Wybór miejsca do organizacji eventu ma bardzo duże znaczenie. Nie jest to oczywiście jedyny czynnik, który przekłada się na sukces potencjalnego wydarzenia, choć z pewnością jeden z ważniejszych. Zastanów się zatem, czy wiesz, na co zwrócić uwagę podczas szukania odpowiedniego obiektu na konferencję, szkolenie, bankiet czy inne przedsięwzięcie.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie są główne czynniki, które warto uwzględnić przy wyborze miejsca na event biznesowy,
- co wpływa na ergonomię przestrzeni,
- co – poza wynajmem sali – wpływa na koszty organizacji wydarzenia.
Wybór miejsca na event firmowy to proces, do którego zawsze należy podchodzić inaczej, bo każde wydarzenie stawia odmienne wyzwania. Inne są wymagania techniczne, eventy różnią się pod względem liczby gości i charakteru spotkania, a budżet przeznaczony na organizację zależy od różnych czynników. W dodatku jest to dopiero namiastka wytycznych, które warunkują ostateczną decyzję o wyborze konkretnego miejsca.
Zapamiętaj
Poszukiwania miejsca na event zawsze należy dopasować do organizowanego wydarzenia.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Oto główne kryteria, na które warto zwrócić uwagę.
1. Lokalizacja
Zanim zaczniesz szukać odpowiedniego miejsca na event, powinieneś się zastanowić nad kwestią lokalizacji. Jak wybrać odpowiednią?
- Stwórz listę wymagań, które dokładnie określą, czy ma to być obiekt wmieście czy z dala od zgiełku codzienności.
- Jeśli wybierzesz tę pierwszą opcję, sprecyzuj, czy np. interesują Cię miejsca w ścisłym centrum, przy lotnisku, czy na obrzeżach miasta. Są to bardzo ważne informacje, od których będą zależały kolejne kroki.
- Jeśli chcesz zorganizować wydarzenie nieco dalej, w cichej i spokojnej okolicy, koniecznie przemyśl kwestię dojazdu, bo nie każdy z Twoich gości musi być zmotoryzowany.
W praktyce trudno wskazać, które rozwiązanie jest korzystniejsze. Zależy to od wielu czynników – przede wszystkim od rodzaju eventu i możliwości organizatorów.
Przykład
Jeśli zainteresują Cię obiekty w mieście, to zwróć uwagę na miejsca takie jak Concordia Design w Poznaniu czy Arche Hotel Krakowska w Warszawie. Hotele zlokalizowane wśród malowniczej przyrody są godnie reprezentowane z kolei przez Crystal Mountain w Wiśle i Uroczysko Siedmiu Stawów na Dolnym Śląsku.
2. Typ obiektu
Jak już zostało wspomniane – miejsce wpływa na prestiż eventu. Trudno jest wyobrazić sobie wystawny bankiet firmowy, który odbywa się w pensjonacie o niskim standardzie czy w zatłoczonej restauracji, gdzie przebywają też inni goście.
Wskazówka
Aby nie popełnić żadnego faux pas, powinieneś określić grupę docelową organizowanego eventu. Przykładowo:
- Jeśli Twoimi gośćmi są specjaliści z branży, menedżerowie czy dyrektorzy, to docelowy obiekt powinien być elegancki i na odpowiednim poziomie. Zdecydowanie warto uwzględnić wówczas pięciogwiazdkowe hotele, które oferują udogodnienia wpływające na komfort uczestników. Doskonały przykład stanowi hotel Belmonte w Krynicy-Zdroju.
- Jeśli z kolei organizujesz np. integrację firmową, to weź pod uwagę obiekty z rozległymi terenami zielonymi czy hotele ze SPA, gdzie po wielogodzinnej zabawie goście będą mogli się zrelaksować.
Dostosuj typ obiektu do grupy docelowej oraz charakteru wydarzenia.
3. Wielkość sal konferencyjnych i ich ergonomia oraz możliwość aranżacji pomieszczeń
Ważne jest to, aby sala konferencyjna była odpowiednio przystosowana do organizowanego wydarzenia. Chodzi zarówno o wielkość pomieszczenia, jak i o wszystko to, co kryje się pod pojęciem ergonomii.
Wskazówka
Zwróć uwagę m.in. na oświetlenie, nagłośnienie, klimatyzację, dostęp do światła dziennego czy jakość mebli znajdujących się w pomieszczeniu. Zastosowanie ergonomicznych rozwiązań minimalizuje ryzyko wystąpienia wszelkich wypadków i nieszczęść podczas wykonywania obowiązków, a tym samym wpływa na samopoczucie, komfort i bezpieczeństwo uczestników wydarzeń.
Jako organizator powinieneś więc zainteresować się ergonomią wybranej sali konferencyjnej lub szkoleniowej, aby zapewnić gościom możliwie najlepsze warunki pracy. Przydatna może być checklista.
Zwróć też uwagę na możliwość dowolnej aranżacji pomieszczeń. Sprawdź, czy w sali można ustawiać stoły i krzesła w różnych konfiguracjach, nie tylko w układzie teatralnym.
Ponadto warto też należycie dostosować salę do atrakcji zaplanowanych na czas spotkania.
Wskazówka
Dobrze przemyśl m.in. rozkład scenografii czy dekoracji, aby zapewnić gościom odpowiednią ilość miejsca do swobodnego poruszania się. W związku z tym dowiedz się, jaki jest dokładny metraż sali, i przelicz, ile metrów kwadratowych przypadnie na jednego uczestnika. W zakresie miar istotna jest także wysokość pomieszczenia. Ta informacja ułatwi Ci m.in. właśnie planowanie scenografii.
Koniecznie też się dowiedz, ile dokładnie sal oferuje dany obiekt. Może się bowiem zdarzyć, że poza główną przestrzenią na event będziesz też potrzebował dodatkowej sali na przerwy kawowe.
Wskazówka
Niektórzy organizatorzy realizują część wykładową spotkania w jednym pomieszczeniu, a warsztatową – w drugim. Warto więc sprawdzić, jakie możliwości daje całe zaplecze eventowe w poszczególnych obiektach.
4. Wyposażenie sal konferencyjnych
Bardzo ważną rolę – szczególnie podczas konferencji i szkoleń – odgrywa sprzęt multimedialny. Właśnie dzięki niemu można zobrazować to, o czym się opowiada – za pomocą prezentacji, wideo czy obrazów.
Wskazówki
- Sale konferencyjne zazwyczaj wyposażone są w projektory, ekrany, flipcharty czy sprzęty nagłośnieniowe z mikrofonami
- W przypadku bardziej zaawansowanych przedsięwzięć, np. kongresów międzynarodowych, warto szukać sal wyposażonych w kabiny do tłumaczeń symultanicznych.
- Należy także zwrócić uwagę na liczbę gniazdek, możliwość zaciemnienia sali czy prędkość internetu oferowanego przez obiekt.
Liczy się oczywiście nie tylko dostępność sprzętów, lecz także ich jakość.
Warto się dowiedzieć, czy obiekt zapewnia wsparcie techniczne podczas całego przedsięwzięcia. Dzięki temu nie będzie trzeba się martwić o obsługę multimediów, którą zajmą się doświadczeni specjaliści.
5. Udogodnienia dla gości
Organizatorzy wydarzeń podczas poszukiwań najlepszego miejsca na event zwykle skupiają się na tym, co najbardziej potrzebne, a więc na sali i multimediach. Łatwo wówczas o pominięcie innych – równie istotnych – kwestii. Chodzi o udogodnienia takie jak dostępność miejsc parkingowych.
Może nie jest to pierwsza potrzeba każdego gościa, jednak… Wyobraź sobie sytuację, w której jedziesz na konferencję kilka godzin i kiedy jesteś już prawie u celu, okazuje się, że najbliższy parking znajduje się kilometr (lub dwa) za obiektem, a w dodatku nie masz gwarancji wolnego miejsca. W związku z tym krążysz po miejscowości z nadzieją na to, że ktoś za chwilę zwolni jakiekolwiek miejsce parkingowe… Pierwsze wrażenia po przyjeździe raczej nie będą wtedy pozytywne.
Wskazówki
- Poza miejscami parkingowymi udogodnienia, które współcześnie są ważne dla gości, to również całodobowa recepcja, szybki internet czy nieograniczony dostęp do zimnych i gorących napojów.
- Koniecznie zwróć też uwagę na dostępność udogodnień dla osób z niepełnosprawnościami.
- W ofercie obiektów często znajduje się też zaplecze SPA, stwarzające doskonałe warunki do relaksu po pracy. Niemal zawsze trafi się gość, który zechce skorzystać z takiej usługi, dlatego… możesz tylko zyskać, jeśli wybierzesz obiekt z zapleczem SPA.
6. Miejsca noclegowe
Gdy organizujesz kilkudniowe wydarzenie, z pewnością będziesz potrzebować miejsc noclegowych dla uczestników. W związku z tym sugeruję, abyś znalazł taki obiekt, który wyróżnia się kompleksową ofertą usług. Na rynku dostępnych jest wiele miejsc dysponujących zapleczem zarówno biznesowym, jak i noclegowym. A wszystko to w jednym budynku, bez konieczności przenoszenia się z miejsca na miejsce.
Wskazówki
- Sprawdź, jaki jest standard pokojów, ile jest dostępnych miejsc noclegowych oraz co obejmuje cena wynajmu, bo często w jej skład wchodzą np. śniadania.
- Kolejną ważną kwestią jest dostępność pokojów jednoosobowych. To dzięki nim goście będą mogli czuć się komfortowo i bezpiecznie, chroniąc przy tym swoją prywatność. Korzystanie z pokojów wieloosobowych nie jest oczywiście żadnym nadużyciem, jednak to „jedynki” stanowią zdecydowanie lepsze rozwiązanie.
7. Zaplecze gastronomiczne
Na sukces organizowanego wydarzenia przekładają się nie tylko czas spędzony w sali konferencyjnej i wymiana myśli podczas dyskusji. Duże znaczenie ma wszystko to, czego uczestnicy doświadczają od momentu otrzymania zaproszenia na event aż do chwili opuszczenia sali biznesowej. Musisz więc zadbać o swoich gości kompleksowo. Pamiętaj zatem również o przerwach kawowych i cateringu, czyli – ogólnie mówiąc – gastronomii.
Wskazówki
- W ofertach poszczególnych obiektów warto zwrócić uwagę na menu restauracyjne albo możliwość zamówienia cateringu na przerwy podczas wydarzeń. Takie rozwiązanie nie jest dostępne wszędzie, a więc niekiedy trzeba szukać zewnętrznej firmy, która przygotuje poczęstunek dla gości.
- Gdy znajdziesz obiekt dysponujący zapleczem gastronomicznym, dowiedz się, czy posiłki w jego menu są na tyle różnorodne, że np. osoby z nietolerancjami pokarmowymi znajdą coś dla siebie.
8. Termin
Być może zastanawiasz się teraz, co ma termin do mądrego wybierania miejsca na event firmowy. No cóż – okazuje się, że całkiem sporo. Jeśli wytypowałeś już obiekt, w którym chcesz zorganizować wydarzenie, to warto się dowiedzieć, czy w danym terminie nie odbywa się w nim inne przedsięwzięcie.
Co prawda zwykle obiekty mają w swojej ofercie kilka sal, jednak gdy w pomieszczeniu obok toczy się huczny bankiet lub trwa gala, z pewnością odczujesz tego skutki. Niektórzy goście lub prelegenci mogą mieć duży problem ze skupieniem uwagi na przekazywanych treściach, kiedy np. parę metrów dalej głośno gra muzyka.
Wskazówka
Z rezerwacją miejsca zdecydowanie nie warto zwlekać. Odpowiednie wyprzedzenie to klucz do sukcesu. Dzięki temu zyskujesz swobodę wyboru, a przy tym minimalizujesz ryzyko, że miejsce nie będzie wolne.
9. Cena
Nie da się ukryć, że cena to kolejny ważny czynnik, który bezpośrednio wpływa na wybór miejsca. Każdy organizator chce zrealizować
przedsięwzięcie najlepiej, jak się da, ale budżet niestety nie jest czymś elastycznym. W związku z tym należy odpowiednio planować wydatki i – co ważne – mieć świadomość, że koszt wynajmu sali konferencyjnej to nie wszystko.
Wskazówki
Poza ceną wynajmu sali na koszty organizacji eventu mają również wpływ takie kwestie jak:
- Zatrudnienie prelegentów.
- Zapewnienie cateringu.
- Stworzenie materiałów promocyjnych i całej kampanii reklamowej wydarzenia.
- Zatrudnienie techników scenicznych i realizatorów dźwięku.
Ponadto – w zależności od charakteru spotkania – trzeba też pamiętać o zapewnieniu atrakcji dla gości, o aranżacji sali czy nawiązaniu współpracy z hostessami, co także nie pozostaje bez znaczenia dla budżetu.
10. Opinie
Konia z rzędem temu, kto ani razu nie sugerował się opiniami innych podczas wyboru wakacyjnego kierunku, sali na wesele czy nawet… lekarza. Dlaczego więc z miejscem na event firmowy miałoby być inaczej?
Wybór sprawdzonego obiektu minimalizuje ryzyko rozczarowania, a opinie zdecydowanie ułatwiają ostateczną decyzję, bo rozwiewają wątpliwości czy wskazują na realne atuty danego miejsca.
Jednocześnie nie oznacza to, że opinie wystawione przez dotychczasowych gości powinny być głównym wyznacznikiem. Warto je traktować bardziej jako wskazówkę i mieć na względzie choćby różnicę potrzeb organizacyjnych czy inne gusta.
Podsumowanie
Musisz liczyć się z tym, że szukanie najlepszego miejsca na event to proces. Aby ułatwić sobie to zadanie i jednocześnie zminimalizować czas przeglądania ofert obiektów, sprecyzuj swoje wymagania. Mądry wybór miejsca wydarzenia musi być poprzedzony mądrym planowaniem, a im więcej konkretów, tym lepiej.
Z organizacją eventu jest dokładnie tak samo, jak z każdą sferą życia – grunt to wiedzieć, czego się chce ?!
