Zgodnie z definicją Dyrektor Generalny (CEO) to „osoba dysponująca ostateczną władzą wykonawczą w organizacji lub przedsiębiorstwie”. Brzmi dumnie. Władza ostateczna niewątpliwie kojarzy się z siłą, a więc z zarządzaniem silną ręką. Z mojego doświadczenia wynika jednak, iż największe sukcesy w biznesie odnosi się dzięki zdolności wpływania na ludzi, a nie straszeniu ich potęgą swojego stanowiska. Zawsze powtarzam, że firmę tworzą ludzie i tylko dzięki ich zaangażowaniu może ona odnieść sukces.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jaka jest rola komunikacji wewnątrz organizacji;
- co może zakłócić skuteczną komunikację wewnętrzną;
- jak stworzyć dobry system komunikacji wewnętrznej w firmie.
Kluczem do rozwoju każdej organizacji – oprócz pomysłu, inwestycji oraz właściwie dobranego modelu ekonomicznego – jest komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna. W komunikacji niezwykle istotne jest zaangażowanie zespołu i wiara we wspólny sukces. Gdy firma posiada starannie wyselekcjonowany i skuteczny zespół, wówczas dzięki właściwej komunikacji rola lidera może ograniczyć się do delegowania obowiązków, motywowania i mierzenia efektów. Dobrze poinformowani pracownicy, którzy znają swoje cele i zadania, którzy dodatkowo są oddani swojej pracy, nie potrzebują ciągłej kontroli. Wykonają zadania w sposób możliwie najbardziej efektywny, gdyż pracują dla wspólnej sprawy. Ponadto efektywna komunikacja przyspiesza osiągnięcie zamierzonego celu.
Skuteczna komunikacja wewnętrzna
Celem dobrej komunikacji jest uzyskanie sprzężenia zwrotnego pomiędzy pracownikiem a managerem, a kluczem do sukcesu jest zbalansowanie przepływu informacji. Warto podkreślić, że niewłaściwa jest zarówno zbyt mała komunikacja, jak i natłok informacji, który wprowadza niepotrzebny szum komunikacyjny. Zbyt wiele formalności oraz zbyt wiele e-maili prowadzi do nieporozumień oraz do nieefektywnej pracy osoby, która zamiast skupić się na zadaniu, usiłuje odnaleźć się w korespondencji wewnętrznej.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
W mojej opinii podstawowy podział komunikacji w biznesie to komunikacja technologiczna (e-maile, SMS-y, video rozmowy, systemy zarządzania projektami) oraz bezpośrednia (rozmowa na żywo). Komunikacja technologiczna jest swego rodzaju falą, która wysyła zawarty w wiadomości sygnał. Sztuką jest ciągłe mierzenie skuteczności jego odbioru i efektu w komunikacji zwrotnej. Jeśli chodzi o komunikację bezpośrednią, to bardzo cenię sobie kontakt z żywym człowiekiem – w tym przypadku kluczem do osiągnięcia zamierzonego celu jest umiejętność posługiwania się komunikacją werbalną i niewerbalną.
5 kroków do zbudowania dobrego systemu komunikacji wewnętrznej w firmie
- W pierwszej kolejności należy dopasować model komunikacji do rozmiaru przedsiębiorstwa. Przykładowo, algorytm przekazywania komunikacji będzie inny w międzynarodowej korporacji i w małym przedsiębiorstwie. W większej firmie również kanał informacyjny jest znacznie dłuższy.
- Kreując komunikację wewnętrzną, kieruję się zasadą – „za dużo komunikacji zabija komunikację”. W każdej kwestii związanej z zarządzaniem nadmiar może zaszkodzić. Istnieje również ryzyko, że zbyt duża ilość informacji wewnętrznej może wypłynąć poza mury firmy, co może spowodować niekorzystne konsekwencje.
- Wiadomość powinna być dopasowana do adresata, np. w inny sposób formułujemy komunikaty indywidualne, a w inny grupowe. Treść natomiast musi być dostosowana do odbiorcy pod względem językowym, tak aby była zrozumiała i nie wzbudzała żadnych wątpliwości.
- Sposób komunikacji powinien być adekwatny do miejsca pracownika w hierarchii firmy. Na przykład w Inventage obowiązuje tzw. „płaska hierarchia”, której zasady są mniej sztywne niż w klasycznej hierarchii piramidalnej. Warto jednak pamiętać, że komunikacja i jej treść powinny być różne w stosunku do członków zarządu, dyrektorów zarządzających i pracowników.
- Przekaz emocjonalny jest kwestią kluczową w komunikacji międzyludzkiej. O ile nie sztuką jest wyważenie emocji w codziennej korespondencji czy rozmowie, o tyle powściągliwość w sytuacjach kryzysowych jest już rzadko spotykaną zaletą. Nie należy jednak popadać w skrajność: uśmiech lub poważny wyraz twarzy są ważną częścią komunikacji niewerbalnej.
Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna jest i musi być jednym z najważniejszych elementów, które każdy lider, prezes oraz manager musi opanować do perfekcji i wciąż doskonalić. Ciągłe budowanie relacji umożliwia zdobycie doświadczenia, które jest niezbędne w prawidłowej komunikacji. Organizacja, która nie potrafi się komunikować, nie ma tożsamości, jest bezosobowa i nie budzi zaufania. Zaufać można zaś tylko wiarygodnym ludziom, którzy tworzą wartość firmy.
Jak stworzyć dobry system komunikacji zewnętrznej? – przeczytaj cz. 2
[kreska]
Warto doczytać:
6 nieśmiertelnych technik marketingowych. Jak wykorzystać mechanizmy psychologiczne w komunikacji marki
Zastanawia Cię, jakie psychologiczne triki zapewniają sukces największym markom? Martwisz się, że Twoje kampanie mogą nie tylko nie zadziałać, ale nawet zaszkodzić wizerunkowi Twojej firmy? Chcesz się dowiedzieć, jak tworzyć kampanie, które angażują i sprzedają, bez manipulacji i ryzyka dla Twojego brandu?
- „Responsable communication”, Bernadette Jezequel, Philippe Gerard
- „Style porozumiewania się w pracy”, Katrin Oppermann, Erika Webber
- „The one minute Manager”, Kenneth H. Blanchard, Spencer Johnson
