Jakie trendy i zmiany zdominują event marketing w 2025 roku? Z jakimi wyzwaniami zmierzą się marketerzy? W jakie rozwiązania i narzędzia zainwestować? Które działania z 2024 roku warto uznać za inspirujące? Odpowiedzi udzielają eksperci.
Trendy i zmiany w event marketingu w 2025 roku
- Zrównoważony rozwój. To będzie dominujący trend. Rosnąca świadomość ekologiczna sprawi, że marki będą dążyć do organizacji bardziej ekologicznych wydarzeń, koncentrować się na eventach przyjaznych środowisku – stosować materiały biodegradowalne, redukować odpady i ograniczać emisję dwutlenku węgla. Pomogą w tym zaangażowanie lokalnych dostawców i inwestycja w technologie, które minimalizują ślad węglowy.
- Personalizacja doświadczeń. Niby nic nowego – trend obecny w realizacji wydarzeń od kilku lat, jednak teraz wchodzący na wyższy poziom. Dzięki analizie danych możliwe jest dostosowanie treści i ofert do indywidualnych preferencji uczestników. Wyzwaniem stanie się tworzenie materiałów, które będą angażujące i zapamiętywalne zarówno online, jak i offline.
- Przejawem trendu są (i pozostaną) m.in. metoda service design w badaniu potrzeb, techniki kreatywne w budowaniu scenariusza oraz idea współkreacji, włączająca właściciela eventu w projektowanie przedsięwzięcia od samego początku. Wydarzenia w 2025 r. będą budować doświadczenia immersyjne, oparte na multisensoryce i storytellingu. Zwiększy się także zastosowanie projekcji 360° i mappingu.
- Nowe technologie. W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na aplikacje do komunikacji, które umożliwiają łatwe połączenie z uczestnikami przed wydarzeniem, w jego trakcie i po nim oraz usprawniają rejestrację czy zarządzanie agendą (np. Meeting Application). Przydadzą się też narzędzia ułatwiające obiektom hotelowym i eventowym precyzyjne ofertowanie i przygotowanie eventu (np. Horeca Idea). Z kolei wykorzystanie wirtualnej i rozszerzonej rzeczywistości w celu zwiększenia interaktywności i zaangażowania uczestników pozwoli na stworzenie unikatowych doświadczeń. Dzięki VR można przenosić się w różne miejsca lub przeżywać wirtualne wydarzenia, podczas gdy AR wzbogaca realne otoczenie dodatkowym kontekstem wizualnym. Wprowadzenie takich technologii zwiększy atrakcyjność imprez, ich zasięg i dostępność.Ważną rolę odegra też AI angażowane do analizy danych uczestników, personalizacji treści oraz automatyzacji różnych aspektów organizacji wydarzeń.
Event marketing stał się punktem wyjścia do zasięgowej, wielokanałowej komunikacji oraz źródłem wysokojakościowego contentu, bazującego na autentycznych doświadczeniach, a także strategicznym narzędziem komunikacji, która wykracza poza sam moment wydarzenia.
W sektorze B2C widoczna jest zmiana podejścia – większy nacisk kładzie się na tworzenie wyjątkowych doświadczeń dla konsumentów zamiast koncentrowania się na działaniach influencerów. Konsumenci oczekują, że event będzie skierowany do nich, a nie stanie się jedynie tłem do zdjęć publikowanych w mediach społecznościowych.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Kluczowe będzie też mądre wykorzystanie AI, zgodnie z DNA marki i w uzasadniony sposób, jako narzędzia, które wspiera storytelling i tworzenie niezapomnianych przeżyć. Warto zaznaczyć, że coraz większą rolę odgrywają działania retailowe, takie jak pop-upy i strefy w galeriach, zbliżające marki do konsumentów.
W briefach od klientów zauważam potrzebę oddechu od technologii i multimediów. Wiele firm szuka wydarzeń semiformalnych, które zapewnią uczestnikom nie tylko część merytoryczną, lecz także możliwość odpoczynku, relaksu, a nawet kontaktu z naturą. Sądzę, że w najbliższych latach kluczową rolę odegrają eventy nastawione na indywidualne doświadczenia, umożliwiające zachowanie równowagi między rozwojem i zdobywaniem wiedzy a czasem na odpoczynek i interakcję w kameralnym gronie.
Rok 2025 w event marketingu to przede wszystkim czas skupienia się na zastosowaniu coraz to bardziej zaawansowanych i kreatywnych rozwiązań technologicznych, które ułatwią personalizację wydarzeń i zwiększą zaangażowanie uczestników i uczestniczek. Ważną kwestią będzie również świadome podejście do kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem. Zgodnie z tym trendem organizatorzy powinni zwrócić jeszcze większą uwagę na zminimalizowanie negatywnego wpływu swoich działań na środowisko.
- Integracja AI. W 2025 r. sztuczna inteligencja nadal będzie pełnić funkcję narzędzia wspierającego, które automatyzuje procesy – od generowania treści po analizę danych w czasie rzeczywistym. Eventy wciąż wymagają intuicji i kreatywności ludzi, AI zwiększa efektywność, ale to człowiek projektuje angażujące doświadczenia. Ważne jest wykorzystanie sztucznej inteligencji jako wsparcia, a nie zamiennika ludzkiego wkładu.
- Hiperosobista komunikacja. Marki skupią się na personalizacji w budowaniu autentycznych relacji z konsumentami. Dzięki analizie danych i AI eventy staną się bardziej dynamiczne – inteligentne strefy doświadczeń i dostosowane komunikaty będą normą. Kluczowy stanie się bliski, emocjonalny kontakt z odbiorcą.
- Wielowymiarowe doświadczenia. Z racji tego, że granice między światem offline i online już dawno się zatarły, wydarzenia oparte zarówno na klasycznych technologiach, jak i na AR, VR czy metawersum będą tworzyć coraz pełniejsze, immersyjne doświadczenia. Zintegrowane kampanie na wielu platformach staną się standardem, co będzie skutkować kreacją i produkcją eventów w obu wymiarach, tworzących skonsolidowany duoświat.
W najbliższych latach kluczową rolę odegrają eventy nastawione na indywidualne doświadczenia, umożliwiające zachowanie równowagi między rozwojem i zdobywaniem wiedzy a czasem na odpoczynek i interakcję w kameralnym gronie
Największe wyzwania dla marketerów w 2025 roku
- Utrzymanie zaangażowania uczestników, które już dziś stanowi wyzwanie. Podczas spotkań stacjonarnych uwaga odbiorcy prelekcji, panelu itp. zmniejsza się po 15 min. W dobie spotkań online i hybrydowych utrzymanie zainteresowania jest jeszcze trudniejsze, a co za tym idzie – niezwykle istotne. Służyć temu mogą dynamiczne formuły wystąpień (np. TEDx, pecha kucha) oraz spersonalizowane ścieżki uczestnictwa czy grywalizacja wpleciona w scenariusz wydarzenia.
- Koszty organizacji wydarzeń. Uczestnicy oczekują wysokiej jakości doświadczeń, które w zestawieniu z przewidywanym budżetem stanowić mogą wyzwanie dla organizatorów. Będą oni musieli wykazywać się kreatywnością i innowacyjnością, aby oferować wartościowe doświadczenia przy ograniczonych zasobach oraz rosnącej konkurencji w zakresie unikalności i wartości dodanej. Będą także musieli znaleźć sposoby, aby wyróżnić swoje wydarzenia i zapewnić wyjątkową wartość dodaną i przyciągnąć uwagę uczestników.
- Organizowanie inkluzywnych wydarzeń, które odpowiadają potrzebom różnorodnych grup społecznych. Organizatorzy powinni uwzględniać różnice wieku, płci, koloru skóry, orientacji seksualnej, umiejętności oraz statusu społecznego. Ważne będzie dostosowanie programu, prezentacji i formatu wydarzenia do różnych potrzeb uczestników. Może to obejmować oferowanie tłumaczeń na różne języki, angażowanie prelegentów z różnych kultur, różnicowanie doświadczeń lub dopasowywanie formatu (np. wydarzenie hybrydowe, interaktywne) do preferencji różnych grup. To obejmuje też świadome podejście do reakcji na ewentualne incydenty dyskryminacyjne. Dotyczy także użycia technologii wspierających dostępność wydarzeń dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym np. wykorzystania narzędzi do transkrypcji na żywo czy aplikacji do tłumaczenia oraz udostępniania materiałów w formatach dostosowanych do osób z niepełnosprawnościami (Braille czy audiodeskrypcja). Dbanie o różnorodność i integrację przyczyni się do postrzegania marki jako etycznej, zaangażowanej społecznie, a w konsekwencji może przyciągnąć więcej uczestników i sponsorów.
Największymi wyzwaniami w event marketingu są skalowanie i optymalizacja wydarzeń jako elementu strategii marketingowej, który coraz częściej ma realizować konkretne cele i KPI, co wymaga precyzyjnego planowania i współpracy z agencjami. Ważnym wyzwaniem jest też dobór adekwatnych aktywacji, oparty na badaniach i dialogu z konsumentami, aby wyróżnić się w świadomości przebodźcowanych odbiorców. Dodatkowo wśród marketerów zobligowanych do raportowania działań niefinansowych wyzwaniem jest wdrożenie strategii zrównoważonego rozwoju i ESG, np. przez niskoemisyjne eventy, które wymagają inwestycji i zaangażowania, ale odpowiadają na rosnące oczekiwania rynku.
Spore wyzwanie stanowi przyciągnięcie i skupienie uwagi uczestników w dobie przesytu treści. Ważne jest stworzenie unikatowego doświadczenia, które zapadnie w pamięć. Dodatkowo wyzwaniami bywają:
- mierzenie efektywności eventu,
- integracja różnych technologii,
- zarządzanie budżetem.
Zarządzanie budżetem staje się głównym wyzwaniem, szczególnie w kontekście inflacji i zmian gospodarczych, które mogą ograniczać dostępne środki zarówno na organizację eventów, jak i ich skuteczną komunikację. Istotnym aspektem będzie również znalezienie balansu między wykorzystaniem nowych technologii – które wymagają większego budżetu, ale oferują wyższy poziom zaangażowania i lepsze efekty – a stosowaniem tradycyjnych materiałów marketingowych. Choć standardowe rozwiązania wiążą się z niższymi kosztami, mogą nie odpowiadać współczesnym trendom proekologicznym, np. w przypadku drukowanych materiałów promocyjnych.
- Jasne briefy i odważne kreacje. Precyzyjne briefy umożliwiają agencjom pełne zrozumienie celów i strategii, co jest szczególnie istotne przy wielowymiarowych projektach. Dodatkowo w świecie pełnym możliwości technologicznych marketerzy powinni wymagać tworzenia coraz to ciekawszych, odważnych i niestandardowych kreacji. Ważne jest traktowanie uczestnika jako partnera, z uwzględnieniem jego emocji i oczekiwań, poglądów i przynależności do mikrospołeczności w całym duoświecie. Sukces tkwi w zrozumieniu procesu briefingu, co pozwoli marketerom opracowywać odpowiednie strategie, a agencjom tworzyć innowacyjne i personalizowane doświadczenia.
- ESG i EcoVadis w eventach. Zrównoważony rozwój cały czas zyskuje na znaczeniu. Certyfikaty ESG i EcoVadis będą wyznacznikiem odpowiedzialności społecznej i środowiskowej, wzmacniającym wiarygodność marek. Firmy będą dążyć do wysokich ocen w EcoVadis przez uwzględnianie zasad ESG w projektach eventowych.
Najczęstsze błędy, które warto wyeliminować
1. Brak jasnego celu lub strategii wydarzenia. Integracja, motywacja czy edukacja? Jakie efekty chcesz osiągnąć? Przygotowanie wydarzenia bez wyraźnie zdefiniowanych celów lub strategii wprowadza brak spójności na każdym etapie – od projektowania przez planowanie – i może prowadzić do chaotycznej realizacji oraz promocji. Czas, budżet i energia mogą zostać niewłaściwie wykorzystane. Jeśli cele nie zostały określone, trudno jest ocenić, czy wydarzenie było udane. Bez wskaźników sukcesu – takich jak liczba uczestników, poziom zaangażowania, liczba wygenerowanych leadów czy zwrot z inwestycji – efektywność eventu pozostaje niejasna
.Jak to wyeliminować:
Zanim zaczniesz planować wydarzenie, określ jasne cele (np. zwiększenie świadomości marki, wygenerowanie leadów, zbudowanie relacji). Stwórz szczegółowy plan działań, który obejmuje wszystkie obszary wydarzenia: od promocji, przez realizację, po ewaluację.
2. Ignorowanie potrzeb grupy docelowej. Organizowanie eventów ze skupieniem wyłącznie na aspektach logistycznych, bez analizy i zrozumienia potrzeb grupy docelowej, jest często przyczyną niepowodzeń. Stosowanie rozwiązań w stylu „u innych się sprawdziło”, „konkurencja też tak robi” czy bazowanie na własnych przekonaniach („mnie się podoba, więc innym też będzie”) kończy się często budowaniem sztampowego, nieoryginalnego programu, który nie zachęca, a wręcz zniechęca do udziału, bo mija się z oczekiwaniami uczestników. A przecież czasem wystarczy ich zapytać o preferencje, poobserwować, posłuchać, przede wszystkim wziąć pod uwagę feedback z poprzednich eventów.
Jak to wyeliminować:
Zapewnij uczestnikom wartościowe i angażujące doświadczenia, takie jak interaktywne sesje, networking czy dostęp do ekskluzywnych materiałów. Zbierz feedback przed eventem, w jego trakcie i po nim, by móc wprowadzać odpowiednie ulepszenia. Aktywne zbieranie opinii uczestników przed i po (przez ankiety online, aplikacje mobilne) lub nawet na żywo w trakcie wpływa na przyszłe edycje. Warto tez mierzyć wskaźnik NPS (net promoter score), który pokazuje skłonność uczestników do polecania wydarzenia innym.
3. Zaniedbanie marketingu. Skuteczna promocja wydarzenia jest kluczowa dla jego sukcesu, niezależnie, czy mowa o spotkaniach B2B czy B2C. Brak strategii marketingowej i ignorowanie promocji oraz brak jasnego podkreślenia wartości płynącej z udziału mogą prowadzić do niskiej frekwencji. Czasami promocja ogranicza się do kilku wybranych kanałów, które mogą nie być najefektywniejsze w przypadku grupy docelowej.
Jak to wyeliminować:
Twórz interesujące i angażujące treści, które przyciągną uwagę odbiorców. Filmy promocyjne, infografiki, wywiady z prelegentami czy materiały zakulisowe mogą wzbudzić większe zainteresowanie i zwiększyć zaangażowanie. Zainwestuj w wielopoziomową strategię – media społecznościowe, mailing, reklamę internetową oraz współpracę z influencerami lub partnerami branżowymi. Dostosuj przekaz do grupy docelowej i prowadź dialog z potencjalnymi uczestnikami jeszcze przed wydarzeniem. W ten sposób zwiększasz świadomość i angażujesz odbiorców, budując w nich poczucie przynależności.
- Brak precyzyjnego briefu, niespójność komunikacji i pomijanie działań „przedłużających życie” eventu. Warto zaczynać pracę nad wydarzeniem od konsultacji klient – agencja, aby precyzyjnie ustalić cele i możliwości. Dopiero później powinien powstać brief. Spójność w komunikacji zapewni specjalnie wydelegowany do tego zespół nadzorujący każdy element wydarzenia.
- Przerost formy nad treścią. Zbyt duża koncentracja na produkcji eventu, która przyćmiewa kluczowy przekaz komunikowany w ramach wydarzenia.
- Brak dbałości o szczegóły. Pozytywne lub negatywne odczucia dotyczące eventu to nic innego jak suma doświadczeń uczestników, na którą składa się każdy detal – warto o tym pamiętać.
- Niewykorzystanie potencjału kampanii. Dane pozyskane z kampanii dają możliwość personalizacji doświadczeń – zaproszeń, komunikacji dostosowanej do zainteresowań czy rekomendacji konkretnych części eventu.
- Brak otwartości na nowe technologie, które umożliwiają zaprojektowanie niezapomnianego eventu.
- Fasadowa kreacja. Brak głębi ukrytej za efektowną oprawą może rozczarować uczestników.
- Brak odwagi. Unikanie nowych technologii skutkuje podążaniem za schematami.
- Kopiowanie trendów. Brak wyjątkowych rozwiązań osłabia tożsamość marki.
Działania, które wyróżniały się na rynku w 2024 roku
1. „The Homeless Gallery”. Świetnym wykorzystaniem sztucznej inteligencji w ważnej sprawie była wystawa „The Homeless Gallery” w Hamburgu. Za pomocą AI wygenerowano portrety osób w kryzysie bezdomności. Dzieła wystawiono w miejscu, gdzie żyje wiele ludzi pozbawionych domu. Środki ze sprzedaży dzieł przeznaczono na pomoc tym osobom.
2. Kongres Pamięci Narodowej. Wydarzenie zorganizowane dla Instytutu Pamięci Narodowej.
3. „Beksiński Live”. Autorski spektakl multimedialny wyprodukowany przez agencję endorfina events.
Narzędzia i rozwiązania, w które warto zainwestować
Warto zainwestować w dobre rozwiązania digitalowe, takie jak aplikacje eventowe, które usprawniają organizację i są ekologiczne. Ułatwiają one rejestrację, umożliwiają dynamiczne zarządzanie agendą oraz angażowanie uczestników w czasie rzeczywistym. Coraz ważniejsze staje się także, aby agencja, z którą współpracuje klient, miała na pokładzie lub w gronie podwykonawców doświadczonego promptera AI. Taka osoba, umiejętnie wykorzystująca zaawansowane narzędzia sztucznej inteligencji, może znacząco przyśpieszyć realizację projektów oraz podnieść jakość organizowanych eventów, dostosowując rozwiązania do potrzeb klienta i współczesnych trendów technologicznych.
Warto inwestować w rozwiązania, które wspierają kompleksowe zarządzanie wydarzeniami i ich promocją:
- platformy umożliwiające sprawną organizację i sprzedaż biletów,
- technologie interaktywne, np. aplikacje mobilne czy rozszerzona rzeczywistość,
- narzędzia analityczne, które pozwalają mierzyć efekty wydarzeń oraz poprawiać ich jakość na podstawie zebranych danych,
- odpowiednio dobrany system CRM, który pomoże w budowaniu długotrwałych relacji z uczestnikami.
Warto wziąć pod uwagę rozwiązania wpływające na zaangażowanie uczestników i uczestniczek. Grywalizacja i interaktywne elementy to mechanizmy, które się sprawdzają. Warto wykorzystać aplikacje, które pozwalają odbiorcom głosować lub odpowiadać na pytania w realnym czasie i dają im tym samym poczucie wpływu i ważności. Istotna jest również odpowiednia komunikacja wydarzenia. Pozyskane dane można wykorzystać do kreowania personalizowanych doświadczeń, takich jak specjalne strefy, grywalizacja, nagrody czy upominki.
Branża eventowa w 2025 r. ma ogromne możliwości dzięki technologii, ale sukces wymaga świadomego podejścia i równowagi między innowacją a zrozumieniem emocji uczestników. Narzędzia tworzą możliwości, lecz to kreatywność i strategiczna wizja budują autentyczne doświadczenia i relacje.
Warto wziąć pod uwagę rozwiązania wpływające na zaangażowanie uczestników i uczestniczek. Grywalizacja i interaktywne elementy to mechanizmy, które się sprawdzają. Warto wykorzystać aplikacje, które pozwalają odbiorcom głosować lub odpowiadać na pytania w realnym czasie i dają im tym samym poczucie wpływu i ważności
