Właściwa komunikacja drogowskazem do sukcesu cz. 2: wskazówki dotyczące komunikacji na zewnątrz organizacji

Kluczem do rozwoju każdej organizacji – oprócz pomysłu, inwestycji oraz właściwie dobranego modelu ekonomicznego – jest komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna. W komunikacji niezwykle istotne jest zaangażowanie zespołu i wiara we wspólny sukces.

Jak stworzyć dobry system komunikacji wewnętrznej w firmie? – przeczytaj cz. 1

Skuteczna komunikacja zewnętrzna

Komunikacja zewnętrzna ma za zadanie utrzymać przepływ informacji pomiędzy organizacją a jej otoczeniem – klientami, społecznością, administracją i konkurencją. W tym obszarze istnieje wiele możliwości skorzystania z mediów pośredniczących, takich jak reklama pośrednia i bezpośrednia, osobisty kontakt z klientem, informacje prasowe oraz szkolenia i udział w targach. Komunikacja zewnętrzna ma kluczowe znaczenie dla wizerunku firmy, ale nie tylko – moim zdaniem jest to w ogóle jeden z najistotniejszych elementów jej funkcjonowania. Komunikację organizacji można porównać do nietoperza, który za pomocą echolokacji generuje krótkotrwały dźwięk o wysokiej częstotliwości, a następnie odbiera fale odbite od przeszkód. Ten sprytny ssak na podstawie kierunku, czasu powrotu i natężenia powracającego dźwięku określa kierunek, odległość i wielkość obiektu. Analogicznie, firma powinna odbierać sygnał zwrotny z otoczenia, analizować jego wydźwięk i modyfikować na tej podstawie sposób komunikacji.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

7 kroków do zbudowania dobrego systemu komunikacji zewnętrznej w firmie

1. Komunikacja nigdy nie może być przypadkowa. Co prawda może na taką wyglądać, ale tylko wtedy, gdy jest to zamierzone działanie. Sposób komunikacji powinien zostać opracowany na podstawie badań rynkowych, profilu klienta, działań konkurencji oraz uwzględniać benchmark. Komunikat musi opierać się na strategii komunikacji ściśle powiązanej ze strategią firmy i prowadzić do osiągnięcia wyznaczonych celów.
2. Kluczową kwestią jest opracowanie informacji i dopasowanie jej do grupy odbiorców. Komunikat wystosowany do prasy powinien różnić się od tego, który wysyłamy do klientów lub akcjonariuszy. Treść i język wiadomości musi być dostosowany do adresata, którego interesują różne kwestie związane z działaniem firmy oraz jej sytuacja na rynku.
3. W komunikacji zewnętrznej liczy się jakość, a nie ilość. Komunikat musi zawierać informacje precyzyjnie dopasowane do zainteresowań odbiorcy.
4. Rodzaj komunikacji jest zależny od pozycji danej firmy na rynku. Lider rynkowy lub kluczowy gracz w branży komunikuje się w inny sposób niż podmioty o średniej lub małej wielkości.
5. Liczba i treść informacji powinna być dostosowana do sytuacji, o której firma pragnie komunikować. Jest to szczególnie istotne w sytuacjach kryzysowych, takich jak planowane zwolnienia personelu.
6. Na rynku istnieje wielu zewnętrznych ekspertów od komunikacji biznesowej, którzy swoje metody opierają na teorii. Pamiętajmy, że teoria jest oczywiście ważna, ale to praktyka czyni mistrza!
7. Warto wziąć pod uwagę, iż odbiorcy mogą zareagować emocjonalnie na niekorzystne dla nich informacje. Dlatego w analizie komunikatów zwrotnych pamiętajmy o takiej możliwości.

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna jest i musi być jednym z najważniejszych elementów, które każdy lider, prezes oraz manager musi opanować do perfekcji i wciąż doskonalić. Ciągłe budowanie relacji umożliwia zdobycie doświadczenia, które jest niezbędne w prawidłowej komunikacji. Organizacja, która nie potrafi się komunikować, nie ma tożsamości, jest bezosobowa i nie budzi zaufania. Zaufać można zaś tylko wiarygodnym ludziom, którzy tworzą wartość firmy.

[kreska]

Warto doczytać:

1. Komunikacja między ludźmi; Brian H. Spitzberg, J. Kevin Barge, Shewryn P. Morreale
2. Komunikacja Interpersonalna; Baney Joann
3. Tworzenie modeli biznesowych. Podręcznik wizjonera; Alexander Osterwalder, Yves Pigneur