Na placu zabaw przedszkolanka nawołuje dzieci. Ustawia je pod bramką, jednocześnie tłumacząc konieczność zjedzenia teraz obiadu, argumentuje, dyskutuje. Scena rodem ze scenariusza o amerykańskich przedmieściach. Albo polskich. Uzmysławia, że przemawiamy wszyscy i niemal w każdych okolicznościach. Jeżeli za warunek „przemówienia” lub „wystąpienia” uznamy konieczność istnienia audytorium – to przedszkolanka prowadziła wystąpienie.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak konstruować prezentację,
- dlaczego nie musisz obawiać się pytań,
- dlaczego TY – jako mówca – jesteś najważniejszy.
Tak zaczynała się poprzednia część artykułu dotyczącego wystąpień publicznych w praktyce. Skupiłam się w niej na przygotowaniu wystąpienia publicznego, włączając w to zarówno aspekty psychologiczne (np. jak radzić sobie z tremą), jak i prawidłowej wymowy – dykcji, prawidłowego oddechu i inne. Rozważałam przygotowywanie materiałów drukowanych, sposób ich dystrybucji, najlepsze ustawienie sali, Twoje na niej miejsce… dzisiaj czas na kolejne przemyślenia.
Przypominam o jednej tylko rzeczy: prezentowane tu zasady w większości dotyczą wystąpień publicznych w ogólności, jednak ze szczególnym uwzględnieniem prezentacji biznesowych. Nic nie zastąpi Twojego wyczucia i taktu: inaczej musisz zachowywać się jako prelegent na walnym zgromadzeniu wspólników, inaczej jako prowadzący zebranie Kółka Działkowiczów, a jeszcze inaczej – jako wykładowca na szkoleniu.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Sprawdź początek, środek i zakończenie
Dobrze jest mieć plan. Nawet koniecznie trzeba go mieć. Co jakiś czas staraj się przypomnieć słuchaczom, gdzie jesteście. Na przykład tak: „Teraz przejdźmy do punktu…”. Możesz nawet posunąć się do tego, żeby wprowadzić na slajdach numerację: 1.3, 2.5 etc.
Zgodnie ze starą zasadą dobrze jest najpierw powiedzieć, o czym będziemy mówić, potem to powiedzieć, a na koniec przypomnieć, o czym mówiliśmy.
Zacznijmy…
Pierwsze minuty wystąpienia to przede wszystkim moment, kiedy nawiązujesz kontakt z publicznością. Jeśli wyjdziesz spięty i przerażony – masz na to małe szanse. Pomoże Ci na pewno wykonanie kilku chrząknięć i powiedzenie kilku słów – ale PRZED wejściem na scenę. Unikniesz w ten sposób konieczności odchrząknięcia przy mikrofonie; kiedy już chcesz mówić – powinieneś mówić, nie chrząkać. Pomocne jest także klasyczne ćwiczenie dla konferansjerów – przed wyjściem zza kulis ćwiczą oni bezdźwięcznie wargi, rozciągając je w wymawianiu niemych samogłosek. Wygląda to śmiesznie, ale jest bardzo skuteczne. Poza tym śmiech rozluźnia, a to akurat przed wyjściem na scenę bardzo się przydaje.
Jak nawiązać kontakt z publicznością? Uśmiech jest pomocny. Uważne spojrzenie. Komplement… tak, wszyscy lubimy komplementy. Nie schlebiaj za bardzo, nie o to chodzi – poszukaj raczej punktów stycznych. „Wszyscy dzisiaj przemokliśmy” – możesz powiedzieć, kiedy na salę wpadnie spóźniona pani z mokrymi włosami i parasolem w ręku. „Lubimy wygodę. Spotkaliśmy się tu, ponieważ wszyscy chcielibyśmy mieć większe mieszkania.” Ludzie będą chętniej słuchali, gdy znajdziesz z nimi punkty styczne. Staniesz się członkiem ich wspólnoty, a takim się ufa.
Garść przemyconych informacji o sobie także zbliży nas emocjonalnie do słuchacza. Możesz opowiedzieć historię o swoim psie lub o zdarzeniu ze szkoły Twojego dziecka… nie ryzykuj jednak opowiadania historyjki o psie, jeśli go nie masz! Poszukując akceptacji wśród odbiorców, można bardzo łatwo stracić ich zaufanie. No i nie przesadzaj z informacjami zbyt osobistymi. Ekshibicjonizm werbalny może wprowadzić słuchaczy w konsternację. Nie wzbudzisz w ten sposób ani ich zaufania, ani nie zdobędziesz akceptacji.
Tytułem tylko przypomnienia – pamiętaj o tym, by na początku uhonorować obecność tych, których uhonorować należy. Szczególnych gości, prezesa, szefa, właściciela firmy, klienta etc.
No dobrze. Jak więc zacząć? Najlepiej zacząć… od Hitchcocka. Trzęsieniem ziemi, a potem niech napięcie już tylko rośnie. Po prostu – nietypowo. Możesz zacząć od zagadki, quizu… wciągnij słuchacza. Na przykład: „Czy ktoś z państwa pamięta, jak obfity był zbiór maślaków w 2002 roku?”. Publika myśli. Ktoś rzuca jakieś hasło. Ktoś inny odpowiada, Ty nie komentujesz. Mówisz dalej, na pozornie inny temat. A na koniec mówisz coś takiego: „W 2002 roku znalazłem idealny sosnowy zagajnik. Dzisiaj już drzewa wyrosły za bardzo i maślaków jest tam mało… Ale przyznacie państwo, że to idealnie komponuje się z naszą obecną sytuacją. Kiedyś przychodów było dużo, teraz urośliśmy i mamy ich za mało”. Łączysz w ten sposób początek swojej wypowiedzi i jej koniec, możesz także gdzieś w środku przypomnieć o tych śliskich grzybkach. Zafrapujesz publiczność, wykorzystasz element tajemnicy, pozostawisz ślad po swojej wypowiedzi.
Rozwiązania najprostsze są najskuteczniejsze. Dobrym początkiem jest powiedzenie po prostu „Dzień dobry”. I tyle. Powiedz to i rozejrzyj się po sali. Rozmawiający ucichną, głowy odwrócą się w Twoją stronę, zwrócisz na siebie uwagę. Uśmiechnij się. Teraz powiedz to, czego nauczyłeś się na pamięć. Te pierwsze trzy, cztery minuty. Serce bije Ci jak młot, ale przecież znasz tekst, wyćwiczyłeś go, także przed lustrem. Zasycha Ci w gardle. Aby odetchnąć, zadajesz pytanie. Schodzisz z podium, między krzesła. Pytasz: „A pan jak sądzi?”
To jeden ze scenariuszy. Świetnym rozwiązaniem na początek jest także jakaś przypowieść. Znakomicie sprawdzają się uniwersalne bajki Ezopa, przypowieści biblijne czy bajki Ignacego Jana Krasickiego. Mogą to być właściwie wszelkie fraszki, byle nie miały konotacji religijnych, rasistowskich ani seksualnych. Polityczne też nie są wskazane. Z tego też powodu nie polecam rozpoczynania przemówienia dowcipem. To ryzykowne. Wprawdzie stare powiedzenie mówi, że dobry żart tynfa wart, ale… Na początku jesteśmy spięci, jak mamy zatem ze swobodą opowiedzieć dowcip? Poza tym dowcipy szybko się starzeją, a ich kontekst bywa nieprzewidywalny, czasami trudno domyślić się, kogo można urazić… lepiej więc nie ryzykować. Ale jeśli już koniecznie żart – to najlepiej na własny temat. To pokaże nasz dystans do siebie i pomoże zbudować relację z publicznością. Jednak lepiej żartować, gdy już się trochę rozluźnimy, nie na samym początku…. Chociaż jest to kwestia bardzo indywidualna i musisz ją sam rozstrzygnąć.
Bardzo dobre jest opowiedzenie osobistej historii, byle z puentą. Na przykład: „Jechałam w podróż służbową. Miałam zepsute radio, nudziłam się. Po kilku godzinach jazdy zadzwonił do mnie podekscytowany kolega. «Słyszałaś? Nie? Jak to? To zatrzymaj się na jakiejś stacji i posłuchaj wiadomości, nic nie będę mówił, i tak nie uwierzysz!». Zatrzymałam się. W telewizji puszczali kolejną powtórkę «Szklanej pułapki», czekałam na pojawienie się Bruce’a Willisa na ekranie. Zamówiłam kawę. Spojrzałam na ekran – te same sceny. Ile razy można oglądać to samo? Dopiero wtedy zaczęłam czytać napisy na ekranie. Był 11 września 2001 roku”. To mógłby być dobry wstęp na wykład pisarski – o tym, że fikcja musi być umocowana w rzeczywistości. Musi być wiarygodna. Rzeczywistość już nie, ona po prostu się dzieje.
Możesz też zacząć szokującym porównaniem. Na przykład: „Przeciętna rodzina wytwarza w roku tyle śmieci, że można by z nich zbudować Pałac Kultury”.
Zdarzyło mi się kiedyś prowadzić prezentację, która miała być tylko wstępem – ot, takie sobie banalne przedstawienie firmy organizującej spotkanie, parę słów wprowadzenia. Zdecydowałam się odejść od konwencji biznesowej i poruszyłam zupełnie inne struny. Było o tym, że wszyscy mamy takie same pragnienia, że chcemy być zdrowi, kochamy swoje dzieci, cenimy spokój, lubimy piękne otoczenie… każde zdanie obrazowało zdjęcie. To był bardzo uniwersalny wstęp, nie było w nim nic odkrywczego, miał tylko jedno przesłanie – wszyscy jesteśmy podobni i w sumie mamy taki sam życiowy cel: bezpieczeństwo. Pokazałam tę prezentację grupie klientów, z którymi regularnie się spotykałam, w różnych okolicznościach. Jeszcze pięć lat później wspominano tę prezentację. Dlatego, że była świetna? Nie! Dlatego, bo była nietypowa.
Rozwiązaniem dopuszczalnym na początek jest zastosowanie cytatu. Kiedyś był dowodem na erudycję mówcy. Dzisiaj, kiedy jednym kliknięciem znajdujemy w internecie dziesiątki stron z cytatami, straciły one swoją wartość – bycia symbolem starannego wykształcenia. Wciąż jednak, jeśli są dobrze dobrane, mogą rozpoczynać prezentację. Trzeba jednak uważać, by nie przesadzić. Zbyt dużo cytatów może zasugerować, że nie mamy swojej opinii… Cytaty stosujmy więc ostrożnie i tylko wtedy, gdy idealnie pasują do myśli, którą chcemy wyrazić.
W przemówieniach kryzysowych często polecaną techniką jest tzw. kanapka – czyli przełożenie treści trudnych milszymi, sympatyczniejszymi akcentami. Ja wolę inny sposób. Uważam, że należy rozpocząć „gołymi faktami”. Zaatakować słuchaczy, nie szczędząc im szczegółów i nie pomijając trudnych faktów. Potem możemy przedstawić rozwiązania, które można stosować. Sugeruję, by nie przedstawiać ich tendencyjnie – nawet jeśli nie padną od razu niewygodne pytania, to później w kuluarach i tak te kwestie wypłyną. „Dlaczego nie powiedział o X?”, „Dlaczego pominął Y?”. Stracisz wtedy wiarogodność. Możesz jednak przedstawić perspektywy: „Jeśli zastosujemy rozwiązanie A – stanie się B, a jeśli C – to D”. Ty oczywiście decydujesz o treści, ale postaraj się nie pomijać żadnych istotnych kwestii, nawet trudnych. Mogą wrócić i zaprzepaścić Twoje wysiłki w najmniej spodziewanym momencie. Przedstawienie możliwych rozwiązań możesz tak poprowadzić, żeby wywołać dyskusję lub by zasugerować słuchaczom najlepsze rozwiązanie. Możesz także zakończyć głosowaniem. Albo jeszcze inaczej – ważne jest, byś to TY wiedział, jak chcesz je zakończyć. Wracamy tu do elementu dobrego, bardzo dobrego przygotowania się. Jego brak może na każdym etapie prezentacji zniweczyć Twój wysiłek.
W środku
Uspokoiłeś się już. Prezentacja płynie wartkim rytmem, przewijasz kolejne slajdy, chodzisz po sali, masz kontakt z publicznością, aż tu nagle… Ktoś ci przeszkadza. Zawsze możesz podejść i poprosić: „A może głośno pan powie? Razem się pośmiejemy…”. To szkolny zabieg, ale bardzo skuteczny, warto go zastosować na uporczywie gadatliwych. Tutaj znów wrócę do pojęcia taktu: ten chwyt nie nadaje się na walne zgromadzenie wspólników ani zebranie zarządu, na którym przedstawiasz swoją kandydaturę na prezesa… ani na rozmowę o pracę… ale świetnie sprawdzi się na szkoleniu dla sprzedawców, które będziesz prowadził z ramienia firmy oferującej franczyzę. To Ty musisz wyczuć, kiedy właściwe będzie konkretne zachowanie. Oczywiście, im więcej będziesz miał w tym praktyki, tym łatwiej Ci to przyjdzie.
Generalnie, w sytuacji kryzysowej, gdy prezentacja wymyka się nam spod kontroli, co – niestety – zdarza się każdemu mówcy, dobrze jest zrobić coś nietypowego. Coś, co zaskoczy. Uwaga słuchaczy wróci wtedy do Ciebie i będziesz mógł dalej prowadzić swoje wystąpienie. Co jednak jest bardzo ważne: jeśli już coś takiego Ci się przydarzy, to na spokojnie, po zakończonej prezentacji, porozmawiaj z jej uczestnikami i sam wnikliwie przeanalizuj zaistniałą sytuację – dlaczego tak się stało? Dlaczego przestali mnie słuchać? Mówiłem za długo? Byłem nudny? Mówiłem zbyt szybko/za wolno/niewyraźnie? Możliwości jest nieskończenie wiele, ale Ciebie interesuje tylko jedna. Tak jak sukces ma Twoją twarz, tak i porażka jest Twojego autorstwa. Dlatego nigdy jej nie lekceważ. Wyciągnij z niej wnioski, zastanów się, jak uniknąć wpadki następnym razem – i do dzieła! Oczywiste jest, że z takim nastawieniem odniesiesz sukces.
Warto jednak pamiętać o tym, że czasami destrukcyjne w stosunku do prowadzącego zachowania nie mają źródła w jego niedociągnięciach. Bywa tak, że jest to zachowanie z obszaru psychologii tłumu, zbadane i stanowiące pewną normę. Innymi słowy: miej świadomość, że wrażenie, iż sytuacja wymyka Ci się spod kontroli, że coś nie idzie po Twojej myśli, nie musi wynikać z przyczyn leżących po Twojej stronie. Nie musi, ale może – więc upewnij się, czy mogłeś zrobić coś lepiej. Jeśli nie – podnieś głowę i wygłaszaj następne przemówienie!
Każda prezentacja to jest historia, opowieść. Pamiętaj o tym, wygłaszając ją. Dobrze jest, a nawet bardzo dobrze, jeśli poza treścią merytoryczną ma także swoją budowę formalną. Była już mowa o grzybkach i klamrze, którą możesz spiąć swoją wypowiedź. Na początku opowiadasz część, kończysz – dopowiadając historię. W moim przypadku powinna to być opowieść o tym, jak przedszkolanka szczęśliwie doprowadza dzieci do przedszkola, albo wręcz przeciwnie – ponieważ nie była skuteczna, dzieci jej nie posłuchały, wyprowadziła je za ogrodzenie, przejeżdżał w pobliżu samochód, jechał zbyt szybko… Wyobraźnia nie zna granic, poszukaj swojej historii. Uczyń taką historią swoją prezentację.
Przytoczę tutaj tekst słynnej reklamy koncernu Apple. Firma podupadała, wrócił do niej jej założyciel, Steve Jobs. To on stworzył najsłynniejszą reklamę firmy, bazując na przekonaniu, że nie sprzedaje ona procesorów i podzespołów, ale emocje. Dlatego w reklamie nie było nic o aspektach technicznych urządzeń z nadgryzionym jabłuszkiem w logo, za to pojawili się wizjonerzy kojarzeni na całym świecie: Gandhi, Picasso, Lennon, Einstein, Hitchcock, Branson, King… Tekst brzmiał (cytuję za „Wysokie Obcasy Extra”, maj 2012): „Za tych, co szaleni. Za odmieńców. Buntowników. Awanturników. Niedopasowanych. Za tych, co patrzą na świat inaczej. Oni nie lubią zasad. Nie szanują status quo. Można ich cytować, można się z nimi nie zgadzać, można ich wysławiać, można ich zniesławiać. Ale jednego nie można zrobić – nie można ich ignorować. Bo to oni zmieniają świat. Popychają ludzkość do przodu. I choć niektórzy mogą widzieć w nich szaleńców, my dostrzegamy w nich geniusz. Ponieważ to ludzie wystarczająco szaleni, by sądzić, że mogą zmienić świat, są tymi, którzy go zmieniają”.
Po prostu: wymyśl swoją historię. Gdy ją opowiesz, Twoja prezentacja pozostanie w pamięci słuchaczy.
Dobrze jest, gdy przygotowujemy i wygłaszamy prezentację zgodnie z zasadą tzw. lejka. Czyli: od ogółu – do szczegółu, od abstraktu – do konkretu. Przy czym ja uważam, że rzeczy i sprawy najistotniejsze, fundamentalne należy zapisać, pokazać na slajdach. Może to być forma numerowanej listy lub jakakolwiek inna (numerowanie zawsze ma aspekt porządkujący, warto o tym pamiętać). Na przykład można przyjąć, że najpierw pokazujemy spis wszystkich ważnych tematów, a potem wyświetlamy tylko jeden na każdym kolejnym slajdzie. To forma idealna do wykorzystania w pracy z Power Pointem. Jeśli z niego nie korzystamy, możemy wydrukować spis tych abstraktów, założeń ogólnych i rozdać je uczestnikom. Lub po prostu wymienić je na głos, a potem wracać do tej listy. Natomiast szczegóły, konkrety – moim zdaniem – powinniśmy rozwijać werbalnie. Dobre rozwinięcie zawsze wymaga dobrego przygotowania, ale to już wiemy…
Zasada „lejka” jest ogólna i sprawdza się w praktyce. Nie jest obowiązkowa, wiele zależy od tematu prezentacji, jednak jeśli chcesz przyjąć inną logikę – zrób to świadomie. I najpierw przeanalizuj, czy na pewno Twoje wystąpienie będzie najlepsze właśnie w takiej, wybranej przez Ciebie formie.
Skoro został tu wspomniany, po raz kolejny zresztą, Power Point – póki co najpopularniejsze chyba narzędzie prezentacyjne, przynajmniej w korporacyjnym świecie – to warto nadmienić, że nie jest to narzędzie jedyne. Jakiś czas temu pojawiło się, i zdobywa coraz więcej zwolenników, Prezi – oprogramowanie, które jest już z następnej epoki. Power Point jest dosyć statyczny, zaś Prezi – bardzo dynamiczne. Opiera się ono nie na kolejnych slajdach, a na rodzaju mapy graficznej. Technologicznie rzecz ujmując, wykorzystujemy w tym narzędziu także przeglądarkę internetową, nie tylko dysk własnego komputera. Znacznie łatwiej uzyskać tu ciekawe efekty graficzne. Nie miejsce tu jednak na zachwalanie konkretnych aplikacji do robienia prezentacji – chcę tylko zaznaczyć, że warto szukać nowości. Coś innego, coś dotychczas niespotykanego przykuje uwagę słuchaczy, da Ci o razu dodatkowe „punkty”. Uwaga słuchaczy jest przecież bezcenna.
W trakcie wygłaszania prezentacji nie możemy zapomnieć także o zgodności tego, co mówimy, z tym, co robimy z naszym ciałem. W książce „Cześć, Starenia!”, w której Mariola Pryzwan zebrała wspomnienia o Zbyszku Cybulskim, pojawia się wątek podróży Cybulskiego i Bogumiła Kobieli do Paryża. Zatrudnili się tam jako roznosiciele sztucznych kwiatów, przy czym dostarczali je pogrążonym w smutku rodzinom zmarłych tuż przed odprowadzeniem umarłych na cmentarz. Cybulski dostarczał kwiaty zawsze ze swoim nienagannym, śnieżnym uśmiechem, aktorsko przyklejonym do ust – w końcu jeśli dostarczamy usługę, to z klasą. Pracę jednak szybko stracili, i Cybulski, i Kobiela. Przykład może wydawać się zabawny, ale zastanówmy się – czy na pewno? Powiedziałabym, że można wyciągnąć z niego daleko idące w nioski. Chociażby takie, że nie zawsze uśmiech jest odpowiedni do sytuacji. Że nie ma jednego właściwego gestu, mimiki, postawy – do różnych sytuacji pasują bowiem różne zachowania. Musimy o tym pamiętać, wygłaszając prezentację – niewłaściwa mowa ciała, będąca w sprzeczności z wygłaszanymi tezami zdezorientuje słuchacza. Stracimy wiarygodność i jego uwagę… Ale przecież ćwiczyliśmy już przed lustrem, nagrywaliśmy się, więc na pewno udało się, albo uda – wyłapać tego rodzaju „usterki” prezentacji. Oby tylko o tym nie zapomnieć.
Mowa ciała to odrębne, szerokie zagadnienie. Nie da się go omówić jako podpunktu czy dodatku do artykułu na inny temat. Intuicyjnie „wyłapiemy” naszą niewiarygodną gestykulację, uważnie obserwując nagrania z naszym udziałem (była o tym mowa w poprzedniej części artykułu). Natomiast wiedza na ten temat jest dość szeroko dostępna i koniecznie należy z niej korzystać – jest mnóstwo książek, poradników, szkoleń, kursów.
To jest też dobry moment, żeby powiedzieć, że i polszczyzna jest ważna. Możesz stosować różne środki stylistyczne, paralele i porównania: sportowe, wojskowe, myśliwskie, jakie chcesz – ale zawsze dbaj o staranną, poprawną mowę. Możesz używać mowy stylizowanej, dopasowanej do okoliczności, używać cytatów, możesz prawie wszystko… byle mówić poprawną polszczyzną. Drobny błąd nie dyskwalifikuje, stałe ich popełnianie – już tak.
Zakończenie
Najlepiej zostanie zapamiętany początek i zakończenie przemówienia. Dlatego też stosuj się do reguły, zgodnie z którą musisz przygotować bardzo dobry początek, dobry środek i bardzo dobre zakończenie prezentacji. Zasady już znasz. Jeszcze tylko jedno – dobrze jest powtarzać najważniejsze treści. Akcentuj je w różny sposób, nawet kilkakrotnie. Najważniejsze rzeczy powiedz na początku, w środku i na zakończenie, zgodnie ze wzorem: najważniejsze 3 rzeczy muszą być powtórzone 3 razy.
Na zakończenie nie bój się jasno powiedzieć, jaki był cel Twojego przemówienia. Jeśli chcesz coś sprzedać – poproś o wypełnienie formularzy zamówień. Jeśli zbierałeś fundusze na charytatywny cel – poproś uczestników o złożenie pisemnych deklaracji wsparcia przy wyjściu z sali. Jeśli efektem Twojego wystąpienia ma być konkretny wynik głosowania – jasno to określ. Poproś o przyjęcie sprawozdania za rok… Jeśli chcesz wywołać dyskusję – przypomnij kilka najbardziej kontrowersyjnych tez, wsadź przysłowiowy kij w mrowisko. Zrób to teraz. Kiedy słuchacze wyjdą z sali – nie będziesz miał już na nich wpływu.
Oczywiście, ostatnimi Twoimi słowami powinno być podziękowanie słuchaczom za uwagę i za ich czas poświęcony na wysłuchanie Cię – tego wymaga kultura. Jednak nie zaszkodzi, gdy na samym końcu dasz się zapamiętać jakimś oryginalnym zwrotem.
Pytania
Boją się ich wszyscy mówcy. Doświadczeni i żółtodzioby. Nigdy nie wiadomo, co się może wydarzyć. Ale przecież Ty jesteś przygotowany. Znasz temat, na który się wypowiadasz. Jeśli nie – lepiej się nie wypowiadaj. Niech ktoś inny wygłosi prezentację. Albo zgłęb temat. Bo jeśli chcesz odgrywać autorytet, to lepiej nim bądź. Publika w mig wyczuje Twój niepokój, nieznajomość faktów, ewentualnie niespójne wypowiedzi. Nie ryzykuj, nie próbuj być Nikosiem Dyzmą.
Z drugiej strony – nie obawiaj się powiedzieć „nie wiem”, jeśli czegoś faktycznie nie wiesz. Lepsze to niż opowiadanie jakichś niestworzonych historii… Po wypowiedzeniu prostego „nie wiem” zawsze możesz dodać, że dane zagadnienie sprawdzisz i udzielisz odpowiedzi w innym terminie. W takim przypadku weź od pytającego kontakt do niego. I koniecznie odpowiedz mu na to pytanie. Bez wątpienia Twój autorytet się wtedy wzmocni. Ważne jednak jest, abyś nie musiał mówić „nie wiem” zbyt często. Naprawdę lepiej być ekspertem w dziedzinie, w której się wypowiadasz.
Pomoce techniczne
Korzystaj z nich tak często, jak tylko potrzebujesz. Przy czym pułapka jest w zwrocie „jak potrzebujesz”. To Ty mówisz. Ty, Ty i jeszcze raz Ty. Power Point, nagłośnienie, bezprzewodowy mikrofon, oświetlenie, wskaźnik, myszka i wszelkie inne gadżety – tak, ale pod warunkiem, że nie przyćmią Ciebie. Nie możesz się za nie chować!
Osobiście jestem zwolenniczką wykorzystywania technologii, a w szczególności Power Pointa w prezentacjach biznesowych, ale z umiarem. Wiele korporacyjnych prezentacji jest tak naszpikowana obrazkami, tekstem, grafikami, znaczkami, kolorami, że wyglądają jak tęcza. Miło, ale wrażenia zostają estetyczne, nie merytoryczne. Pamiętaj – lepsze jest wrogiem dobrego. I więcej nie zawsze znaczy lepiej.
W praktyce lepsza jest grafika niż tekst. Ale uporządkowana. Jeśli tekst – to tylko kilka linijek, najważniejsze zagadnienia. To, co umieścisz w prezentacji, przyciągnie uwagę słuchaczy. Czyli… skupią się na ekranie, nie na Tobie! Nie dopuść do tego. Nie pozwól, by slajdy przysłoniły Twoją osobę. Umieść na nich tylko myśl przewodnią, niech sobie ona świeci w tle, a Ty mów. Opowiedz, co miałeś na myśli, jaki jest przekaz tego, co mówisz. Nie czytaj tego, co jest na slajdzie. Publika sama sobie przeczyta. Ty opowiadaj, komentuj.
Jeśli możesz – upraszczaj prezentację. A przede wszystkim unikaj wklejania tabelek z drobnym drukiem, nieczytelnych komentarzy czy grafik w różnych formatach. To sprawia niechlujne wrażenie. Tak naprawdę jedyną rzeczą, której potrzebujesz w czasie prezentacji, jest Twoja GŁOWA.
A poza tym, jak wynika z moich doświadczeń, na biznesowych prezentacjach przydają się: rzutnik i ekran, laptop z dobrze przygotowaną prezentacją w Power Poincie (może być multimedialna), mikrofon bezprzewodowy, wskaźnik – najlepiej laserowy, myszka bezprzewodowa, która może pracować w trybie zdalnego „przerzucania” slajdów, ewentualnie głośniki.
Spotkałam kiedyś sprzedawcę AGD. Właściwie szeroko rozumianego handlowca, który dla jednego z koncernów prowadził szkolenia z nowości w ofercie, zajmował się również podstawowymi kwestiami serwisowymi. Ten chłopak w ogóle nie korzystał z prezentacji w Power Poincie. Coś tam w komputerze miał, przygotował mu to dział marketingu, czasami wyświetlił kawałek… ale liczyło się wyłącznie to, że wychodził przed ludzi ON. Był wręcz legendarny w środowisku. Mówił o wszystkim, a zawsze przekazał to, co chciał, meandrując na wszelkie aktualne i nieaktualne tematy. To człowiek z charyzmą mówcy. Zapytany o to, skąd to umie, zasępił się i odpowiedział: „A wiesz, z praktyki chyba…”.
Pamiętaj, że najsłynniejsze przemówienia zostały wygłoszone bez żadnych pomocy technicznych.
Kilka słów na zakończenie
To, co mówisz – jest oczywiście bardzo ważne. Jednak jeszcze ważniejsze jest to, JAK mówisz. Przedszkolanka przekonała wszystkie dzieci, by grzecznie poszły za nią. Nie doszło do żadnego wypadku, wszystko przebiegło zgodnie z planem. Bo mówiła w sposób, który dzieci akceptowały. Bardziej rozumiały jej postawę niż słowa. Ona całą sobą przemawiała do nich: „chodźcie za mną”, gestem i mową ciała zachęcała do tego; nie krzyczała – przekonała dzieci. Nasi słuchacze też są jak dzieci. Równie wymagający i również wymagają tego, by ich przekonać.
Najważniejsze w Twojej prezentacji są dwie rzeczy:
- byś osiągnął swój cel (właściwy dla tej jednej, konkretnej prezentacji lub dla ich cyklu);
- abyś pozostał w pamięci słuchaczy.
Wszystkie powyższe rozważania temu miały służyć. Teraz wszystko już wiesz. Pozostaje tylko zakrzyknąć: „ODWAGI!” i życzyć powodzenia. Czego gorąco życzę wszystkim Czytelnikom.
Artykuł powstał we współpracy ze Sławomirem Dąbrowskim, menedżerem marketingu i sprzedaży w Funai, Sony (obecnie coach i trener), oraz R. Pawłem Stefaniakiem (ekspertem CRM, zarządzania projektami, e-biznesu, operacji i obsługi klienta).
[kreska]Najsłynniejsze przemówienia:
Abraham Lincoln – 1863 rok, Gettysburg w stanie Pensylwania. Podczas uroczystości na cmentarzu poległych żołnierzy Unii powiedział: „Rządy narodu, przez naród i dla narodu nie znikną wraz z nami z powierzchni ziemi.”
Winston Churchill – 1940 rok, przemówienie, w którym dziękował lotnikom po Bitwie o Anglię: „Nigdy w historii ludzkich konfliktów tak wielu nie zawdzięczało tak dużo tak nielicznym…”.
John F. Kennedy – 1961 rok, podczas zaprzysiężenia na prezydenta: „Nie pytaj, co twój kraj może zrobić dla ciebie, zapytaj, co ty możesz zrobić dla twojego kraju”.
Martin Luther King – 1963 rok, w Waszyngtonie na wiecu przeciw segregacji rasowej: „Miałem sen…”.
John F. Kennedy – 1963 rok, w Berlinie przed ratuszem Schönenberg, na znak solidarności z mieszkańcami miasta podzielonego murem: „Ich bin ein Berliner”.
Ronald Reagan – 1987 rok, Berlin, przed Bramą Brandenburską: „Panie Gorbaczow, niech pan otworzy tę bramę. Panie Gorbaczow, niech pan zburzy ten mur”.
Barack Obama – 2008, Chicago, po wyborze na prezydenta USA: „Yes, we can”.
[kreska]Polskie słynne przemówienia:
Józef Beck – 1939 rok, przemówienie sejmowe: „Jest tylko jedna rzecz w życiu ludzi, narodów i państw, która jest bezcenną. Tą rzeczą jest honor”.
Władysław Gomułka – 1956 rok: „Staliśmy nad przepaścią, ale zrobiliśmy krok do przodu!”.
Edward Gierek – 1971 rok, wiec w Gdańsku: „Pomożecie?”, „Pomożemy!”.
Jan Paweł II – 1979 rok, Warszawa: „I niech zstąpi duch Twój. I odnowi oblicze ziemi. Tej ziemi”.
Lech Wałęsa – 1989 rok, Kongres USA, przemówienie zaczynało się od słów: „My, naród!” które to słowa są jednocześnie pierwszymi słowami konstytucji USA.
Jerzy Owsiak – 1993 rok, finał Orkiestry Świątecznej Pomocy: „Sie ma!”.
[kreska]Warto doczytać:
1. A. Schopenhauer, „Erystyka, czyli sztuka prowadzenia sporów”, Warszawa 1983.
2. N. Machiavelli, „Książę”, Warszawa 2012.
3. A. i J. Rzędowscy, „Mówca doskonały. Wystąpienia publiczne w praktyce”, Gliwice 2009.
4. B. Gibbons , „Przemawianie. Jak zostać mówcą doskonałym”, Poznań 2007.
5. N. Duarte, „Slajd:ologia. Nauka i sztuka tworzenia genialnych prezentacji”, Gliwice 2011.
6. B. Blein, „Sztuka prezentacji wystąpień publicznych” Warszawa 2009.
7. B. Lunden, L. Rossel, „Techniki prezentacji”, Gdańsk 2006.
8. B. Decker, „Wystąpienia publiczne”, Warszawa 2009.
9. Praca zbiorowa, „Wystąpienia publiczne. Zostań mistrzem retoryki”, Warszawa 2006.
