Warsztaty strategiczne w zależności od tego, do czego mają doprowadzić, mogą mieć wiele celów. Natomiast bez względu na to, czy będzie to wypracowanie założeń strategicznych dla marki, czy też filarów komunikacyjnych albo konkretnych pomysłów kreatywnych (a w każdym z tych obszarów można różnie definiować konkretne zadanie stojące przed grupą roboczą), zawsze wspólnym mianownikiem jest maksymalne wykorzystanie potencjału pracy grupowej.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie są kluczowe zasady i główne wyzwania przy przygotowywaniu i prowadzeniu skutecznych warsztatów strategicznych,
- jak zapanować nad grupą i wykorzystać potencjał każdego z uczestników,
- jak prowadzić warsztaty i dlaczego moderator powinien być połączeniem surowego ojca i cierpliwej matki,
- dlaczego podczas planowania warsztatów najlepiej niczego nie planować.
Z pracą grupową jest trochę jak z jedzeniem urodzinowego tortu. Każdy musi dostać swój kawałek, ale nie każdy musi lubić tort: jedni mogą być na cukrowym detoksie, a drudzy – nie mieć na niego ochoty w tym konkretnym momencie. A przy tym samym stole znajdzie się zawsze też trochę łasuchów, którzy zaraz po zjedzeniu pierwszego kawałka przyczają się po kolejny, tym razem z większą ilością polewy czekoladowej. Nie wszyscy przy tym stole się znają, nie wszyscy mieli okazję wcześniej ze sobą rozmawiać, a jeśli mieli, to może na ostatnim takim przyjęciu, np. rok temu. Stąd też niesamowicie istotne z perspektywy zapraszającego jest to, żeby odpowiednio przydzielić porcje gościom (choć często bez wiedzy o tym, jakie apetyty panują w grupie).
Zostawmy na chwilę metaforę jedzeniową i odnieśmy się już do konkretów związanych z warsztatami. Pamiętać trzeba przede wszystkim o tym, że grupa warsztatowa najczęściej składa się z osób pochodzących z różnych działów organizacji czy wręcz różnych firm pracujących nad wspólnym projektem. Ci ludzie w normalnym trybie mogą nawet ze sobą bezpośrednio nie pracować, a komunikować się zaledwie przez firmowy e-mail. A nie od dzisiaj wiadomo, że czynnik ludzki w wielu sprawach jest ciągle kluczowy – często wzajemne zrozumienie i poznanie różnych spojrzeń na ten sam projekt jest bardzo istotne dla jego skutecznego wdrożenia.
Jedne warsztaty, jeden cel
Warsztaty strategiczne z definicji służą rozwiązaniu konkretnego problemu, z którym grupa nie poradziłaby sobie sama, a do czego potrzebne są szerokie kompetencje zespołu roboczego. Dobrym przykładem może być planowanie działań komunikacyjnych, przy którym zespół roboczy składa się z dwóch podzespołów: po stronie klienta i po stronie agencji.
Po stronie marki znajdują się osoby odpowiedzialne za produkt, ofertę i marketing, a po stronie agencji mamy zespół złożony z kreacji, strategii, client service, specjalistów od social mediów i technologii. Prawdziwa mieszanka temperamentów, kompetencji i sposobów komunikacji, a przede wszystkim – różnych celów, o których bardzo często wiedzą dokładnie tylko oni sami. Warsztaty w takich sytuacjach i w takich składach bardzo często muszą pogodzić interesy jednostek z celem całego procesu. A tego nie da się skutecznie „zarządzić” dekretem z góry – cały zespół powinien to przepracować, dojść do wspólnych wniosków oraz móc i chcieć się podpisać pod efektem.
Warsztaty strategiczne mają też często funkcję zapoznawczą lub terapeutyczną – przede wszystkim wtedy, kiedy do jednej grupy trafiają osoby, które albo wcześniej ze sobą nie pracowały, albo pracują, ale efekty ich pracy są tłumione przez np. wadliwy przepływ informacji.
A czym warsztaty strategiczne nie są?
PAMIĘTAJ
Warsztaty strategiczne nie są (mimo że czasami mogą tak wyglądać z perspektywy uczestnika) jazdą bez trzymanki i wymyślaniem, nie są klasyczną burzą mózgów, którą możemy przeprowadzić zawsze i wszędzie, bez większego planu. Warsztaty nie są spotkaniem ad hoc, zorganizowanym dla samego faktu spotkania i porozmawiania – to można zrobić (albo raczej można było) na korytarzu czy w kuchni.
Marketing z ograniczonym budżetem
Jak efektywnie zarządzać wydatkami na marketing? Jak odkrywać i oceniać pomysły na nowe produkty, żeby nie tracić przy tym czasu ani pieniędzy? Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzi marketingowych oraz jak z nich optymalnie korzystać i nie przepłacać? Jak z ograniczonym budżetem zaplanować kampanię marketingową? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym numerze.
Warsztaty strategiczne zawsze mają przemyślaną strukturę, zadania i cel, do którego dążą agencja i marketer. Co nie znaczy, że same zadania nie mogą mieć w sobie elementów pracy kreatywnej – często mają, także z wykorzystaniem technik burzy mózgów.
Co zrobić, żeby warsztaty były efektywne? Od czego zacząć? O czym nigdy nie zapominać? W ramce 1 znajdziesz praktyczny niezbędnik dla początkujących, jak również zbiór instrukcji strukturyzujący najważniejsze elementy takiego procesu dla zaawansowanych. Liczymy też, że każdy, kto ma doświadczenie w prowadzeniu warsztatów, będzie w stanie dodać tutaj od siebie sprawdzone metody, które zawsze działają, oraz błędy, których należy się wystrzegać.
Offline vs online – podstawowe różnice
Jeśli warsztaty offline są malutką francuską bagietką, którą mimo mikroskopijnych rozmiarów próbujemy równo rozdzielić między wszystkich uczestników, to na warsztatach online próbujemy zjeść dwumetrową zapiekankę od krakowskiego Endziora. Jednym kęsem, bez użycia rąk, podczas trzęsienia ziemi, kiedy proteza została w łazience… Próbujemy zmieścić w jednym spotkaniu baaardzo dużo w baaardzo niekomfortowych warunkach. Ale kto powiedział, że dwumetrowej zapiekanki nie da się zjeść bez protezy? Wszystko można. Tylko „foodowy experience” jest jednak trochę inny. Na co zwrócić uwagę przy organizacji warsztatów online, dowiesz się z ramki 2 na następnej stronie.
Podsumowując: warsztaty to wspaniała forma pracy grupowej, która rządzi się swoimi niezmiennymi prawami w każdej postaci, ale ma również własną specyfikę, gdy przebiega w wersji online. Dla jednego może być bułką z masłem, a dla drugiego – kromką czerstwego chleba. To, jak będą grupie smakować Twoje warsztaty, zależy już tylko od Ciebie. Ważne jest Twoje przygotowanie do wydarzenia, zaangażowanie i panowanie nad grupą. Tylko tyle i aż tyle.
Appendix. Co po warsztatach?
Nie zapominaj, że na przeprowadzeniu warsztatów zadanie się nie kończy. Po ich zakończeniu prześlij grupie podsumowanie wydarzenia. Zrób to zawsze w formie pisemnej, najlepiej raportu lub prezentacji. Jeśli spotkanie było jednym z kroków, to pokaż grupie te następne, a jeśli projekt dzięki niemu się zakończył, podziękuj wszystkim za zaangażowanie. Gdy przewidujesz kontynuację warsztatów, przedstaw grupie kontekst całości.
A jeśli po wydarzeniu uzyskasz widzialny efekt w postaci wprowadzenia projektu w życie, nie zapomnij się tym wszystkim pochwalić i podziękować za aktywne wsparcie w osiągnięciu celów.
