W jaki sposób rozliczać wydatki na Google AdWords?

Przygotowując szeroko zakrojoną kampanię reklamową, nie sposób dziś pominąć działań przeprowadzanych w sieci. A tam, jak wiadomo, na wielu frontach rządzi i dzieli „wujek Google”. Jednym z jego najskuteczniejszych narzędzi pozwalających na dotarcie ze swoim przekazem do ściśle określonej grupy odbiorców jest Google AdWords. Zanim jednak przystąpimy do wyboru słów kluczowych i uruchomimy tryby kampanii, warto poznać specyfikę tego systemu pod kątem podatków. Powód? Google AdWords wymaga specjalnego potraktowania i zadbania o nieoczywiste niuanse.

Czym jest Google AdWords?

Nowoczesnym menedżerom czy specjalistom ds. marketingu z pewnością nie trzeba wyjaśniać, czym jest Google AdWords. Z kronikarskiego punktu widzenia, jak również dla osób, które w tym temacie na co dzień „nie siedzą”, należy się jednak kilka słów wprowadzenia.

Google AdWords to system reklamowy umożliwiający wyświetlanie reklam w postaci linków sponsorowanych w wynikach wyszukiwania w Google, a także na stronach internetowych współpracujących w ramach programu Google AdSense. Odpowiednie linki można tworzyć wybierając pewne słowa kluczowe, na które reklama ma się wyświetlać, jak również poprzez wybór konkretnych witryn internetowych, w których reklama się pojawi. Decyzja o wyborze jednego z tych dwóch rozwiązań zależy oczywiście od przyjętej strategii marketingowej.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Google AdWords pozwala dotrzeć firmom do ściśle określonej grupy odbiorców, którzy poszukują w sieci oferowanych przez nie produktów czy też usług. Dzięki systemowi opierającemu się na określaniu stawek kosztu kliknięcia, płaci się wyłącznie za wejścia na reklamę przez użytkowników, a nie za samo ich wyświetlenie. Korzystając z systemu reklamowego Google można samodzielnie decydować, ile maksymalnie pieniędzy chce się przeznaczyć na taką promocję.

Tyle w kontekście teorii, którą na praktykę każdego dnia przekuwają marketerzy. Czas zająć się Google AdWords widzianym oczyma systemu podatkowego (nie tylko polskiego).

Możliwość rozliczenia w firmie wydatków na reklamę

Na początek coś, co z pewnością zainteresuje osoby odpowiedzialne w firmie za finanse, czyli płacenie niższych podatków. Niewątpliwie warto zabiegać o firmowe koszty, bo zgodnie z prostą zasadą – im wyższe koszty, tym niższy podatek do zapłaty. Polskie przepisy jak najbardziej dają możliwość ujmowania w kosztach firmy wydatków reklamowych, a takimi – jakby nie patrzeć – są wydatki na Google AdWords. Warto wspomnieć, że w oczach prawa sam rodzaj reklamy nie ma znaczenia – da się rozliczyć promocję w internecie, prasie, telewizji oraz w radiu, pod warunkiem, że wydatek na reklamę jest ściśle powiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli więc działa się obszarze marketingu czy sprzedaży, z ujęciem reklamy w kosztach podatkowych nie ma właściwie żadnych problemów.

Trzeba pamiętać o odpowiednim dokumencie potwierdzającym poniesienie kosztu – w przypadku Google AdWords będzie to po prostu faktura wystawiona na dane firmy przez Google. Dla organów podatkowych nie ma znaczenia, czy reklama przyniosła jakiekolwiek efekty. Wydatki na nią można rozliczyć nawet, jeśli firma nie zyskała dzięki niej choćby jednego klienta. Ważny jest tu tylko charakter i cel podjętych działań, a nie ich ostateczny rezultat.

Zakup Google AdWords to import usług i konieczność rejestracji VAT-UE

Rozliczenie faktur za Google Adwords nie należy do najprostszych. Warto więc zaczerpnąć nieco informacji w tym temacie. Choć firma Google posiada w Polsce własny oddział, to jednak rozliczaniem usług reklamowych zajmuje się biuro usytuowane w Irlandii. Tym samym taka transakcja stanowi import usług z Unii Europejskiej, co sprawia, że rozlicza się ją trochę inaczej, niż gdyby była kupowana od polskiego dostawcy.

Wymaga to przede wszystkim rejestracji jako podatnik unijny. Służy temu formularz VAT-R, odpowiednie informacje trzeba uzupełnić w części C3. O zgłoszenie do VAT-UE trzeba zadbać jeszcze przed rozpoczęciem korzystania z reklam w wyszukiwarce. Po złożeniu druku otrzymuje się numer NIP-UE, o który standardowo proszą sprzedawcy mający siedzibę na terenie Unii (należy go podać w ustawieniach konta Google AdWords).

Rejestracja do VAT-UE konieczna jest tutaj także dla „nievatowców”. Firma zwolniona z VAT, która zobligowana jest do rejestracji jako podatnik unijny, nie traci swojego statusu. Może być więc nadal zwolnionym z VAT w Polsce, a czynnym podatnikiem w transakcjach z pozostałymi krajami Unii Europejskiej.

Założenie konta na firmę w Google AdWords

Chęć korzystania z usług reklamowych Google wymaga posiadania konta w Google AdWords. Jeszcze niedawno przy jego zakładaniu użytkownik musiał zaznaczyć, że będzie ono wykorzystywane w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Było to o tyle istotne, że w przeciwnym razie (kiedy konto miało charakter niekomercyjny) Google doliczał VAT według stawki obowiązującej w Irlandii. Zaznaczenie do czego konkretnie używane są AdWords odbywało się poprzez określenie celu reklamy w preferencjach płatności konta.

Obecnie wygląda to inaczej: jako że możliwość korzystania z usług reklamowych Google AdWords mają tylko firmy (wyłącznie do celów biznesowych), nie ma szans na założenie konta na osobę prywatną.

Uzupełniając dane konta, użytkownik musi podać adres firmy, NIP-UE, a także określić, w jaki sposób zapłaci za usługę (przedpłata lub płatność po wykonaniu usługi) oraz podać źródło płatności (przelew, karta kredytowa). Trzeba też dla swojego konta wybrać kraj, strefę czasową i walutę (posłuży do rozliczania płatności i będzie używana w tzw. raportach skuteczności). Konkretne decyzje trzeba dobrze przemyśleć, jako że po zakończeniu konfiguracji ich zmiana nie jest możliwa.

Faktura z Google posłuży rozliczeniu kosztu

W przypadku zdecydowanej większości transakcji pomiędzy firmami, po ich przeprowadzeniu, sprzedawca sporządza i przesyła nabywcy fakturę elektronicznie lub za pomocą tradycyjnej poczty, ewentualnie wręcza dokument osobiście. Google tak jednak nie działa. Firma udostępnia opcję pobierania faktur z konta AdWords (choć możliwe jest również otrzymanie kopii dokumentu inną drogą – należy to zaznaczyć przy konfigurowaniu konta). Taki dokument dostępny jest w postaci pliku html. Sporo osób drukuje jednak fakturę posługując się programami do generowania PDF-ów. Trzeba tylko zainstalować dodatkową wtyczkę w przeglądarce albo pobrać odpowiednią aplikację, która umożliwi taką konwersję.

Odpowiedni dokument wystawiany jest w ciągu pięciu dni roboczych od początku każdego miesiąca. Na fakturze wystawionej przez Google znajdują się wszelkie płatności (przy przedpłatach) lub żądania zapłaty (przy płatności po wykonaniu usługi) z konkretnego okresu. System wygeneruje fakturę nawet w sytuacji, gdy nie było żadnej wpłaty, ale kampanie na koncie były aktywne – faktura będzie po prostu pusta.

Dokument wystawiony przez Google może posłużyć polskiemu użytkownikowi do rozliczenia kosztu. Warto jednak sprawdzić, czy nie doszło do jakiejś pomyłki. Właściwie wystawiona faktura powinna zawierać przede wszystkim:

• numer dokumentu,
• dane obu stron transakcji (nazwy, adresy, numery NIP-UE),
• nazwę i cenę usługi,
• datę wystawienia.

Na dokumencie nie może widnieć stawka i kwota VAT. Nie ma już także obowiązku podpisywania faktury ani nabijania pieczątki. Jeżeli faktura jest nieprawidłowa, trzeba zgłosić się do Google z żądaniem wystawienia korekty. Wprawdzie koszt można próbować rozliczyć i bez tego dokumentu – posiadając dodatkowe potwierdzenia, jak choćby dowód zapłaty – istnieje jednak duże prawdopodobieństwo, że takie działanie zostanie zakwestionowane przez urząd skarbowy w trakcie przeprowadzanej kontroli.

Jak wygląda rozliczenie VAT przy zakupie usługi Google AdWords

Dochodzimy do bardzo istotnego aspektu korzystania z Google AdWords, czyli podatku VAT. Jako że zakup reklam w Google AdWords traktowany jest jako import usług, to do rozliczenia VAT zobligowany jest polski nabywca. To sytuacja specyficzna, odwrotna do tej spotykanej na co dzień, kiedy tą kwestią zajmuje się sprzedający.

Konkretny sposób postępowania zależy od tego, czy nabywca usługi jest VAT-owcem, czy też posiada zwolnienie z podatku VAT. W przypadku tego pierwszego dolicza on do kwoty zakupu 23% VAT (to właściwa stawka dla tego typu usług w Polsce), a następnie ujmuje go tak w rejestrze sprzedaży, jak i zakupów. Sprawia to, że transakcja jest neutralna podatkowo – bilans podatku VAT z zakupu i sprzedaży wynosi zero. Nie ma konieczności składania druku VAT-UE, który zawiera informację podsumowującą o wewnątrzwspónotowych transakcjach. Nabycie Google AdWords trzeba ująć jedynie w deklaracji VAT.

Nabywcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT, podobnie do VAT-owców, doliczają 23% VAT-u do kwoty na fakturze otrzymanej od Google. Dalsze postępowanie wygląda już jednak inaczej. Przez wzgląd na brak prawa do rozliczania VAT-u od zakupów, nie mają oni szans zastosowania mechanizmu „znoszącego” podatek. Podatek, który został doliczony, trzeba wpłacić do urzędu skarbowego do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie. Należy też złożyć deklarację VAT-9M.

Certyfikat rezydencji pozwala uniknąć podatku u źródła

To jeszcze nie wszystko, co warto sobie przyswoić w kontekście rozliczania faktur za Google AdWords. Może się zdarzyć, że urząd skarbowy zażąda od polskiego nabywcy przedstawienia certyfikatu rezydencji Google. Jest to zaświadczenie o siedzibie firmy, który potwierdza, że dana organizacja ma siedzibę w konkretnym kraju i tam płaci podatki.

Bez certyfikatu rezydencji można zostać zmuszonym do zapłaty tzw. podatku u źródła. To „danina” stosowana w transakcjach międzynarodowych, mająca na celu walkę z uchylaniem się od podatków. Podatek u źródła dotyczy kontrahentów ze wszystkich krajów świata. Jego wysokość może sięgać nawet 20% wartości transakcji (zależnie od rodzaju usługi). Potrącany jest z należności dla zagranicznej firmy.

Jeżeli jednak posiada się certyfikat rezydencji swojego kontrahenta, nie trzeba obawiać się zapłaty podatku u źródła. Dokument wystawia się na rok podatkowy, a do jego aktualizacji dochodzi zazwyczaj na początku roku. Google udostępnia użytkownikom corocznie swój certyfikat rezydencji. Zapamiętajcie więc: kupując reklamy w Google AdWords, należy zaopatrzyć się w aktualny certyfikat rezydencji Google!

Trzeba pamiętać o właściwych terminach

Rozliczeń podatku VAT związanych z zakupem Google AdWords dokonuje się w terminie wykonania usługi albo zapłaty (jeżeli nastąpiła wcześniej). Ujęcie kosztu w Księdze Przychodów i Rozchodów powinno nastąpić w momencie wystawienia faktury przez Google. Gdyby na fakturze widniała wartość wyrażona w zagranicznej walucie, potrzebne jest jej przeliczenie na złotówki. Obowiązujące regulacje wskazują, że w KPiR nie można zapisać żadnej kwoty inaczej niż w złotówkach. Przeliczenia dokonuje się po kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Opisany tu schemat księgowy jest znacznie prostszy dla osób korzystających z usług biur rachunkowych. W ich przypadku wymagane jest bowiem wyłącznie pobranie faktury z konta Google AdWords i przekazanie jej swojemu księgowemu, który samodzielnie dopełnia wszelkich koniecznych formalności.

[kreska]Warto doczytać:
1. Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług. 
2. Poradnik VAT, „Usługa Google AdWords importem usług”.
3. P. Piejko, „Rozliczamy zagraniczne usługi online – w 5 prostych krokach”.