Świat danych i master data Część 2.

Współpracy z odbiorcami i dostawcami, pośrednikami i podwykonawcami towarzyszy wiele ludzkich interakcji, obfity przepływ informacji oraz liczne transfery danych. Partnerzy i produkty opisywane są wieloma parametrami, a codzienne procesy i operacje biznesowe tworzą ogromną liczbę transakcji. U źródła i u podstaw działania, analiz czy raportów wykorzystuje się dane główne – Master Data – kapitał przedsiębiorstwa. Od zarządzania danymi i ich jakości w dużej mierze zależy powodzenie oraz sukces wielu kampanii, przedsięwzięć lub inicjatyw.

Dostawcy

Dobra kooperacja z dostawcami umożliwia wywiązanie się z zawartych kontraktów czy innych zobowiązań i deklaracji względem klientów. Jeśli danego produktu lub usługi „C” nie będziemy w stanie pozyskać w odpowiednim czasie i w oczekiwanej jakości, wówczas uruchomienie i realizacja promocji oraz dostarczenie całego pakietu „ABC” może stanąć pod znakiem zapytania.

Struktura podstawowych danych dostawców jest podobna do tych dotyczących klientów. Tutaj też nie bez znaczenia jest poprawność zapisania nazwy i informacji adresowo-kontaktowych partnera biznesowego. Poprawność i aktualność danych dostawców ma duże znaczenie w procesach zakupu.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Wyobraźmy sobie choćby taką sytuację, że jeden z komponentów został dostarczony niezgodnie ze specyfikacją lub w zbyt małej albo większej ilości. Brak informacji na temat tego, z kim możemy wyjaśnić i załatwić taką sprawę, naraża nas na niepotrzebną stratę czasu.

Poniżej poglądowo kilka ważnych elementów w ewidencji dostawców:

• numer konta bankowego – nieprawidłowy grozi opóźnieniami i komplikacjami w rozliczeniach, czyniąc współpracę daleką od partnerskiej;
• konto księgowe – błędnie wskazane z pewnością dostarcza zbędnej pracy związanej z wszelkiego rodzaju wyjaśnieniami i korektami wewnątrz organizacji (np. w dziale finansowym);
• klasyfikacja dostawcy – w firmach stosujących podział dostawców pod kątem ich preferowanego wyboru czy też ze względu na ich grupowanie (np. usługi transportowe i dostawcy materiałów) prawidłowe przyporządkowanie kontrahenta ma duże znaczenie np.
• w analizie wydatków. Niepoprawna klasyfikacja zaburza prawdziwy obraz i przekłamuje wyniki;
• Incoterms – ceny towarów w handlu międzynarodowym określane są zasadami Incoterms 2010 i uwzględniają takie składniki kosztowe jak fracht, ubezpieczenie, cło oraz miejsce dostawy lub odbioru. Kalkulacje opłacalności otrzymanej oferty i ocena atrakcyjności ceny są w świetle różnych możliwych kombinacji nie bez znaczenia. Brak dokładności w tym względzie naraża na straty lub nietrafione decyzje;
• funkcje/role – dostawcy mogą mieć różną strukturę organizacyjną. Bywa, że firma ma siedzibę w miejscu „X”, zamówienia zakupu należy jej przesyłać do miejsca „Y”, a wysyłka towarów następuje z miejsca „Z”. Orientacja i załatwianie spraw we właściwym miejscu są więc istotne dla zapewnienia należytej, terminowej i efektywnej współpracy.

Wyżej wymienione elementy to tylko kilka przykładowych składowych opisu dostawców, których może być dużo więcej.
Przy okazji pragnę w tym miejscu wspomnieć o zyskującej coraz większą popularność dziedzinie, jaką jest VRM (ang. vendor relationship management), czyli dziedzina podobna do CRM (ang. customer relationship management, zarządzanie relacjami z klientem), a tu odnosząca się właśnie do spraw związanych z dostawcami.

Finanse i pochodne

Oprócz produktów lub usług klientów i dostawców nie można zapomnieć o danych finansowych, o których wspominałem. Wymienię tu poglądowo tylko trzy, aby dać kolejne wyobrażenie tego, czym może zajmować się Master Data, i że prawidłowa obsługa promocji „ABC” musi brać pod uwagę wiele czynników.

• Stawka VAT – (np. dla produktu „A”, „B” lub „C”) inna niż prawnie określona przepisami rodzi poważne konsekwencje podatkowo-księgowe, a wraz z tym konieczność wykonania korekty i ryzyko narażenia się na kary.
• Rabaty i ceny sprzedaży – brak aktualnego upustu czy ceny promocyjnej lub przedwczesne wygaśnięcie daty ich obowiązywania może spowodować serię faktur korygujących, a więc dostarczyć niepotrzebnej pracy wielu osobom, zarówno po stronie naszej firmy, jak i odbiorcy, oraz narazić nas na dodatkowe koszty.
• Limity kredytowe – klienci i ich wiarygodność płatnicza jest powszechnie badana przez przedsiębiorstwa i warunkuje czy zamówienie sprzedaży może być przyjęte i zrealizowane. Zbyt mały limit kredytowy klienta lub jego większościowe wykorzystanie wpływa na możliwość zablokowania dostawy, a jego nieterminowa zmiana i aktualizacja niesie ze sobą inne ryzyka finansowe (np. niewypłacalność).

W sumie wymienionych zostało kilkanaście przykładów danych i ryzyk, z jakimi mamy do czynienia oraz z którymi możemy spotkać się w codziennej pracy. Konsekwencje nierzetelnych, rozproszonych – przechowywanych w różnych systemach – niezgodnych, niekompletnych czy nieustandaryzowanych danych mogą być daleko idące i poważnie skomplikować przebieg promocji „ABC” oraz wpłynąć na jej finalny rezultat.

Wyobraźmy też sobie, jak koledzy z marketingu czy z innych działów mogą nerwowo reagować, gdy zamiast skupiać się na właściwej dla siebie pracy, muszą doglądać oraz angażować się w rozwiązywanie mniejszych czy większych problemów, i to na różnych odcinkach pracy.

Zarządzanie danymi – Data Governance

W pozyskiwaniu i utrzymaniu prawidłowych danych, a więc w celu zapewnienia ich wysokiej jakości, mamy do czynienia z kolejnym pojęciem i koncepcją – Data Governance.

Data Governance to działania dotyczące zgodności, standaryzacji, weryfikacji, kontroli, procedur, procesów oraz ryzyk związanych z zarządzaniem danymi, a także w odniesieniu do ich przechowywania, dystrybucji i bezpieczeństwa.

Aby lepiej wychwycić różnicę pomiędzy Master Data a Data Governance, przyjmijmy, że Master Data Management to dziedzina skoncentrowana bardziej na ewidencji danych (dodaj/zmień/usuń), natomiast Data Governance skupia się na zarządzaniu jakościową stroną danych (ludzie, procesy, technologie).

Profesjonalne zarządzanie danymi, czyli – co by nie mówić – majątkiem przedsiębiorstwa, wiąże się z kilkoma ważnymi zagadnieniami, które zawsze należy brać pod uwagę. Wymieńmy teraz te czynniki, o których należy pamiętać, rozpatrując i kształtując politykę zapewnienia wysokiej jakości danych.

1. odpowiedzialność (właściciel danych, rozwiązania organizacyjne, zastępstwa);
2. precyzja, spójność, zgodność i struktura danych (standaryzacja, definicje, zasady);
3. jedno rzetelne i wiarygodne źródło informacji (integracja, współdzielenie danych, udostępnianie);
4. przeciwdziałanie duplikatom – eliminacja powtórek (wielokrotnego występowania);
5. kompletność i konsolidacja danych (niezbędne, wymagane informacje, reguły i decyzje);
6. aktualność i ważność (wprowadzone i dostępne na czas oraz obowiązujące);
7. autoryzacje i bezpieczeństwo (prawa dostępu, kopie zapasowe i archiwizacja).
8. weryfikacja i monitorowanie (czyszczenie danych, korekty błędów, wielkość zbiorów, mierniki);
9. dokumentacja (procedury i instrukcje).
10. szkolenia i rozwój (wymiana wiedzy i doświadczeń, popularyzacja).

Zastanów się, czy i gdzie w dotychczasowych działaniach zetknąłeś się z utrudnieniami lub usterkami. Postaraj się zidentyfikować i wyeliminować słabe punkty. Przypatrz się, gdzie możesz zaadaptować dobre praktyki, co możesz uszczelnić i jak udoskonalić oraz jakie funkcjonujące schematy poprawić.

Zwróć uwagę, że w promocji „ABC” dane i wymienione zagadnienia przeplatają i przenikają się w całym spektrum prowadzonych działań. Bez należytego uporządkowania i przejrzystości wszystkich czynników możemy mieć sporo kłopotów – narazić kampanię na niepowodzenie, nieuzasadnione koszty i straty.

Czas na porządki

Mamy już świadomość, że z danych partnerów biznesowych – klientów i dostawców – oraz produktów korzystają różne działy i osoby, a troska o jakość wiąże się z takimi słowami jak standaryzacja, duplikaty, kompletność, aktualność i pozostałe wyżej już wymienione czynniki.

Zobacz, jak można przyczynić się do poprawy posiadanych informacji – naszego kapitału – dla kilku wybranych atrybutów klienta i konsumenta.

• Nazwa firmy – w pierwszym kroku proponuję zastanowić się nad ujednoliceniem zapisu i stosować tylko duże litery lub duże i małe. Poprawną nazwę firmy możemy uzyskać z dokumentów rejestrowych kontrahenta i w ten sposób zapewnić także poprawność naszych zasobów. Przydatne mogą być również informacje z KRS-u lub wywiadowni gospodarczych.
• Imię i nazwisko – czy wiecie, że niektóre imiona użytkownicy potrafią wpisywać na kilka różnych sposobów? Dla przykładu: baza imion i nazwisk HOGA oferowana przez firmę Wasko zawiera listę imion, która pomoże w identyfikacji błędów i eliminacji literówek. Można w ten sposób zagwarantować należyte adresowanie, bo przecież nikt nie chce otrzymać spersonalizowanej wiadomości o kampanii „ABC” z wpisanym w nią swoim błędnym imieniem.
• Adres – aby upewnić się, że ulica w danym mieście istnieje i dobrze ją zapiszemy, możemy zweryfikować te dane, posiłkując się np. bazą TERYT prowadzoną przez GUS. Warto przy tym zwrócić uwagę na ujednolicenie nazw i skrótów, np. ulicę generała Józefa Zajączka zapisuj konsekwentnie, stosując pełną wersję słowa „generał” albo opcjonalnie skrót „gen.”. Podobnie z imionami oraz dla słów i przedrostków „plac”, „osiedle” itd. Prawidłowy adres to pewność dotarcia do miejsca przeznaczenia i uniknięcia zwrotu przesyłki.
• Kod pocztowy – Poczta Polska udostępnia kompletną bazę Pocztowych Numerów Adresowych (PNA). Niby drobiazg, ale dokładne zapisanie tej informacji przyspiesza obieg korespondencji i świadczy o naszym starannym podejściu w realizacji naszych działań.
• Rejonizacja/regionalizacja – wszędzie tam, gdzie w związku z prowadzoną działalnością podział terytorialny kraju jest ważny, sprawdzenie poprawności przyporządkowania miasta do województwa, powiatu lub gminy nabiera dużego znaczenia. W tym zakresie z pomocą również przychodzi wzorcowa bezpłatna baza TERYT, która jest systematycznie aktualizowana.
• Numer telefonu – warto podzielić i wyodrębnić rodzaje numerów telefonicznych (stacjonarne i komórkowe lub też służbowy i domowy) oraz przyjąć jednolitą zasadę zapisu numerów telefonu, np. ze spacjami, bez spacji, bez znaków typu myślnik czy kropka. Ważną kwestią jest również sposób ewidencji numeru kierunkowego kraju i miasta.
• Adres e-mail – zbadaj poprawność logiczną adresów poczty elektronicznej, choćby sprawdzając, czy w treści i strukturze zawarty jest znak „@”, a także właściwe rodzaje/typy domen: .com, .pl, .com.pl, .eu itd. Z pewnością zapis jankowalski@gmail – czyli bez końcówki .com – jest niewłaściwy. Dodatkowo można sprawdzić, czy format adresu e-mail nie zawiera znaków specjalnych w rodzaju ukośników, nawiasów lub spacji.
• Strona www – zbierając dane i tworząc portret klienta, warto znaleźć miejsce do wpisania strony internetowej kontrahenta. Ten element bywa pomijany, a może stanowić ciekawe źródło dodatkowych informacji. Rozważmy przy tym uzupełnienie danych o odnośniki do profilów kontrahenta obecnych w mediach społecznościowych, np. na Facebooku czy LinkedIn, a także o komunikatory internetowe, takie jak Skype czy Gadu-Gadu.
• NIP i PESEL – każdy z tych elementów ma określoną strukturę i logikę. Już choćby samo zbadanie długości znaków każdego z nich może pomóc w identyfikacji i przyczynić się do wyeliminowania błędu. Niezależnie można sprawdzać ich poprawność, obliczając i weryfikując tzw. cyfrę kontrolną.
• Dział i stanowisko (osoby kontaktowe) – komunikując się z klientem lub dostawcą dobrze wiedzieć, kto w firmie kontrahenta pracuje w jakim dziale i na jakim stanowisku. Stworzenie ujednoliconej listy referencyjnej w oparciu o istniejące wpisy nie powinno nastręczać problemów czy być trudne do wykonania. Zapewnijmy cykliczną weryfikację, co ułatwi kontakty i załatwianie spraw z właściwymi osobami we właściwym miejscu.

Warto wiedzieć, że na rynku oferowane i dostępne są narzędzia do nadzorowania oraz kontroli jakości danych (Data Quality).

Rozważmy też, czy warto zmienić aktualny sposób pracy, funkcjonujące przyzwyczajenia, zwiększyć wartość posiadanych informacji i wdrożyć rozwiązanie ułatwiające oraz umożliwiające utrzymanie wysokiej jakości danych, do czego zachęcam.

Zakończenie

W zakresie Master Data możemy spotkać się z jeszcze innymi elementami. Niektórzy mówią o zarządzaniu dokumentami, zdjęciami czy plikami audio oraz wideo. Kto wie, czy wkrótce nie nastąpią kolejne zmiany oraz rozszerzenie pojęć i dołączą do świata danych nowe elementy, pliki i formaty, których dziś jeszcze nie jesteśmy w stanie sobie wyobrazić.

Opisałem doświadczenia i przykłady dotyczące głównie naszych polskich – lokalnych realiów. Zastanówmy się teraz, jak wymiar międzynarodowy – specyfika, uwarunkowania oraz regulacje w innych krajach – może wpłynąć na politykę zarządzania danymi. To na pewno większy kaliber i z pewnością bardziej wymagające wyzwanie.

Świat danych i Master Data nie zna granic.

I love Majster Data!
A Ty?

[kreska] PS Dziękuję śp. Jerzemu Maciejowi Żbikowskiemu (Polymark) i Zbigniewowi Zdulecznemu (Philips, dziś LG) za możliwość rozpoczęcia przygody z Master Data oraz Koosowi Pols’owi (Philips) – mojemu mistrzowi – za cenne nauki w tej dziedzinie.