Po pierwsze: zarządzaj!

„Bez pracy nie ma kołaczy” – tak mówi znane przysłowie. Słowa te powtarzali nam też rodzice, nauczyciele, ludzie z najbliższego otoczenia. Okazuje się jednak, że sukces nie jest wypadkową ilości czasu włożonego w pracę. Od dziś zmień myślenie, postaw na spójną strategię i umiejętne zarządzanie.

Co to znaczy zarządzać?

Zarządzanie to pojęcie bardzo pojemne, które mieści w sobie cztery podstawowe funkcje: planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie. Zarządzać możesz zarówno zasobami materialnymi, ludźmi, ale także zasobami niematerialnymi, jak choćby czasem swoim i Twoich pracowników. Jest to proces nieodzowny, który nigdy się nie kończy w organizacji. Jeśli jesteś właścicielem firmy, czy też menedżerem musisz przygotować się mentalnie na to, że przyszłość Twojej firmy zależy od przemyślanej, realizowanej i zaplanowanej strategii działania. Przyjrzyj się swojej organizacji całościowo. Nie możesz skupiać się tylko na dniu dzisiejszym, patrz w przyszłość, by zdobyć danego klienta czy rozwiązać obecny konflikt. W ten sposób wpędzisz się w kierat i zaczniesz działać jak oddział straży pożarnej. Nie polecam igrać z ogniem, ponieważ ma on tendencję do tego, że gdy gaśnie w jednym miejscu, natychmiast pojawia się w innym. W ten sposób pracujesz na wrzody żołądka, a nie na sukces. Gdy współpracuję jako doradca, zwłaszcza niewielkich firm, widzę, jak niewiele z nich koncentruje się na tym, by określić, a później działać zgodnie z przyjętą strategią. Ich właściciele często wymawiają się brakiem czasu bądź też bagatelizują znaczenie opracowania planu działania. Niestety, skutki takiego zachowania są opłakane: wiele firm upada, wcześniej pogrążając się w chaosie. Przede wszystkim w chaosie komunikacyjnym.

Zarządzaj komunikacją

Jak wygląda przepływ informacji w Twojej firmie? Czy jest jednostronny, czy dwustronny? Czy biegnie z góry do dołu, czy zadbałeś także o narzędzia, które umożliwiają komunikowanie się z dołu do góry? Warto rozważyć te kwestie, stanowią bowiem o efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi i budowaniu employer brandingu, niezwykle istotnego, a często pomijanego w komunikacji marketingowej przedsiębiorstwa. Jako zespół zarówno pracownicy, jak również i zarządzający powinni mieć ten sam cel, niejako grać do jednej bramki. Pytanie tylko, czy każdy z członków zespołu zna i rozumie strategię, misję firmy, i czy postępuje tak, by dołożyć cegiełkę, która przybliża przedsiębiorstwo do osiągnięcia nadrzędnego celu? Badania potwierdzają, że to nie lada wyzwanie dla kierownictwa, by zadbać o właściwe rozpowszechnianie informacji o strategii na wszystkich poziomach organizacyjnych. Aż 90% badanych firm w celu zwiększenia skuteczności tego procesu wdrożyło lub planuje wdrożyć odpowiednie narzędzia komunikacji. I choć tendencja jest rosnąca, to obecnie zaledwie jedna trzecia ankietowanych przyznała, że korzysta z map strategicznych, narzędzi służących do rozpowszechniania informacji na temat strategii przedsiębiorstwa. Na rodzimym rynku sytuacja drgnęła, ale przed nami jeszcze długa droga. Z jednej strony wiele firm inwestuje w rozwój pracowników, szkoląc ich z komunikacji interpersonalnej, budowania zespołu, z drugiej często wiedza ta nie przekuwa się w wymierne umiejętności, nie jest odpowiednio wykorzystywana, ponieważ wymaga to zmian globalnych, inicjowanych odgórnie.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Zarządzaj celami

Jednym zdaniem: stawiaj cele każdemu. Cel firmy powinien być nadrzędny, jasny i powszechnie znany. Idealnie, jeśli każdy z członków zespołu ma zdefiniowane personalne cele, które przyczyniają się do rozwoju organizacji. Cele podziel na krótko- i długoterminowe. Proces zmiany na początku przynosi obniżenie efektywności, z czasem jednak daje wymierną poprawę wyników. Przysłowie mówi „co nagle, to po diable”, dlatego daj pracownikom czas na oswojenie się ze zmianami, z nowym systemem zarządzania. Doceń zasadę małych kroków, która pozwoli Ci wdrożyć niepostrzeżenie i bezboleśnie zarządcze ulepszenia. Ustanawiając cele zgodnie z zasadą SMART, pamiętaj także, by z jednej strony były one realne, a z drugiej ambitne. Znajdź złoty środek, nie przesadź w żadną stronę. Podnoś poprzeczkę, motywuj, ale z drugiej strony nie zniechęcaj, nie mnóż wymagań. Przy okazji projektowania celów niezmiernie ważne jest udzielanie informacji zwrotnej. Nie pozostawiaj pracowników samych sobie, wysłuchuj ich, wspieraj, owszem – krytykuj, gań ale w sposób konstruktywny. Nie zapominaj chwalić. Japońscy naukowcy zbadali, że pochwały aktywizują w mózgu część kresomózgowia zwaną prążkowiem, co przekłada się na lepsze wyniki w pracy.

Zarządzaj wiedzą

Andrew Carnegie, wybitny amerykański biznesmen, powiedział: „Jedynym i prawdziwym kapitałem firmy jest kapitał intelektualny, czyli wiedza pracowników”. Fabryki czy inne zasoby materialne łatwo skopiować, odtworzyć, czego z kolei nie da się powiedzieć o potencjale intelektualnym.[cytat_prawo]Jedynym i prawdziwym kapitałem firmy jest kapitał intelektualny, czyli wiedza pracowników
[autor]Andrew Carnegie[/autor][/cytat_prawo]Zarządzaj świadomie talentami swojego zespołu. Wykorzystuj kapitał intelektualny zarówno swój, jak i pracowników, ukierunkowuj go, pozwól mu się rozwijać. To tylko przyniesie korzyści Twojej organizacji. Obecnie mówi się o konkurowaniu poprzez wiedzę, czyli budowaniu przewagi rynkowej w oparciu o zasoby intelektualne. Dlatego nie możesz sobie pozwolić na ograniczanie potencjału, nie zasłaniaj się procedurami, hierarchią, kulturą. Pamiętaj o celu nadrzędnym firmy: jeśli talent pracownika pomaga w zbliżeniu się do niego, nie wahaj się w odpowiedni sposób użyć umiejętności podwładnego. Zwłaszcza że coraz częściej spotykamy się z pracą projektową. Mądry i dojrzały menedżer wyznacza zespołowi główną linię działania, ale pozostawia też wiele swobody, niejako mówi o efekcie, a nie o drodze, która ma do niego doprowadzić. Wspomniany wcześniej Carnegie poprosił o wyrycie na swoim nagrobku takiego oto epitafium: „Tutaj leży człowiek, który potrafił otaczać się ludźmi mądrzejszymi od siebie”. W taki oto sposób zakomunikował światu, gdzie leży klucz do sukcesu w biznesie.

Zarządzaj szansami

Znasz zapewne analizę SWOT – w niej właśnie w jednej z jej wykresowych ćwiartek definiuje się szanse, które umiejętnie wykorzystane wpływają pozytywnie na rozwój firmy. Jednak niejednokrotnie spotkałam się ze stwierdzeniami, że nie ma dla nas miejsc, bilety już sprzedane, pociąg odjechał, a wokół mnożą się same zagrożenia. W ten sposób, bez wizji przyszłości, niestety Twój pociąg się wykolei. Znasz anegdotę o trzech kamieniarzach? Zapytano ich: co robicie? Pierwszy odpowiedział: „Zarabiam na życie”. Drugi rzekł, nie odrywając się od pracy: „To, co ja robię, to najlepsza robota kamieniarska w całym kraju”. Trzeci oderwał wzrok od kamienia i spojrzawszy na pytającego z wizjonerskim błyskiem w oku, odparł: „Buduję katedrę”. Jest niezwykle ważne, ale i niezmiernie trudne, byś był właśnie takim budowniczym katedr, czyli umiał spojrzeć całościowo na swoją firmę, jej strategię, cele. Zarządzanie to także kreowanie przyszłości. Analiza SWOT, choć prosta i powszechna, bardzo przydaje się nawet przy ocenie projektu. Sięgaj do niej często, upatruj szans, nie tylko zagrożeń. Wymaga to jednak analizy, przemyślenia, skonsultowania, poświęcenia czasu. Czyli działania, a nie biernego przyglądania się.

Zarządzaj strategią działania

Ile czasu zajmuje budżetowanie? W niektórych firmach nawet i pół roku. Jest to bardzo ważny aspekt strategii, jednak planowanie, droga akceptacji nie może paraliżować działania. Niektóre firmy zauważyły i postanowiły wykorzystać okresy stagnacji konkurentów, m.in. podczas budżetowania i trwających sezonów urlopowych. W tym okresie chcą wyprzedzić konkurencję poprzez powadzenie wzmożonych działań promocyjnych. Dlatego tak ważne jest, aby zarządzać strategią, jak sama nazwa wskazuje działania. Nie możesz pozwolić, aby Twoja firma zatopiła się w biurokracji, w produkowaniu raportów, bo zabraknie Ci czasu na właściwą aktywność. I tutaj przewagę mogą wykorzystać mikro- i małe przedsiębiorstwa, które dzięki płaskiej strukturze potrafią szybciej adaptować się do zmian na rynku. Pora zatem, by się na chwilę zatrzymać, spisać cele, ustalić priorytety, na nich się skoncentrować i działać. Pamiętaj bowiem, że „to, co myślimy, co wiemy lub w co wierzymy, ostatecznie nie ma większego znaczenia. Liczy się jedynie to, co robimy”.