Proces projektowania i wdrażania strony internetowej składa się z wielu etapów. W efekcie prace nad nową witryną często się opóźniają. Jakie są tego najczęstsze przyczyny i o czym należy pamiętać, aby zakończyć projekt w terminie? Poznaj opinie ekspertów.
Opiniami dzielą się: Paweł Dunia, head of design & board member w agencji Artegence, Iwona Popowczak, head of project management w studiu Panowie Programiści, Konrad Dziejarski, product design leader w agencji Artegence, Gabriela Baka, lead designer w software housie Owls Department, oraz Kuba Sarata, COO w software housie Owls Department.
Opinie ekspertów
Paweł Dunia, head of design & board member w agencji Artegence
Opóźnienia w projektowaniu w zdecydowanej większości przypadków wynikają z błędnego sposobu komunikacji na linii klient-wykonawca oraz spowodowane są brakiem odpowiedniego set-upu projektu.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Wszystko zaczyna od zbyt małej ilości czasu na to, aby zaangażować się na odpowiednim poziomie w proces discovery, czyli tę część działań UX-owych, w której definiuje się cele i sposoby ich osiągnięcia. Brak wspólnego stanowiska w tej sprawie prowadzi do licznych zmian i poprawek na etapie projektu.
Warto zapewnić projektowi możliwie twarde fundamenty. Ustalić zakres wzajemnego zaangażowania – tego codziennego, nie tylko w kluczowych momentach.
Trzeba też wybrać narzędzia komunikacji, następnie opisać efekty prac na każdym etapie. Potem dobrze jest zaprojektować koncept produktu – mały, ale finalny fragment projektu, kluczowy dla jego działania. Pozwala on obu stronom zatwierdzić najważniejsze rozwiązania zastosowane w projekcie i zaakceptować je. Dzięki temu w dalszych etapach unikniesz powracania do tematu elementów podstawowych (jak nawigacja, architektura informacji, układ treści, układ mobilny, kształt interfejsu itp.).
Iwona Popowczak, head of project management w studiu Panowie Programiści
Projekty IT składają się z wielu etapów i najczęściej ich złożoność na samym początku jest trudna do określenia. Dobrze zrealizowany projekt powinien rozpocząć się analizą biznesową, warsztatami z klientem, projektowaniem UX i UI, a dopiero po tym powinien wejść w fazę programowania zakończoną testami, po których nastąpi wdrożenie.
Dlaczego prace nad stroną się opóźniają? Wina może leżeć tak po stronie zamawiającego, jak i wykonawcy.
Czynniki opóźniające projekt po stronie zamawiających to najczęściej:
- rozproszona decyzyjność lub brak decyzyjności,
- opóźnienia w dostawie materiałów potrzebnych do rozpoczęcia projektu (np. Brand Book),
- opóźnienia natury biznesowej – procesowanie umów, analiz itp.,
- brak czasu u kluczowych dla projektu osób,
- problemy z koordynacją pracy wielu dostawców.
Czynniki opóźniające projekt po stronie wykonawców to natomiast:
- zmiany w zakresie w trakcie trwania projektu,
- niedoszacowanie zadań,
- problemy z jakością i, co za tym idzie, czas poświęcony na naprawę błędów,
- brak specjalistów dziedzinowych, braki kadrowe,
- źle zorganizowany zespół IT,
- niedokładna dokumentacja.
Rzadko jest tak, że przyczyna opóźnień leży po jednej stronie. Najlepszym sposobem na to, aby projekt zakończyć w terminie, jest zdobycie jak najszerszej wiedzy o projekcie i dokładne zaplanowanie. Trzeba więc określić realne etapy projektu, sporządzić wstępną specyfikację, estymować z zachowaniem marginesu błędów, tworzyć prototypy i studium wykonalności. Należy też zadbać o wzajemnie dobre relacje na linii klient-wykonawca.
Konrad Dziejarski, product design leader w agencji Artegence
Wymieniłbym trzy główne przyczyny większych opóźnień.
Pierwsza to duże i często wykluczające się zmiany w stosunku do początkowych wymagań – unikniesz tego, jeśli w pierwszej fazie projektu zrobisz dobrą analizę biznesową.
Kolejnym powodem jest długi czas oczekiwania na feedback klienta, na pewnych etapach musisz sobie potwierdzać kierunek prac, aby uniknąć nieporozumień i „wyrzucania pracy do kosza”. Działania projektowe zostają wstrzymane i trudno taką przeszkodę obejść.
Trzeci powód rozciągania się projektu w czasie to zbyt późne zaangażowanie developmentu w cały proces. Pytania programistów i ewentualne bariery wdrożeniowe potrafią czasami wywrócić projekt do góry nogami i nierzadko pracę trzeba zaczynać prawie od początku.
Gabriela Baka, lead designer w software housie Owls Department, oraz Kuba Sarata, COO w software housie Owls Department
Przy wdrożeniu strony WWW najczęściej problematyczne są niespodziewane i nieplanowane zmiany zakresu prac. W trakcie pracy nad projektem w naturalny sposób powstają nowe pomysły i potrzeby, a umieszczanie ich w pierwszej wersji trwającego już projektu na pewno wpłynie na ustalony harmonogram.
Ważne jest zatem rozpoczęcie projektu w momencie, gdy wiadome jest, które elementy będą konieczne do uruchomienia jego pierwszej wersji. Po jej uruchomieniu prace mogą być kontynuowane, a projekt może rozwijać się o nowe pomysły.
Innym problemem jest akceptacja poszczególnych etapów pracy, np. u klienta docelowego. Słaba komunikacja na temat konkretnego przedziału czasowego przeznaczonego na poprawki lub akceptacje to koszmar prowadzącego projekt.
Nie oszukujmy się, synchronizacja kalendarzy dużych grup ludzi to trudne zadanie. Sytuacja, w której projekt został wstrzymany na kilka tygodni, bo osoba decyzyjna wyjechała akurat na urlop, definitywnie nie jest marzeniem PM-a. Warto brać takie kwestie pod uwagę podczas planowania projektu na wszystkich frontach – developmentu, agencji i klienta.
