację wewnętrzną;
- jak stworzyć dobry system komunikacji wewnętrznej w firmie.
Kluczem do rozwoju każdej organizacji – oprócz pomysłu, inwestycji oraz właściwie dobranego modelu ekonomicznego – jest komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna. W komunikacji niezwykle istotne jest zaangażowanie zespołu i wiara we wspólny sukces. Gdy firma posiada starannie wyselekcjonowany i skuteczny zespół, wówczas dzięki właściwej komunikacji rola lidera może ograniczyć się do delegowania obowiązków, motywowania i mierzenia efektów. Dobrze poinformowani pracownicy, którzy znają swoje cele i zadania, którzy dodatkowo są oddani swojej pracy, nie potrzebują ciągłej kontroli. Wykonają zadania w sposób możliwie najbardziej efektywny, gdyż pracują dla wspólnej sprawy. Ponadto efektywna komunikacja przyspiesza osiągnięcie zamierzonego celu.
Skuteczna komunikacja wewnętrzna
Celem dobrej komunikacji jest uzyskanie sprzężenia zwrotnego pomiędzy pracownikiem a managerem, a kluczem do sukcesu jest zbalansowanie przepływu informacji. Warto podkreślić, że niewłaściwa jest zarówno zbyt mała komunikacja, jak i natłok informacji, który wprowadza niepotrzebny szum komunikacyjny. Zbyt wiele formalności oraz zbyt wiele e-maili prowadzi do nieporozumień oraz do nieefektywnej pracy osoby, która zamiast skupić się na zadaniu, usiłuje odnaleźć się w korespondencji wewnętrznej.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
W mojej opinii podstawowy podział komunikacji w biznesie to komunikacja technologiczna (e-maile, SMS-y, video rozmowy, systemy zarządzania projektami) oraz bezpośrednia (rozmowa na żywo). Komunikacja technologiczna jest swego rodzaju falą, która wysyła zawarty w wiadomości sygnał. Sztuką jest ciągłe mierzenie skuteczności jego odbioru i efektu w komunikacji zwrotnej. Jeśli chodzi o komunikację bezpośrednią, to bardzo cenię sobie kontakt z żywym człowiekiem – w tym przypadku kluczem do osiągnięcia zamierzonego celu jest umiejętność posługiwania się komunikacją werbalną i niewerbalną.
5 kroków do zbudowania dobrego systemu komunikacji wewnętrznej w firmie
- W pierwszej kolejności należy dopasować model komunikacji do rozmiaru przedsiębiorstwa. Przykładowo, algorytm przekazywania komunikacji będzie inny w międzynarodowej korporacji i w małym przedsiębiorstwie. W większej firmie również kanał informacyjny jest znacznie dłuższy.
- Kreując komunikację wewnętrzną, kieruję się zasadą – „za dużo komunikacji zabija komunikację”. W każdej kwestii związanej z zarządzaniem nadmiar może zaszkodzić. Istnieje również ryzyko, że zbyt duża ilość informacji wewnętrznej może wypłynąć poza mury firmy, co może spowodować niekorzystne konsekwencje.
- Wiadomość powinna być dopasowana do adresata, np. w inny sposób formułujemy komunikaty indywidualne, a w inny grupowe. Treść natomiast musi być dostosowana do odbiorcy pod względem językowym, tak aby była zrozumiała i nie wzbudzała żadnych wątpliwości.
- Sposób komunikacji powinien być adekwatny do miejsca pracownika w hierarchii firmy. Na przykład w Inventage obowiązuje tzw. „płaska hierarchia”, której zasady są mniej sztywne niż w klasycznej hierarchii piramidalnej. Warto jednak pamiętać, że komunikacja i jej treść powinny być różne w stosunku do członków zarządu, dyrektorów zarządzających i pracowników.
- Przekaz emocjonalny jest kwestią kluczową w komunikacji międzyludzkiej. O ile nie sztuką jest wyważenie emocji w codziennej korespondencji czy rozmowie, o tyle powściągliwość w sytuacjach kryzysowych jest już rzadko spotykaną zaletą. Nie należy jednak popadać w skrajność: uśmiech lub poważny wyraz twarzy są ważną częścią komunikacji niewerbalnej.
Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna jest i musi być jednym z najważniejszych elementów, które każdy lider, prezes oraz manager musi opanować do perfekcji i wciąż doskonalić. Ciągłe budowanie relacji umożliwia zdobycie doświadczenia, które jest niezbędne w prawidłowej komunikacji. Organizacja, która nie potrafi się komunikować, nie ma tożsamości, jest bezosobowa i nie budzi zaufania. Zaufać można zaś tylko wiarygodnym ludziom, którzy tworzą wartość firmy.
Jak stworzyć dobry system komunikacji zewnętrznej? – przeczytaj cz. 2
[kreska]
Warto doczytać:
- „Responsable communication”, Bernadette Jezequel, Philippe Gerard
- „Style porozumiewania się w pracy”, Katrin Oppermann, Erika Webber
- „The one minute Manager”, Kenneth H. Blanchard, Spencer Johnson
