Organizacja imprezy masowej to nie tylko wyzwanie logistyczne, lecz także odpowiedzialność prawna i organizacyjna. Organizator musi zadbać o wypełnienie szeregu obowiązków wynikających z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, przepisów konsumenckich oraz regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. Podobne obowiązki, choć w nieco innym zakresie, dotyczą również imprez firmowych i pracowniczych. Dowiedz się, jak legalnie i bezpiecznie przeprowadzić zarówno imprezę masową, jak i firmowe spotkanie integracyjne, oraz jak uniknąć najczęstszych błędów.

Obowiązki organizatorów imprez masowych

Impreza masowa to według ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych (z 20 marca 2009 r.) wydarzenie artystyczne, rozrywkowe lub sportowe, które spełnia ilościowe kryteria dotyczące liczby uczestników oraz charakteru imprezy. Przykładowo: gdy event odbywa się w hali lub budynku i udział bierze co najmniej 500 osób, staje się imprezą masową. W przypadku wydarzeń na otwartej przestrzeni próg ten to ponad 1 tys. uczestników. 

Co to oznacza w praktyce i jakie obowiązki ciążą na organizatorach takich wydarzeń?

Słuchaj „Marketer+” Podcast

1. Zgłoszenie imprezy

Impreza masowa musi zostać zgłoszona do właściwego organu administracji publicznej – najczęściej do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, a także do komendanta powiatowego lub miejskiego policji, komendanta Państwowej Straży Pożarnej, Państwowego Inspektora Sanitarnego oraz podmiotu odpowiedzialnego za zabezpieczenie medyczne.

2. Zapewnienie bezpieczeństwa uczestników

Organizator imprezy masowej ma obowiązek zapewnić warunki bezpieczeństwa zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych. Obejmuje to przede wszystkim pięć głównych punktów (ramka 1).

3. Plan ewakuacji i zarządzanie ryzykiem

Integralną częścią planu zabezpieczenia jest plan ewakuacji, który musi wskazywać drogi ewakuacyjne, punkty zbiórki, procedury komunikacji oraz role służb porządkowych. Organizator powinien także opracować plan zarządzania ryzykiem, obejmujący analizę zagrożeń, scenariusze reagowania na sytuacje kryzysowe oraz system powiadamiania uczestników (np. komunikaty głosowe, SMS, aplikacja mobilna). 

4. Ubezpieczenie OC organizatora imprezy

Organizator imprezy masowej ma obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone uczestnikom lub osobom trzecim w związku z organizacją i przebiegiem wydarzenia. Wymóg ten wynika z art. 53 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.

5. Regulamin uczestnictwa

Organizator imprezy masowej musi sporządzić regulamin, który określa prawa i obowiązki uczestnictwa. Rekomendujemy stosowanie regulaminów także w przypadku mniejszych wydarzeń.

Transparentne informowanie o cenach

Cena jest istotnym elementem wpływającym na decyzje zakupowe konsumentów. W związku z tym organizatorzy powinni transparentnie informować o cenach wydarzeń. Organy konsumenckie z różnych krajów wykrywają wiele nadużyć w tym obszarze po stronie organizatorów. Wśród nich można wymienić m.in. drip pricing, dodatkowe opłaty za wnoszenie bagażu czy stosowanie cen dynamicznych.

Drip pricing

Jedną z najczęściej kwestionowanych praktyk jest tzw. drip pricing, czyli dodawanie na końcowym etapie zakupu biletu opłat obowiązkowych i niezapowiedzianych wcześniej.

Sprawa eBilet zakończyła się decyzją, w której Prezes UOKiK zobowiązał spółkę do: 

• zmiany sposobu prezentacji cen tak, aby każda informacja o cenie minimalnej obejmowała wszystkie obowiązkowe opłaty, w tym opłatę serwisową,
• zapewnienia widoczności informacji o opłacie serwisowej i jej wysokości już na etapie wyboru biletu, a nie dopiero w koszyku,
• zwrócenia pełnej kwoty opłaty serwisowej konsumentom, którzy złożyli reklamację lub kupili bilety bezpośrednio przed wdrożeniem powyższych zmian lub niedługo po nim.

Mechanizm drip pricing może zostać uznany również za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów, za którą Prezes UOKiK może nałożyć karę pieniężną w wysokości do 10% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary lub zobowiązać spółkę do podjęcia lub zaniechania określonych działań zmierzających do zakończenia naruszenia lub usunięcia jego skutków.

Dodatkowe opłaty za wnoszenie „bagażu”

Kolejnym obszarem, który budzi kontrowersje, są ograniczenia w zakresie wnoszenia bagażu na imprezę oraz związane z tym opłaty za depozyt. Problem pojawia się, gdy organizatorzy wprowadzają restrykcje bez jasnych definicji i komunikatów, np. zakaz wnoszenia „bagażu” niewyjaśniający, co dokładnie kryje się pod tym pojęciem. Może to doprowadzić do sytuacji, w której uczestnik imprezy dowiaduje się o nowych zasadach dopiero przy wejściu na wydarzenie, a w konsekwencji musi skorzystać z płatnej przechowalni.

Ponadto wątpliwości Prezesa UOKiK budzą takie postanowienia regulaminu, które zezwalają organizatorowi na odmowę przyjęcia rzeczy do depozytu bez podania przyczyny czy przejmowanie własności nieodebranych przedmiotów.

Po przeanalizowaniu regulaminów Prezes UOKiK może uznać tak brzmiące postanowienia za klauzule abuzywne. Za stosowanie każdej z nich może nałożyć karę pieniężną w wysokości do 10% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary oraz zakazać ich dalszego wykorzystywania.

Stosowanie cen dynamicznych 

Dynamic pricing to elastyczne kształtowanie ceny produktu lub usługi w oparciu o zmieniający się popyt na rynku. W ten sposób przedsiębiorca może dopasowywać ceny swoich produktów lub usług w czasie rzeczywistym. Coraz częściej wykorzystuje się w tym celu narzędzia sztucznej inteligencji.

Stosowanie cen dynamicznych jest dozwolone, ale zabrania się modyfikacji cen w trakcie dokonywania zakupu przez konsumenta bez zapewnienia mu czasu wystarczającego na dokończenie transakcji.

Przedsiębiorca powinien unikać wykorzystywania dynamic pricingu w sposób, który może wywoływać presję na konsumentach dostrzegających szybkie zmiany cen. Mechanizm ten nie może prowadzić do manipulacji i zaburzenia zachowania konsumentów, np. poprzez zmuszanie ich do nieprzemyślanych zakupów.

Praktyka dynamicznych cen polega na tym, że przedsiębiorca podnosi cenę produktu w trakcie rezerwacji, gdy konsument zdążył już umieścić towar w cyfrowym koszyku lub przystąpił do płatności. Może on wtedy nie zauważyć podwyższenia ceny i nie dokonać świadomego wyboru, czy chce sfinalizować transakcję po jej ostatecznych kosztach. Dlatego takie działanie może zostać uznane za sprzeczną z zasadami staranności zawodowej lub za praktykę agresywną na podstawie art. 8 i 9 dyrektywy o nieuczciwych praktykach handlowych¹.

Stosowanie cen dynamicznych, podobnie jak drip pricing, może zostać uznane za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów³, za którą Prezes UOKiK może nałożyć na przedsiębiorcę karę do 10% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary – nawet jeśli przedsiębiorca naruszył wspomniane zakazy nieumyślnie.

Odsprzedaż biletów jako czarna praktyka rynkowa

Nieuczciwą praktyką rynkową jest odsprzedaż konsumentom biletów na wszelkiego rodzaju imprezy kulturalne, jeżeli przedsiębiorca nabył je z wykorzystaniem oprogramowania pozwalającego mu obchodzić nałożone przez sprzedawcę ograniczenia. Konsumenci spotykają się z taką sytuacją, kiedy chcą kupić bilet bezpośrednio od organizatora wydarzenia, jednak tuż po starcie sprzedaży cała pula biletów jest wyprzedana. Ogranicza to możliwość nabycia biletów u pierwotnego sprzedawcy i zmusza do ich kupna na rynku wtórnym.

Wynika to z działania specjalnego oprogramowania, które jest stosowane przez przedsiębiorców. Oprogramowanie to generuje wysokie liczby botów, które podszywają się pod ludzi i wykupują bilety w liczbie przekraczającej limity nałożone przez organizatora oraz obchodzą inne środki techniczne, jak np. kolejki do zakupu internetowego. Bilety te następnie są sprzedawane z drugiej ręki na platformach odsprzedaży po znacznie wyższych cenach. Z reguły konsumenci są w stanie zapłacić więcej, jednak zazwyczaj stanowi to niewspółmierność ceny do oferowanych przez organizatora warunków.

Co ciekawe, w Wielkiej Brytanii rząd rozważa wprowadzenie zakazu odsprzedaży biletów za cenę wyższą od ceny, za którą zostały pierwotnie zakupione. Oznacza to, że sprzedający bilet nie będzie mógł żądać za niego więcej niż zapłacił. Platformy odsprzedaży będą mogły pobierać opłaty dodatkowe do tej ceny. Jednakże i te opłaty zostaną ograniczone tak, aby nie można było ich sztucznie zawyżać w celu zrekompensowania utraconych zysków w wyniku wprowadzenia przepisów. Zakaz ten będzie dotyczył również serwisów społecznościowych. Ponadto każdy, kto odsprzedaje bilety, nie będzie mógł zaoferować ich więcej, niż mógłby kupić w ramach limitów ustalonych przez pierwotną firmę zajmującą się sprzedażą biletów.

Załącznik I do dyrektywy o nieuczciwych praktykach rynkowych wprost uznaje odsprzedaż biletów nabytych z wykorzystaniem botów jako praktykę handlową wprowadzającą w błąd. Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym (art. 12) stosowanie nieuczciwej praktyki może wiązać się z odpowiedzialnością cywilną. Konsument, którego interes został zagrożony lub naruszony, może bowiem wystąpić z żądaniem:

• zaniechania praktyki,
• usunięcia skutków praktyki,
• złożenia oświadczenia o odpowiedniej treści i formie,
• obniżenia ceny,
• naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych (w tym żądania unieważnienia umowy z obowiązkiem wzajemnego zwrotu świadczeń oraz zwrotu przez przedsiębiorcę kosztów związanych z nabyciem produktu),
• zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny.

Co istotne, w razie wszczęcia postępowania w takiej sprawie to na przedsiębiorcy spoczywa ciężar udowodnienia, że jego działania nie stanowią nieuczciwej praktyki.

Na tym jednak ryzyko przedsiębiorcy się nie kończy, jeśli prowadzi swoją działalność na arenie międzynarodowej. W Wielkiej Brytanii odsprzedaż biletów nabytych z wykorzystaniem botów w celu obejścia ograniczeń może wiązać się nawet z karą pozbawienia wolności – jak miało to miejsce w sprawie Regina v Peter Hunter & David Thomas Smith, w której orzeczono karę do czterech lat pozbawienia wolności⁴.

Wyłączone prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość 

Przy umowie sprzedaży biletów zawieranej na odległość (np. poprzez stronę internetową) ustawodawca wyłączył możliwość odstąpienia od umów związanych z wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi⁵. Wynika to z faktu, że zakup biletów wiąże się z rezerwacją zasobów po stronie przedsiębiorcy i gdyby doszło do odstąpienia od umowy, byłyby one dla niego trudne do zbycia⁶. 

Zwrot opłaty za bilet w przypadku odwołanego wydarzenia

Zgodnie z prawem uczestnikowi imprezy odwołanej z winy organizatora przysługuje pełen zwrot kwoty za bilet. Sądy wielokrotnie kwestionowały postanowienia typu: „Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania imprezy bez wcześniejszego uprzedzenia, bez obowiązku rekompensaty poza zwrotem ceny biletu”. Dlaczego? Bo takie klauzule stawiają konsumenta w gorszej pozycji i są sprzeczne z zasadami odpowiedzialności kontraktowej. Co więcej, mogą zostać uznane za abuzywne, co wiąże się z ryzykiem wpisania do rejestru klauzul niedozwolonych oraz nałożenia przez Prezesa UOKiK – za każdą z tych klauzul osobno – kary finansowej.

Obowiązki pracodawcy w przypadku imprez firmowych

Obowiązki pracodawcy-organizatora różnią się w zależności od skali wydarzenia. Istotną kwestią jest rozróżnienie między zwykłym eventem firmowym a imprezą masową.

Zwykły event firmowy to każde wydarzenie organizowane przez firmę dla swoich pracowników, mające na celu przede wszystkim integrację, rozrywkę lub budowanie relacji. Event firmowy to również warsztaty, szkolenia, konferencje. Charakteryzuje się zazwyczaj mniejszą skalą, mniej formalnym programem i mniejszym budżetem. Nie podlega szczególnym wymogom prawnym dotyczącym bezpieczeństwa imprez masowych, o ile liczba uczestników pozostaje poniżej progów wskazanych w ustawie (tj. 500 osób w obiekcie zamkniętym, 1 tys. osób na otwartej przestrzeni) i wydarzenie nie ma charakteru otwartego czy półotwartego dla szerokiej publiczności.

Udział pracowników z grupy kapitałowej a status imprezy integracyjnej

Impreza integracyjna organizowana przez pracodawcę dla pracowników z zasady nie ma statusu imprezy masowej – jest wydarzeniem zamkniętym, firmowym. Pojawia się jednak pytanie: co w sytuacji, gdy pracodawca należy do grupy kapitałowej, a w imprezie organizowanej przez jedną spółkę uczestniczą również pracownicy innych spółek z tej grupy?

W imprezie integracyjnej mogą brać udział pracownicy całej grupy kapitałowej, niezależnie od tego, czy są zatrudnieni w polskiej spółce, czy –
w podmiotach zagranicznych. Sam fakt obecności osób spoza polskiej spółki nie przesądza o zakwalifikowaniu wydarzenia jako imprezy masowej w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.

Istotne znaczenie ma charakter imprezy – powinna to być impreza zamknięta, firmowa, a dominującą większość uczestników powinni stanowić pracownicy organizatora, czyli polskiej spółki. Zgodnie z utrwalonym stanowiskiem doktryny i praktyki organizacja takiego wydarzenia oraz udział w nim pracowników z innych spółek grupy kapitałowej nie rodzi obowiązku ubiegania się o zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej – pod warunkiem, że pracownicy polskiej spółki będą organizatorem i stanowią większość uczestników.

Wynagrodzenie za udział w wydarzeniu firmowym

Organizacja wydarzeń firmowych, takich jak imprezy integracyjne, konferencje czy spotkania zespołowe, rodzi pytania dotyczące wynagrodzenia za czas uczestnictwa pracowników. Kluczowe znaczenie mają czas i charakter wydarzenia, a także status uczestnictwa (ramka 2). 

Publikacja wizerunku uczestników wydarzenia firmowego

Publikacja zdjęć lub nagrań z imprezy firmowej, na których widoczni są pracownicy, podlega ochronie wynikającej z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). Wizerunek osoby fizycznej jest dobrem osobistym, a jego rozpowszechnianie wymaga co do zasady uzyskania zgody osoby uwidocznionej, chyba że zachodzi jeden z wyjątków ustawowych (np. w przypadku osób stanowiących element większej całości, jak zgromadzenie publiczne; jednak impreza firmowa zwykle nie spełnia tego kryterium). Najważniejsze zasady dotyczące publikacji wizerunku pracowników znajdziesz w ramce 3.

Legalny event to udany event

Organizacja wydarzenia – niezależnie od tego, czy mówimy o imprezie masowej, czy integracji firmowej – wiąże się z konkretnymi obowiązkami prawnymi. Kluczowe z nich podsumowałyśmy w ramce 4.

Dobrze przygotowany event to nie tylko udane doświadczenie uczestników, lecz także spokój organizatora, który wie, że działa zgodnie z prawem. Największe ryzyko pojawia się nie wtedy, gdy wydarzenie „nie wyjdzie”, a gdy pominie się procedury prawne. Jeśli o to nie zadbasz, event może skończyć się kontrolą, karą finansową lub odpowiedzialnością karną.

1. ^{Pkt 4.2.8. Zawiadomienia Komisji – Wytyczne dotyczące wykładni i stosowania dyrektywy 2005/29/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącej nieuczciwych praktyk handlowych stosowanych przez przedsiębiorstwa wobec konsumentów na rynku wewnętrznym (2021/C 526/01).}
2. ^{R. Davies, „Ticketmaster forced to change pricing and sales tactics after Oasis row”.}
3. ^{Zob. Art. 24 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów.}
4. ^{Zob. Wyrok Court of Appeal (Criminal Division) Royal Courts of Justice w sprawie Regina v. Peter Hunter & David Thomas Smith, sygn. 202000948/B3, 202000949/B3}